В 2026 году вопросы хранения бумажных трудовых книжек остаются актуальными, несмотря на повсеместный переход на электронные форматы. С 2021 года в России действует механизм, позволяющий работникам выбирать между бумажной и электронной версией документа. Однако, если выбор сделан в пользу бумажного формата или если сотрудник принял решение забрать свою трудовую книжку для самостоятельного хранения, работодателю необходимо строго соблюдать законодательные нормы. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, какие записи внести в документ и как обезопасить себя от юридической ответственности.
Правовые основы выдачи трудовой книжки на руки
По общему правилу, работодатель обязан хранить трудовые книжки своих сотрудников. Однако законодательство (в частности, ст. 66.1 ТК РФ и Федеральный закон № 439-ФЗ) предусматривает исключение. Работник имеет право подать письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В этом случае работодатель обязан:
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки;
- Внести в нее соответствующую запись о выдаче;
- Освободиться от ответственности за ее дальнейшее ведение и хранение.
Важно помнить: если работник не подавал заявления о переходе на электронный формат, выдавать ему оригинал трудовой книжки на хранение просто так (без веских причин, таких как увольнение или оформление пенсии) рискованно. Однако, если такая ситуация возникает (например, по личному запросу в особых обстоятельствах), наличие письменного заявления и расписки от сотрудника является обязательным условием для снятия ответственности с работодателя.
Как правильно написать заявление
Заявление на выдачу трудовой книжки на руки должно быть составлено в свободной форме, но содержать ряд обязательных реквизитов. Документ пишется от руки самим сотрудником.
Структура заявления:
- Шапка документа: В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации, должность и название компании. Ниже — данные заявителя (ФИО, должность, структурное подразделение).
- По центру строки пишется слово «Заявление».
- Текст просьбы: Сотрудник должен четко сформулировать просьбу. Например: «Прошу выдать мне на руки мою трудовую книжку в связи с подачей заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (или иная обоснованная причина).
- Подтверждение осведомленности: Рекомендуется добавить фразу о том, что сотрудник предупрежден о последствиях и обязуется нести ответственность за сохранность документа.
- Дата и подпись: Внизу ставится дата составления и личная подпись работника с расшифровкой.
Образец текста заявления:
Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П.С.
от менеджера Петрова А.А.
Заявление
Прошу выдать мне на руки мою трудовую книжку (серия ТК № 1234567) в связи с моим письменным заявлением о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
О том, что с момента получения трудовой книжки ответственность за ее хранение переходит ко мне, предупрежден(а).
Подпись: ___________ /Петров А.А./
Алгоритм действий работодателя
Получив заявление, работодатель должен выполнить следующие шаги, чтобы процедура прошла легитимно:
Внесение записи в трудовую книжку
Перед тем как отдать документ сотруднику, необходимо сделать последнюю запись в разделе «Сведения о работе». Текст записи строго регламентирован:
«Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ)».
Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при наличии).
Получение расписки от сотрудника
Это критически важный этап. Помимо самого заявления, работодатель должен получить от работника расписку в получении трудовой книжки. В ней указываются:
- Дата фактического получения документа;
- Серия и номер трудовой книжки;
- Фраза «Трудовую книжку получил(а) на руки»;
- Личная подпись работника.
Эта расписка станет главным доказательством в случае споров или потери документа работником.
Фиксация в учетных журналах
Согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек. В момент выдачи:
- В графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» сотрудник ставит свою подпись.
- Делаеться пометка о том, что книжка выдана на руки на основании заявления.
Также соответствующие изменения вносятся в личную карточку работника (форма Т-2), где также фиксируется факт выдачи документа.
Частые вопросы и риски
Можно ли выдать трудовую просто по просьбе без перехода на ЭТК?
Прямого запрета на выдачу оригинала по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в законе (например, для оформления визы или кредита, если это требует оригинал), нет, но и четкого разрешения тоже. В таких случаях выдается, как правило, копия, заверенная работодателем. Если же оригинал необходим, работодатель вправе потребовать объяснительную и обязательно берет расписку о временном возврате, чтобы избежать административной ответственности за нарушение правил хранения.
Что делать, если сотрудник потеряет книжку?
Если у работодателя на руках есть правильно оформленное заявление сотрудника о выдаче, расписка о получении и запись в журнале учета, то ответственность за утрату или порчу документа полностью переходит к работнику. Работодатель в этом случае защищен от штрафов со стороны трудовой инспекции.
Нужно ли хранить заявление?
Да, оригинал заявления и расписку необходимо хранить в личном деле сотрудника или в отдельной папке с кадровыми документами. Срок хранения таких документов составляет 50 лет (для документов, созданных после 2021 года, сроки могут варьироваться в зависимости от типа документа, но практика рекомендует хранить их длительно).
Выдача трудовой книжки на руки — процедура, требующая внимательного документального оформления. В 2026 году, когда бумажные трудовые остаются у ограниченного круга лиц (тех, кто не перешел на электронный формат, или тех, кто получил их до 2021 года), соблюдение алгоритма «Заявление → Запись в ТК → Расписка → Отметка в журнале» является единственной гарантией безопасности для работодателя. Не пренебрегайте ни одним из этапов, чтобы избежать возможных юридических проблем в будущем.