В процессе деятельности любой организации, в т.ч. ООО, где единственным работником является генеральный директор, возникает вопрос о правильном оформлении его трудовой деятельности. Особое внимание требует заверение записи об увольнении в трудовой книжке, когда полномочия по её ведению находятся в руках самого директора. Ниже – подробный разбор вопросов, связанных с этим процессом.
Кто уполномочен вносить запись об увольнении в трудовую книжку генерального директора?
Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным постановлением Правительства РФ от N 225, а также Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Минтрудом РФ от N 69, запись об увольнении в трудовую книжку вносится тем лицом, которое:
- имеет право вести кадровую документацию (обычно – руководитель организации или уполномоченное им лицо);
- в день увольнения находится в организации (в т.ч. – при наличии доверенности).
В случае, когда генеральный директор одновременно является единственным работником и одновременно ответственным за ведение трудовых книжек, он сам может вносить запись об увольнении. При этом необходимо соблюсти двойное заверение: сначала подписью как работодателя, затем подписью как увольняемого работника.
Пример оформления записи
- Запись в графе «Место работы» – «ООО «Пример» (генеральный директор)».
- Подпись руководителя (сам генеральный директор) – «_____________________».
- Подпись работника (тоже генеральный директор) – «_____________________».
- Дата и место (город, дата) – «Москва, ».
Как оформить запись об увольнении, если полномочия переданы по доверенности?
Если генеральный директор передает часть своих полномочий другому лицу через доверенность, то вводятся следующие правила:
- Заверять записи в трудовых книжках может только уполномоченное доверенностью лицо.
- Доверенное лицо обязано подписать запись от лица работодателя.
- Сам генеральный директор (работник) подписывается в графе «Подпись работника».
Таким образом, даже при наличии доверенности запись в книжке должна быть подписана двумя сторонами – от имени организации и от имени увольняемого сотрудника.
Какие документы подтверждают факт увольнения?
Для юридически корректного заверения увольнения в трудовых книжках используются документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ:
- Приказ об увольнении (или решение совета директоров/участников).
- Согласие работника на увольнение (если увольнение по собственному желанию).
- Справка о расчете заработной платы и иных выплатах.
Все эти документы должны быть приложены к записи в книжке, а также сохранены в кадровом деле организации.
Как правильно оформить запись о назначении генерального директора?
Перед тем как приступить к вопросу увольнения, необходимо правильно оформить запись о назначении в графе 3–4 трудовой книжки:
- В графу 3 – «Должность» – вписать «Генеральный директор ООО «Пример».
- В графу 4 – «Дата и номер документа», в котором было принято решение о назначении (протокол собрания, приказ).
- Подпись руководителя (или лица, ответственного за ведение кадров).
Эти сведения служат основанием для последующего ведения истории работы и, при необходимости, для правильного оформления её завершения.
Что делать, если в организации работает только один сотрудник – генеральный директор?
В ситуации, когда в ООО работает единственный работник – генеральный директор, возникает вопрос о том, кто подписывает трудовую книжку от имени работодателя. По практике:
- Сам генеральный директор, будучи единственным участником, может подписать запись от лица работодателя.
- Однако для юридической корректности рекомендуется, чтобы подпись была поставлена также и от имени «работодателя», то есть от имени юридического лица (ООО). Это можно оформить через протокол собрания участников (в данном случае – единственного участника).
Таким образом, в книжке будет две подписи: от имени организации и от имени работника.
Практические рекомендации для руководителей
Чтобы избежать ошибок при оформлении записей в трудовых книжках, руководствуясь следующими рекомендациями:
- Записывайте дату и номер документа о принятии решения об увольнении.
- Подписывайте запись двойным способом – от имени работодателя и от имени работника.
- Сохраняйте копии всех приложений (приказа, согласия, расчетов).
- Убедитесь в наличии подписи руководителя (или уполномоченного лица) в графе «Подпись руководителя».
- Контролируйте сроки – запись должна быть сделана в день увольнения или в течение установленного законодательством срока.
Заверение записи об увольнении в трудовой книжке генерального директора – процесс, требующий строгого соблюдения норм ТК РФ и установленных Правил; При наличии единственного работника (генерального директора) он сам может вносить запись, но при этом необходимо:
- Подписать её от имени работодателя.
- Подписать от имени работника.
- Соблюсти форматы и требования к документам, подтверждающим увольнение.
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту действий организации и защищает её от возможных споров при проверках трудовой инспекции.
Автор статьи: кадровый специалист с более чем 10-летним опытом работы в сфере трудового права.