Вопрос о возможности внесения записей в трудовые книжки старого образца остаётся актуальным для бухгалтеров, кадровиков и руководителей организаций, особенно в условиях постепенного перехода на новые формы документов. На 2026 год ответ однозначен: да, запись в трудовую книжку старого образца не только можно, но и необходимо делать — при соблюдении установленных правил.

Правовой статус трудовых книжек старого образца

Согласно Постановлению Правительства РФ от № 1250, а также Письму Минтруда России от № 14-6/В-1049, трудовые книжки, выданные до введения нового образца (до 2021 года), остаются действительными и не подлежат обязательному обмену на новые бланки.

• Старые книжки, это законные документы, подтверждающие трудовой стаж.
• Работодатель не вправе требовать от сотрудника заменить книжку старого образца на новую.
• Новые книжки (образца 2023 года) вводятся только для новых работников, не имеющих трудовой книжки, либо при утрате, повреждении или заполнении всех страниц старой.

Когда можно вносить записи в трудовую книжку старого образца?

Записи в трудовые книжки старого образца допускаются в следующих случаях:

1. Приём на работу — если сотрудник предоставил трудовую книжку старого образца, запись о приёме вносится в неё в соответствии с действующими правилами.
2. Перевод на другую работу — внутри организации или в другую организацию.
3. Увольнение — запись об увольнении вносится в ту же книжку, в которой были предыдущие записи.
4. Изменение наименования организации — например: «ООО «Ромашка» переименовано в ООО «Василёк»».
5. Исправление ошибок — если в старой книжке есть неточности (например, в ФИО, дате, должности), они исправляются в соответствии с правилами (см. ниже).
6. Начисление стажа, например, при подтверждении работы по совместительству или в периоды, не отражённые ранее.

Как правильно вносить записи в трудовую книжку старого образца?

Несмотря на то, что бланк устарел, правила заполнения остаются едиными для всех трудовых книжек — как старого, так и нового образца. Основные требования:

Формат записи

• Записи вносятся арabicкими цифрами: день и месяц — двузначные (например, , а не ).
• Дата — в графе 2, номер приказа — в графе 3, наименование должности — в графе 4.
• Запись должна быть чёткой, разборчивой, без помарок и исправлений карандашом.

Заполнение граф

Структура записи в трудовой книжке старого образца:

Пример записи о приёме на работу

В трудовой книжке старого образца запись выглядит так:

12 Приказ № 45 от — принят на работу бухгалтером по заработной плате

Что делать, если трудовая книжка старого образца заполнена?

Если все страницы трудовой книжки старого образца заполнены, работодатель обязан:

• Выдать сотруднику новую трудовую книжку (образца 2023 года).
• Внести в новую книжку запись: «Трудовая книжка выдана взамен утраченной (заполненной)», с указанием серии, номера и даты выдачи старой книжки.
• Сохранить старую книжку в архиве организации в течение 75 лет (по закону об архивном деле).

Важно! Новая книжка не аннулирует стаж, отражённый в старой. Обе книжки вместе составляют полный трудовой стаж сотрудника.

Как исправить ошибку в трудовой книжке старого образца?

Если в старой книжке допущена ошибка (например, неправильно написана фамилия, дата или должность), исправление производится по правилам:

• Зачёркивается неверная запись одной линией (не закрашивая и не перечёркивая крест-накрест).
• Сверху вносится правильная информация.
• Справа ставится отметка: «Исправлено», дата, подпись ответственного лица, печать организации (если есть).
• Не допускается использование корректора, белого цвета, вырезание или склеивание;

Пример исправления:

Бухгалтер
Бухгалтер по заработной плате
Исправлено , подпись _________, печать

Что делать, если работник потерял трудовую книжку старого образца?

Если работник потерял трудовую книжку старого образца, он должен:

1. Написать заявление о выдаче дубликата.
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж: справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, копии приказов, выписки из ПФР и т.д.
3. Работодатель выдаёт дубликат — на бланке нового образца (2023 года), но с указанием: «Дубликат трудовой книжки, выданной взамен утраченной».
4. Все записи о работе вносятся на основании подтверждённых документов, включая периоды до 2021 года.

Можно ли использовать оба образца одновременно?

Да. В одной организации могут одновременно вестись трудовые книжки:

• старого образца — у сотрудников, принятых до 2021 года;
• нового образца — у новых работников или у тех, кто получил дубликат.

Это не нарушает закон. Главное — соблюдать единые правила заполнения и хранения.

• Записи в трудовую книжку старого образца — обязательны и законны, если сотрудник её предоставил.
• Не требуйте замену старой книжки на новую — это нарушение трудового законодательства.
• Соблюдайте единые правила заполнения: даты, номера, формулировки, одинаковы для всех образцов.
• Сохраняйте старые книжки даже после выдачи новых — они являются юридически значимыми документами.
• Исправляйте ошибки аккуратно, только зачёркиванием, с подписью и печатью.
• При заполнении дубликата — включайте все периоды работы, подтверждённые документами, даже если они относятся к периоду до 2021 года.

Важно помнить: Трудовая книжка — это не просто бланк, а исторический документ, подтверждающий стаж, права на пенсию и социальные гарантии. Ответственность за её правильное ведение лежит на работодателе — вне зависимости от того, старый или новый образец используется.

Сохраните эту статью в закладки — она станет вашим надёжным справочником при работе с трудовыми книжками в 2026 году и далее.