Вопрос оформления трудовой книжки для индивидуального предпринимателя (ИП), один из самых частых среди начинающих бизнесменов. С одной стороны, ИП фактически работает и руководит бизнесом, а с другой — он является самостоятельным субъектом предпринимательской деятельности. В этой статье мы подробно разберем, как ИП оформить трудовую книжку на себя и на своих сотрудников, и какие нюансы законодательства при этом важно учитывать.

Самому себе: может ли ИП внести запись в свою трудовую книжку?

Краткий ответ: нет, не может. Индивидуальный предприниматель не имеет права заключить трудовой договор сам с собой, а следовательно, и внести запись о своей предпринимательской деятельности в собственную трудовую книжку.

Это вытекает из смысла статей 15 и 16 Трудового кодекса РФ: трудовые отношения предполагают соглашение между работником и работодателем. ИП не может быть работником самому себе. Таким образом, деятельность ИП трудовой не является, и запись в его трудовую книжку вносить не нужно и даже запрещено.

Как тогда подтверждается стаж ИП?

Отсутствие записи в трудовой книжке не означает, что период ведения бизнеса не пойдет в зачет для начисления пенсии. Стаж индивидуального предпринимателя подтверждается иными документами:

• На основании свидетельств о государственной регистрации в качестве ИП.
• Справками архивных учреждений об уплате обязательных платежей и страховых взносов.
• Данными из Единого реестра застрахованных лиц Социального фонда России (СФР).

Даже если ИП самостоятельно впишет себе запись о работе, Пенсионный фонд (или СФР) просто не примет такой документ для расчета стажа.

Трудовая книжка для сотрудников ИП

А вот что касается наемных работников, здесь ситуация совершенно иная. В соответствии со статьей 66 ТК РФ, работодатель-ИП обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для сотрудника основной.

Правила ведения трудовых книжек для ИП ничем не отличаются от правил для юридических лиц. Никаких особых требований или исключений для предпринимателей не предусмотрено.

Чек-лист: что нужно сделать ИП при приеме сотрудника

1. Создать штатное расписание — если у ИП еще нет наемных сотрудников, необходимо оформить этот документ, отражающий кадровую структуру: должности, подразделения, оклады и т.д.
2. Заключить трудовой договор и издать приказ о приеме на работу.
3. Зарегистрироваться в СФР — ИП должен быть зарегистрирован в едином Фонде пенсионного и социального страхования РФ в качестве работодателя.
4. Оформить трудовую книжку (если она есть у работника в бумажном виде) или подать сведения в электронном формате.
5. Заполнить личную карточку работника.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и ИП

С 1 января 2021 года в России произошел переход на электронные трудовые книжки. Теперь для всех новых работников, которые впервые устраиваются на работу, бумажный бланк не оформляют — для них заводят только ЭТК.

Если ваш новый сотрудник уже где-то работал и выбрал ведение электронной трудовой книжки, бумажную версию тоже заводить не нужно. Если же сотрудник выбрал бумажный формат или не подавал соответствующего заявления, ИП обязан вести его трудовую книжку на бумажном носителе.

Как ИП оформить новую электронную ТК (для впервые устраивающихся)

1. Соберите документы сотрудника: паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании.
2. Оформите прием на работу: подпишите трудовой договор и издайте приказ.
3. Подайте соответствующие сведения в Социальный фонд России (СФР) в установленные сроки.

Как правильно заполнить бумажную трудовую книжку на работника

Требования к заполнению бумажных трудовых книжек определены Приказом Минтруда России № 320н от . Разберем пошагово, как ИП сделать запись о приеме на работу.

Шаг 1. Заполнение ьного листа (если книжка новая)

• ФИО: указывайте полностью, без сокращений, в именительном падеже.
• Дата рождения: указывается на основании паспорта.
• Образование и профессия: заполняются на основании документов об образовании.

Шаг 2. Запись о приеме на работу (раздел «Сведения о работе»)

На основании приказа о приеме на работу (ч. 4 ст. 66 ТК РФ) ИП должен внести запись следующим образом:

1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» вначале в виде заголовка укажите полное и сокращенное (при наличии) наименование предпринимателя. Запись должна быть такой же, как в свидетельстве на право занятия предпринимательской деятельностью (например: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович (ИП Иванов И.И.)).
2. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер записи.
3. В графе 2 указывается дата приема на работу.
4. В графе 3 вносится сама запись о приеме (например: Принят в отдел продаж на должность менеджера).
5. В графе 4 указываются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, по которому работник принят на работу.

Важные организационные моменты для ИП

При ведении кадрового учета ИП должен помнить о строгом соблюдении формальностей:

• Журналы учета: книги (журналы) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя (самого ИП) и печатью организации (при ее наличии).
• Хранение: бланки строгой отчетности (чистые трудовые книжки) должны храниться в сейфе или запирающемся шкафу.
• Ответственность: за нарушение сроков выдачи трудовой книжки при увольнении или за неверное внесение записей ИП может понести материальную ответственность перед работником.

Оформление трудовой книжки для ИП имеет четкие границы: на себя самого предприниматель заводить и заполнять документ не имеет права, так как его стаж подтверждается регистрационными данными в налоговой и фонде. А вот на своих наемных работников ИП обязан вести трудовые книжки по всем правилам Трудового кодекса, точно так же, как это делают юридические лица. Главное, следить за актуальностью законодательства (в частности, за переходом на ЭТК) и не забывать вовремя регистрироваться в СФР в качестве работодателя.