Вопрос о том‚ стоит ли отдавать работодателю трудовую книжку‚ волнует как новых работников‚ так и тех‚ кто уже имеет опыт работы в России․ С одной стороны‚ трудовая книжка – это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж и квалификацию․ С другой – она принадлежит работнику‚ а не работодателю․ В этой статье разберёмся‚ какие правила действуют в 2026 году‚ какие нюансы связаны с бумажной и электронной трудовой книжкой‚ и как правильно оформить выдачу и возврат документа․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ‚ в котором фиксируються сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы‚ должности‚ причины увольнения‚ начисленные отчисления в Фонд социального страхования и т․д․ В 2026 году в России существует два формата:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный формат‚ который работник хранит у себя․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог‚ в котором сведения ведутся в Пенсионном фонде и доступны работодателю и работнику через портал «Электронный персональный кабинет»․
В зависимости от ситуации и выбора работника‚ может применяться один из вариантов или оба одновременно․
Когда работодатель обязан вести трудовую книжку?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ:
- Работодатель (за исключением физических лиц‚ не являющихся ИП) ведёт трудовые книжки для каждого работника‚ который проработал у него свыше пяти дней․
- Если работа у данного работодателя является основной‚ то трудовая книжка обязательно ведётся․
- Исключения предусмотрены‚ если в соответствии с ТК РФ и другими федеральными законами трудовая книжка не ведётся․
Таким образом‚ если вы работаете на предприятии‚ где трудовая книжка ведётся‚ вы обязаны предоставить её работодателю при приёме на работу․
Что происходит при приёме на работу в 2026 году?
При приёме на работу в 2026 году с бумажной трудовой книжкой:
- Документ остаётся у работника․ В него больше не вносятся сведения․
- Работодатель прикрепляет к личному делу сотрудника форму СТД-Р (полученную у прежнего работодателя) или форму СТД-ПФР‚ выданную в Пенсионном фонде․
- Бумажная трудовая книжка используется для проверки наличия закрывающей записи‚ оценки предыдущего опыта работы и расчёта страхового стажа․
Если работник выбрал электронную трудовую книжку‚ то:
- Он должен предоставить работодателю сведения о своей трудовой деятельности‚ но бумажную трудовую книжку не требуется․
- Работодатель получает доступ к ЭТК через портал «Портал государственных услуг» и может проверить все необходимые сведения․
Как правильно выдавать и возвращать трудовую книжку?
Выдача при приёме на работу
Работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника выдать ему трудовую книжку․ Это необходимо для обязательного социального страхования․
Выдача при увольнении
При увольнении работник имеет право на получение оригинала трудовой книжки с записью об увольнении․ Согласно части 6 статьи 84․1 ТК РФ‚ работодатель освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу‚ если:
- В уведомлении о приёме/увольнении указаны два способа получения трудовой книжки: лично и через почту России․
- Работник получил документ в установленный срок․
Если работник не забрал трудовую книжку при увольнении‚ ему следует обратиться в отдел кадров с письменным заявлением․ Работодатель обязан выдать документ в течение 10 дней с момента получения заявления․
Что делать‚ если работник не хочет отдавать трудовую книжку?
Трудовая книжка остаётся собственностью работника․ Однако по закону работодатель имеет право потребовать её выдачу в следующих случаях:
- При приёме на работу для проверки предыдущего стажа․
- При увольнении для внесения записи об увольнении․
- При необходимости проверки данных для расчёта пособий и пенсии․
Если работник отказывается отдать документ‚ он может обратиться в суд с иском о возврате трудовой книжки․ Суд обычно удовлетворяет такой иск‚ если работник не имеет оснований для отказа․
Что делать‚ если у работника есть только электронная трудовая книжка?
Если работник не имеет бумажной трудовой книжки‚ но у него есть ЭТК‚ то:
- Он должен предоставить работодателю электронные данные‚ подтверждающие его трудовую деятельность․
- Работодатель получает доступ к ЭТК через портал «Портал государственных услуг» и может проверить все сведения․
- При необходимости работник может запросить печатную копию ЭТК в Пенсионном фонде․
Практические рекомендации
- Перед приёмом на работу – убедитесь‚ что у вас есть бумажная трудовая книжка‚ если вы не выбрали ЭТК․ Если вы выбрали ЭТК‚ сообщите работодателю об этом․
- При увольнении – не откладывайте возврат трудовой книжки․ Если вы не забрали её‚ обратитесь в отдел кадров как можно скорее․
- При работе в нескольких компаниях – если вы работаете в нескольких местах‚ убедитесь‚ что каждая компания ведёт свою трудовую книжку и получает необходимые записи․
- Хранение документа – храните бумажную трудовую книжку в безопасном месте․ В случае потери вы можете обратиться в Пенсионный фонд за восстановлением․
- Проверка данных – периодически проверяйте свои записи в ЭТК через портал «Портал государственных услуг»․
Трудовая книжка – это ваш официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж и квалификацию․ Работодатель имеет право требовать её выдачу при приёме и увольнении‚ но она остаётся собственностью работника․ В 2026 году вы можете работать как с бумажной‚ так и с электронной трудовой книжкой․ Главное – соблюдать сроки выдачи и возврата‚ а также хранить документ в надёжном месте․ Если возникнут вопросы‚ всегда можно обратиться в отдел кадров или в Пенсионный фонд за разъяснениями․