Вопрос о возможности ставить печать отдела кадров в трудовых книжках часто вызывает споры у работодателей и HR‑специалистов. Ниже собран подробный разбор правовых норм, практик и рекомендаций, основанный на актуальных материалах (2025‑2024‑2023 годы).
Что говорит закон?
Согласно пункту 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от г., в конце каждой записи в трудовой книжке необходимо поставить подпись работодателя или ответственного лица и, если есть печать, печать организации. При этом закон не требует обязательного использования именно печати кадровой службы.
- Печать организации может быть любой, в т.ч. печать отдела кадров, если она официально зарегистрирована.
- Закон не запрещает использовать печать кадровой службы в качестве кадровой печати, но не делает её обязательной.
Что говорит Роструд?
В письме Роструда от № 2607‑6‑1 отмечается, что недопустимо ставить печать отдела кадров при увольнении, если это противоречит локальному нормативному акту организации. Однако не предоставляет возможности работодателям юридическим лицам ставить в трудовые книжки печать своей кадровой службы без соответствующего локального акта.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
При оформлении записи в трудовой книжке обычно следует три последовательных действия:
- Подпись работодателя (или ответственного лица).
- Печать организации. Если у организации есть печать, её ставят в конце записи.
- В случае наличия отдельного кадрового отдела, его печать может использоваться вместо печати организации, но только при условии, что:
- Локальный нормативный акт компании допускает использование такой печати;
- Печать имеет юридическую силу (записана в реестре печатей организации).
Пример оформления
Типичный вариант записи выглядит так:
ФИО: Иванов Иван Иванович Должность: Бухгалтер Дата приема: Подпись руководителя: ______________________ Печать организации: [ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ]
Если компания решила использовать печать отдела кадров, она должна быть размещена в том же месте, где обычно ставится печать организации, и сопровождаться подписью ответственного лица кадровой службы;
Печать на других кадровых документах
Постановление Минтруда России от № 320н разрешает ставить печать организации (или печати кадровой службы) на ьном листе и внутренней стороне обложки трудовых книжек, а также на других кадровых документах, если это предусмотрено локальными нормативными актами.
- С г. допускается использовать как основной штамп компании, так и клише отдела кадров.
- Печать ставится в месте, где обычно размещается подпись и печать организации.
Можно ли ставить печать отдела кадров на трудовом договоре?
Законодательство не запрещает ставить любую печать, в т.ч. печать отдела кадров, на трудовом договоре, если это предусмотрено внутренними документами компании. Однако:
- Печать должна быть официально зарегистрирована.
- Если в договоре предусмотрена подпись руководителя и печать организации, то использование печати отдела кадров допускается только при наличии соответствующего локального акта.
Практические рекомендации для работодателей
- Проверьте локальный нормативный акт. Убедитесь, что в уставе/положении о кадровой работе указано, что печать отдела кадров может использоваться в трудовых книжках.
- Зарегистрируйте печать. Печать отдела кадров должна быть внесена в реестр печатей организации.
- Соблюдайте порядок подписи. В конце записи обязательно ставятся подпись руководителя и печать (организационной или кадровой).
- Документируйте решение. При отсутствии локального акта лучше использовать только печать организации, чтобы избежать споров при проверке.
Ответ на вопрос «Можно ли в трудовой книжке поставить печать отдела кадров?» звучит так:
- Да, можно, но только при соблюдении следующих условий:
- Организация разработала и приняла локальный нормативный акт, разрешающий использование такой печати;
- Печать отдела кадров официально зарегистрирована в реестре печатей;
- В записи трудовой книжки одновременно ставится подпись работодателя и печать (организационной или кадровой).
- Если локальный акт отсутствует, лучше использовать только печать организации, чтобы избежать рисков при контроле Роструда.
Таким образом, печать отдела кадров может стать частью оформления трудовых книжек, но только в рамках установленных правил и внутренних регламентов компании.
Источник: собранный материал из официальных разъяснений Роструда, Приказа Минтруда России № 320н, а также рекомендаций консультантов «КонсультантПлюс» и «Кадровик‑практик» (2023‑2025 гг.).