Вопрос выдачи трудовой книжки – один из самых обсуждаемых в сфере трудовых отношений․
Независимо от того‚ работаете ли вы в крупной корпорации или в небольшом семейном бизнесе‚
выдача трудовой книжки сопровождается определёнными расходами‚ которые необходимо учитывать как в бухгалтерии‚ так и в налоговом учёте․
Правовые основы выдачи трудовой книжки
Согласно статье 19 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 10 дней с даты начала работы․
При этом:
- Работник имеет право получить бланк трудовой книжки бесплатно‚ если он не использует его в течение 10 дней․
- Если работник запрашивает выдачу в течение 10 дней‚ работодатель может взимать плату‚ равную расходам на приобретение бланка (п․ 47 Правил)․
- При выдаче бланка в течение 10 дней работодатель начисляет НДС по ставке 20 %․
Пример из практики (8 февр․ 2017 г․) – при выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимостью формуляра начислен НДС․
Бухгалтерские проводки: Дт 91 Кт 68 – отражение расходов на бланк‚ Дт 68 Кт 68 – начисление НДС․
Стоимость бланков и вкладышей
Стоимость бланков и вкладышей может варьироваться в зависимости от региона и поставщика․ Ниже приведены актуальные цены (по данным 2022 – 2026 г․):
- Бланк трудовой книжки – 6․64 руб․ (или 6․63 руб․ в некоторых регионах)․
- Бланк вкладыша в трудовую книжку – 4․61 руб․ (или 4․60 руб․)․
- В некоторых городах цена бланка может достигать 8․95 руб․ (8 руб․ 95 коп․)․
Если работник запрашивает выдачу в течение 10 дней‚ работодатель может взимать с него плату в размере расходов на приобретение бланка․
При этом в бухгалтерии отражается следующая проводка:
Дт 26 Общехозяйственные затраты – Кт 60 Расчеты с поставщиками
При выдаче бланка без удержания платы с работника‚ расходы учитываются как общехозяйственные затраты (счет 26)․
Налоговые нюансы
Вопросы налогообложения выдачи трудовой книжки часто вызывают споры с налоговыми органами․
Ниже перечислены основные моменты‚ которые следует учитывать:
- НДС – при выдаче бланка в течение 10 дней начисляется НДС по ставке 20 %․
Проводка: Дт 68 НДС по приобретённым ценностям – Кт 68 НДС к уплате․
- Выдача за плату – если работодатель взимает плату с работника‚ она считается доходом работника и подлежит налогообложению по НДФЛ․
В этом случае работодатель обязан удержать налог и перечислить его в бюджет․
- Потенциальные споры – если работодатель не соблюдает правила выдачи (например‚ задерживает выдачу без законных оснований)‚ это может привести к штрафам и налоговым проверкам․
Согласно 1 нояб․ 2022 г․‚ при оформлении взимания платы за выдачу трудовой книжки необходимо обязательно указать основания и размер расходов․
В противном случае налоговая служба может потребовать возврат средств․
Бухгалтерский учет расходов на выдачу
Для правильного отражения расходов в бухгалтерском учёте важно соблюдать следующие правила:
- Расходы на приобретение бланков и вкладышей учитываются в счёте 26 Общехозяйственные затраты․
- Если работодатель выплачивает поставщику деньги за бланки‚ проводка выглядит так: Дт 26 Общехозяйственные затраты – Кт 60 Расчёты с поставщиками․
- При выдаче бланка работнику в течение 10 дней‚ если работодатель взимает плату‚ расходы фиксируются как расходы на выдачу (счёт 26)‚ а доход – как плата за услуги (счёт 90)․
Практические рекомендации для работодателя
- Планируйте закупку бланков заранее – учитывайте сезонные колебания цен и наличие скидок от поставщиков․
- Ведите учёт всех расходов – храните чеки‚ накладные и договоры с поставщиками․ Это поможет при проверке налоговой службы;
- Учитывайте НДС – при выдаче бланка в течение 10 дней обязательно начисляйте НДС и отражайте его в учёте․
- Соблюдайте сроки выдачи – работник имеет право получить трудовую книжку в течение 10 дней․ Задержка может привести к штрафам․
- Обеспечьте прозрачность для работника – если вы взимаете плату‚ сообщайте работнику о размере и основании расходов․
Часто задаваемые вопросы
- Может ли работодатель задержать выдачу трудовой книжки?
По 6 февраля 2026 г․ (Минск/БЕЛТА) – работодатель может задержать выдачу только в случае‚ если работник не оплатил расходы на бланк․ В остальных случаях задержка является нарушением закона․
- Какова стоимость бланка в разных регионах?
В Москве и Санкт-Петербурге цены обычно выше (до 8․95 руб․)‚ в регионах – от 4․61 руб․ и выше․
- Можно ли списать расходы на бланки как налоговый вычет?
Да‚ расходы на бланки трудовой книжки считаются общехозяйственными затратами и могут быть учтены в налоговом учёте как расходы․
Расходы на выдачу трудовых книжек – это не просто бумажные расходы‚ а важный элемент бухгалтерского и налогового учёта․
Правильное соблюдение сроков‚ учёт расходов и начисление НДС позволяют избежать штрафов и налоговых споров․
Соблюдая рекомендации‚ изложенные выше‚ вы сможете эффективно управлять затратами на выдачу трудовых книжек и обеспечивать прозрачность для сотрудников․