Вопрос выдачи копии трудовой книжки (в т.ч. электронной) часто возникает у работников и работодателей. Ниже подробно описаны правовые основания, порядок оформления, необходимые документы и образцы заявлений, актуальные на 2026 год.

Правовая основа

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ работодатель обязан по письменному заявлению работника в течение трёх рабочих дней выдать копию любого документа, связанного с работой, в т.ч. копию трудовой книжки.

• Трудовая книжка – документ, фиксирующий трудовой стаж.
• Копия может быть как бумажной, так и в электронном виде (ЭТК).
• Если копия заверяется работодателем, к ней прилагается подпись, печать и указание полномочий лица, заверяющего документ.

Ключевые нормативные акты

1. Трудовой кодекс РФ, ст. 62.
2. Приказ Минтруда России от № 123н “Об утверждении формы СТД‑Р (выписка из электронной трудовой книжки)”.
3. Постановление Правительства РФ от № 150 “Об электронных трудовых книжках”.

Когда копия трудовой книжки может понадобиться?

• Для оформления кредита, ипотеки, получения визы.
• При подаче заявления в Пенсионный фонд (для уточнения страхового стажа).
• Для предоставления в органы соцзащиты, суд, органы опеки.
• При смене работодателя, если оригинал находится у прежнего работодателя.
• Для личных архивных целей.

Порядок выдачи копии (бумажной) трудовой книжки

Шаг 1. Подача письменного заявления

Сотрудник должен направить в отдел кадров (или в уполномоченное лицо) письменное заявление с указанием:

• ФИО, должность, табельный номер.
• Точная формулировка просьбы: «Выдать копию трудовой книжки (заверенную/не заверенную)».
• Цель получения копии.
• Контактные данные и подпись.

Заявление должно быть подано в письменной форме (бумажный документ или электронное письмо, подписанное электронной подписью).

Шаг 2. Рассмотрение заявления работодателем

Отдел кадров обязан рассмотреть запрос в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления.

Шаг 3. Подготовка копии

Сотрудник отдела кадров делает копию всех страниц трудовой книжки (включая заполненные и пустые листы). При необходимости копия заверяется:

1. Подписывается уполномоченным лицом (начальником отдела кадров, директором).
2. Ставится печать организации.
3. Указывается дата и основание (например, «В соответствии со ст. 62 ТК РФ»).

Шаг 4. Выдача копии сотруднику

Готовый документ передаётся сотруднику лично или отправляется заказным письмом (по согласованию).

Порядок выдачи копии из электронной трудовой книжки (ЭТК)

Что такое ЭТК?

ЭТК – это электронный документ, хранящийся в системе Госуслуги. Формой ЭТК является СТД‑Р (Справка о трудовой деятельности).

Как сотруднику запросить выписку?

1. Войти в личный кабинет на Госуслуги и выбрать услугу «Получить выписку из электронной трудовой книжки».
2. Заполнить форму запроса (указать цель, срок получения).
3. Подтвердить запрос электронной подписью (если требуется).
4. Ожидать готовности выписки (обычно до 3 рабочих дней).

Как работодатель выдаёт копию ЭТК?

По письменному запросу сотрудника работодатель оформляет форму СТД‑Р в системе «Электронный документооборот ТК РФ» и передаёт её сотруднику в электронном виде (PDF с электронной подписью) либо в бумажном виде (распечатка).

Образец заявления на выдачу выписки из ЭТК

Заявление
на получение выписки из электронной трудовой книжки (ЭТК)

Я, Иванов Иван Иванович,
дата рождения ,
таб. № 12345,
должность – старший бухгалтер,
прошу выдать мне выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р) в связи с необходимостью предоставления в банк для получения ипотечного кредита.

Подпись: ____________

Образцы документов

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (бумажной)

Заявление
на выдачу копии трудовой книжки

Я, Петрова Мария Сергеевна,
дата рождения ,
таб. № 67890,
должность – менеджер по продажам,
прошу выдать мне копию трудовой книжки (заверенную печатью организации) в целях предоставления в Пенсионный фонд.

Подпись: ____________

Образец заверения копии трудовой книжки

Образец приказа/доверенности для заверения копии

ПРИКАЗ
от «21» мая 2026 г. № 12
о выдаче копии трудовой книжки

В целях выполнения требований ст. 62 ТК РФ
приказываю:
Сотруднику отдела кадров Иванову А. В. выдать копию трудовой книжки сотрудника Петровой М. С. в заверенном виде.
Указать в заверении дату, подпись, печать и основание.
Сдать копию в отдел кадров в срок до г.

Генеральный директор ______________________ (подпись)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кому может потребоваться копия трудовой книжки?

Любому работнику, которому требуется подтверждение трудового стажа для государственных или частных целей.

Можно ли отказать в выдаче копии?

Только в случае, если сотрудник не предоставил письменное заявление или если копия запрашивается в целях, противоречащих законодательству (например, с целью подделки документов). В остальных случаях отказ считается нарушением ТК РФ.

Сколько времени действует выданная копия?

Копия, заверенная работодателем, действует столько же, сколько оригинальная трудовая книжка, т.е. до её окончательного закрытия (выдача при выходе на пенсию).

Нужна ли подпись сотрудника на полученной копии?

Подпись сотрудника не требуется, однако в некоторых случаях (например, при передаче копии в банк) может потребоваться подтверждение получения подписью получателя.

Можно ли получить копию дистанционно?

Да. При наличии электронного доступа к системе ЭТК сотрудник может запросить выписку через Госуслуги, а работодатель может выслать ей PDF‑документ с электронной подписью.

Практические рекомендации для работодателя

• Разработайте внутреннюю инструкцию по выдаче копий трудовых книжек (бумажных и электронных).
• Назначьте ответственного за обработку заявлений (обычно – отдел кадров).
• Обеспечьте наличие образцов заявлений и форм заверения в шаблонах документооборота.
• Контролируйте соблюдение трехдневного срока – это уменьшит риск трудовых споров.
• При работе с ЭТК используйте официальные сервисы «Электронный документооборот ТК РФ» и «Госуслуги».

Выдача копии трудовой книжки – простая, но регламентированная процедура. При соблюдении статьи 62 ТК РФ, наличии письменного заявления и правильного оформления заверения копия будет признана юридически действительной. В 2026 году особое внимание уделяется электронным документам: выписка из ЭТК (форма СТД‑Р) может быть получена через Госуслуги и имеет ту же юридическую силу, что и бумажный оригинал.

Соблюдая приведённые выше рекомендации, как работник, так и работодатель смогут быстро и без конфликтов решить вопрос выдачи копии трудовой книжки.