Вопрос о возможности внесения вкладыша в трудовую книжку часто возникает у работников, которые хотят уточнить или дополнить сведения о своей трудовой деятельности. Ниже приведено подробное разъяснение, основанное на актуальных нормативных актах и практике ведения трудовых книжек в России.
Что такое вкладыш?
Вкладыш – это отдельный листок, который прикрепляется к трудовой книжке для записи сведений о трудовой деятельности, которые не помещаются в основной блок книги. Вкладыши чаще всего используются для:
- дополнительных записей о смене должности, места работы, стажа, повышении квалификации;
- уточнения даты начала работы, если она не совпадает с датой первой записи в книге;
- записи о работе в нескольких местах в течение одного календарного года.
Правила оформления вкладыша
Где ставится вкладыш?
Вкладыш оформляется только к трудовой книжке, а не к отдельным страницам. При этом:
- Запись о втором и последующем вкладыше должна быть внесена на ьный лист основной трудовой книжки.
- Если на ьном листе отсутствует свободное место, работодатель обязан оформить новый ьный лист и перенести туда сведения о втором и последующих вкладышах.
Как прикреплять вкладыш?
Вкладыш скрепляется к трудовой книжке с помощью:
- плотных скобок (классический вариант);
- пластиковых скобок, если это предусмотрено в конкретной организации;
- клейкой лентой в случае временного оформления (не рекомендуется для постоянных записей).
Важно, чтобы вкладыш был закреплен таким образом, чтобы его нельзя было легко удалить без повреждения книги.
Что писать в вкладыше?
Вкладыше следует включать:
- ФИО работника;
- Дата начала работы;
- Должность и место работы;
- Период работы (если он отличается от периода, указанного в основной книге);
- Причина внесения вкладыша (например, «дополнение к первой записи»).
Все сведения должны быть написаны почерком, соответствующим требованиям к официальным документам, либо напечатаны с использованием официального шаблона.
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Это изменило порядок внесения записей:
- В электронных трудовых книжках нет физического вкладыша – все данные хранятся в единой базе.
- Новый порядок записей, утверждённый Пунктом 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н), упрощает работу кадровиков и снижает риск ошибок.
- Однако, если работник по-прежнему использует бумажную трудовую книжку, правила оформления вкладыша остаются прежними.
Практические рекомендации
- Проверяйте наличие свободного места на ьном листе перед тем, как оформлять новый вкладыш. Если место отсутствует, оформите новый ьный лист.
- Сохраняйте оригинал всех записей. Вкладыш должен быть скреплен так, чтобы его нельзя было удалить без повреждения книги.
- Учитывайте сроки внесения записей. Вкладш должен быть оформлен в течение 30 дней с момента начала работы или изменения условий трудового договора.
- Обратитесь к кадровому отделу за уточнением конкретных требований вашей организации, так как некоторые компании могут иметь собственные шаблоны и процедуры.
- Если вы переходите на электронную трудовую книжку, убедитесь, что все данные перенесены корректно и проверены на наличие ошибок.
Ответ на главный вопрос
Можно ли на трудовой книжке написать вкладыш? Да, можно, но только в соответствии с установленными правилами:
- Вкладыш оформляется к трудовой книжке, а запись о втором и последующих вкладышах вносится на ьный лист основной книги;
- Если ьный лист заполнен, необходимо оформить новый ьный лист;
- При переходе на электронные трудовые книжки физический вкладыш не требуется, так как все сведения хранятся в единой электронной базе.
Таким образом, правильное оформление вкладыша обеспечивает юридическую чистоту трудовой документации и упрощает проверку стажа и квалификации сотрудника.
Ссылки и источники
- Пункт 31 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, Минтруд РФ, 2021 г.
- Приказ Минтруда РФ от 19 мая 2021 г. № 320н.
- Статья «Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)» – официальные ресурсы Минтруда РФ.
Надеемся, что данная статья поможет вам правильно оформить вкладыш в трудовой книжке и избежать ошибок при ведении кадровой документации.