Вопрос о возможности оформления новой трудовой книжки при наличии старой актуален как для работников, так и для работодателей. Ситуация осложняется переходом на электронные трудовые книжки и изменениями в законодательстве. Давайте разберёмся в этом вопросе подробно.

Что говорит законодательство?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Однако с 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая постепенно вытесняет бумажные аналоги.

Когда можно завести новую трудовую книжку?

Ситуации, в которых возможно оформление новой трудовой книжки:

• Утрата старой трудовой книжки — если работник потерял документ и не может его восстановить;
• Отсутствие трудовой книжки у впервые трудоустраивающегося — если у человека никогда не было трудовой книжки;
• Отказ от ведения бумажной трудовой книжки — если работник подал заявление о ведении только электронной трудовой книжки;
• Порча или нечитаемость записей — если документ пришёл в негодность;
• Ошибки в оформлении — если в старой книжке допущены грубые ошибки, которые невозможно исправить.

Когда заводить новую трудовую книжку нельзя?

В следующих случаях оформление новой трудовой книжки не допускается:

1. При наличии действующей трудовой книжки — если у работника уже есть непустая трудовая книжка, заводить новую нельзя, даже если он хочет.
2. При наличии сведений о предыдущем трудоустройстве, если есть записи о работе в старой книжке, нельзя заводить новую.
3. При отсутствии уважительных причин, если работник просто хочет «обновить» документ без объективной необходимости.

Как оформить новую трудовую книжку?

Процедура оформления новой трудовой книжки зависит от ситуации:

При утрате старой трудовой книжки

• Работник пишет заявление с указанием причины утраты;
• Работодатель проверяет сведения (при возможности);
• Оформляется дубликат на основании имеющихся данных или по письменному заявлению работника;
• В дубликате делается запись: «Дубликат трудовой книжки. Выдан взамен утерянной».

При первом трудоустройстве

• Работодатель заводит трудовую книжку на нового сотрудника;
• Вносится запись о приёме на работу;
• Сведения передаются в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1.

При отказе от бумажной трудовой книжки

• Работник пишет заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки;
• Все записи ведутся только в электронной трудовой книжке;
• Работодатель обязан уведомлять работника о внесённых записях.

Электронная трудовая книжка: что изменилось?

С 2020 года в России внедряется система электронных трудовых книжек. С 2026 года бумажные трудовые книжки не выдаются.

Основные изменения:

• Все записи о трудовой деятельности хранятся в личном кабинете на портале Госуслуг;
• Работодатель обязан вносить сведения в ЭТК в течение 3 дней после издания приказа;
• Работник может запросить бумажную выписку из ЭТК;
• Заводить новые бумажные трудовые книжки запрещено.

Частые ошибки и юридические аспекты

Работодатели и работники часто допускают следующие ошибки:

• Ошибочное заведение новой бумажной трудовой книжки при наличии старой, это нарушение трудового законодательства;
• Непередача сведений в СФР — за это предусмотрены штрафы;
• Отсутствие заявления работника при оформлении дубликата;
• Неправильное оформление дубликата, в нём должны быть указаны все предыдущие записи.

Что делать, если работник просит завести новую трудовую книжку?

Если к вам обращается работник с просьбой оформить новую трудовую книжку, действуйте по следующему алгоритму:

1. Уточните причину — почему он хочет завести новую книжку;
2. Проверьте наличие старой трудовой книжки — если она есть, объясните, что заводить новую нельзя;
3. Предложите дубликат, если книжка утеряна или испорчена;
4. Объясните о ведении ЭТК — если работник не знает о переходе на электронные трудовые;
5. Зафиксируйте отказ в письменной форме — если работник настаивает на новой книжке без оснований.

Ответы на частые вопросы

Таким образом, завести новую трудовую книжку при наличии старой можно только в строго определённых случаях: при утрате, порче или отсутствии трудовой книжки у впервые трудоустраивающегося. Во всех остальных ситуациях оформление новой трудовой книжки не допускается.

С 2026 года бумажные трудовые книжки выходят из обращения, и все записи должны вноситься в электронную трудовую книжку. Работодатели обязаны соблюдать требования законодательства и своевременно передавать сведения в Социальный фонд России.

Если у вас остались вопросы по этой теме, обратитесь к специалистам по трудовому праву или в службу кадров вашей организации.