Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы, квалификацию и права работника. При прекращении трудового договора по собственному желанию необходимо внести в книжку запись, соответствующую требованиям Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Правовая база

• Часть первая статьи 77 ТК РФ, пункт 3 – «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника (по собственному желанию)».
• Статья 80 ТК РФ – уравнивает увольнение по инициативе работника и увольнение по собственному желанию.
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. – Порядок ведения и хранения трудовых книжек;

Эти нормативные акты определяют точную формулировку записи и порядок её внесения.

Общие правила внесения записи

1. Запись вносится рукописным шрифтом черной чернильной ручкой (если книжка ведётся в бумажном виде).
2. Запись делается в отдельной строке (не в колонке «Дата увольнения»).
3. Все данные пишутся без сокращений, разборчиво и без ошибок.
4. Запись подписывается руководителем организации (директор, генеральный директор, уполномоченный представитель) и ставится печать организации.
5. Дата записи – дата фактического увольнения (не дата подачи заявления).

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка заявления работника

Работник подаёт письменное заявление об увольнении по собственному желанию. В заявлении указываются:

• ФИО работника;
• Должность;
• Дата подачи заявления;
• Дата предполагаемого увольнения (не менее двух недель после подачи, если иное не предусмотрено коллективным договором);
• Подпись работника и дата.

Шаг 2. Оформление приказа об увольнении

На основании заявления работодатель издаёт приказ, в котором указывается:

• Номер и дата приказа;
• Основание увольнения – «по собственному желанию»;
• Ссылка на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ;
• Дата увольнения (дата выхода работника из организации);
• Подпись руководителя и печать.

Шаг 3. Запись в трудовую книжку

В трудовую книжку вносятся следующие сведения (пример ниже):

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Дата увольнения: 

Эта запись должна быть сделана в колонке «Дата увольнения» (или в отдельной строке, если в книжке предусмотрена отдельная колонка «Основание увольнения»).

Шаг 4. Выдача документов работнику

После внесения записи работнику выдаются:

• Трудовая книжка с внесённой записью;
• Приказ об увольнении (копия);
• Справка о заработной плате (если требуется);
• Справка о доходах (форма СТД‑Р) – в случае, если трудовая книжка ведётся в электронном виде.

Образец записи в трудовую книжку (2026 год)

Ниже приведён полный образец записи, который можно использовать в любой организации, соблюдая требования к шрифту и подписи.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать сокращения в записи?

Нет. Трудовая книжка – официальный документ, поэтому запись должна быть полной, без сокращений (например, «Труд. дог. расторгнут…» недопустимо).

Что делать, если в книжке уже есть ошибка?

Ошибка исправляется следующим образом:

1. Ставится отметка «Исправлено» (или «Ошибка исправлена») в том же месте, где была ошибка.
2. Подписывается руководителем и ставится печать.
3. Вносятся корректные данные.

Нужно ли вносить запись, если трудовая книжка ведётся в электронном виде?

В электронных системах запись делается в базе данных, а работнику выдается форма СТД‑Р. Однако в случае перехода на бумажный вариант запись в книжку всё равно требуется.

Как оформить запись при увольнении по соглашению сторон?

Для такого случая используется формулировка: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 2 части 1 статьи 78 Трудового кодекса Российской Федерации».

Практический совет от экспертов по кадровому учёту

Важно: всегда проверяйте, что дата увольнения в записи совпадает с датой, указанной в приказе и в справке о доходах. Любое несоответствие может привести к проблемам при оформлении пенсии или при последующем трудоустройстве.

Для упрощения работы кадровой службы рекомендуется подготовить шаблон записи в электронном виде, который будет автоматически заполняться данными из приказа и заявления работника.

Скачать готовый шаблон записи

Ниже размещена ссылка на бесплатный шаблон в формате .docx, который можно открыть в Microsoft Word, LibreOffice и заполнить нужными данными:

• Шаблон записи об увольнении по собственному желанию (2026)

Корректное внесение записи об увольнении по собственному желанию в трудовую книжку – обязательное требование Трудового кодекса РФ. Следуя изложенным правилам, вы избежите ошибок, которые могут негативно отразиться на трудовой истории работника и на работе кадровой службы.

Помните, что правильная запись – это гарантия правовой чистоты как для работодателя, так и для сотрудника.

Дата публикации: