Вопросы ведения трудовых книжек для внешних совместителей остаются одними из самых обсуждаемых в кадровом делопроизводстве. С переходом России на электронный формат учета стажа (ЭТК) многие работодатели и сотрудники путаются в нюансах: нужно ли нести бумажную книжку, кто вносит записи и какие документы требуются при приеме. В этой статье мы подробно разберем порядок действий для внешних совместителей по состоянию на май 2026 года.

Кто такой внешний совместитель?

Прежде чем говорить о документах, важно четко определить статус работника. Внешний совместитель — это сотрудник, который выполняет регулярную оплачиваемую работу у другого работодателя в свободное от основной работы время.

Ключевые признаки:

• У работника есть основное место работы (где лежит его трудовая книжка или ведется основной электронный стаж).
• Работа по совместительству выполняется у другого юридического лица или ИП.
• Рабочее время не пересекается с часами работы по основному месту.

Где ведется трудовая книжка совместителя?

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка (в бумажном или электронном виде) ведется по основному месту работы. Именно основной работодатель несет ответственность за хранение бумажного документа (если он ведется) и внесение сведений в систему электронного учета стажа (ЕФСР/СФР).

Однако законодательство дает работнику право вносить сведения о работе по совместительству в свою трудовую книжку; Это делается по желанию работника.

Важные нюансы для 2026 года:

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК): С 2020 года для всех новых работников и тех, кто отказался от бумажной версии, трудовая книжка ведется исключительно в электронном виде. Запись о приеме на работу по совместительству вносит работодатель, у которого эта работа является основной, ИЛИ работодатель по совместительству (если работник предоставил выписку), но чаще всего инициатива исходит от работника, который просит основного работодателя внести запись на основании документов.
2. Бумажная трудовая книжка: Если у работника сохранена бумажная трудовая книжка (для тех, кто подал заявление о ее ведении до 2021 года), она физически хранится у основного работодателя.

Обязан ли работодатель требовать трудовую книжку?

Это самый распространенный вопрос. Нет, работодатель при приеме внешнего совместителя не имеет права требовать оригинал трудовой книжки.

Поскольку оригинал документа должен находиться по основному месту работы, внешний совместитель не может его предоставить. Требование оригинала будет нарушением трудового законодательства.

Какие документы нужны для приема?

Для оформления трудового договора с внешним совместителем необходимы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
• Документ об образовании или квалификации (если работа требует специальных знаний).
• СНИЛС (номер страхового свидетельства).
• Справка с основного места работы (о характере работы, времени занятости) — требуется только в случаях, когда работа по совместительству связана с вредными условиями или ограничением рабочего времени.

Для внесения записи в трудовую книжку (по желанию работника) совместитель должен предоставить работодателю по месту совместительства:

1. Оригинал трудовой книжки (если она ведется в бумажном виде и работник принес ее специально для внесения записи, хотя по правилам она должна храниться у основного работодателя; на практике чаще приносят заверенную копию или выписку, а основную запись делает основной работодатель).
2. Заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству (или сам приказ, если работник приходит к основному работодателю).
3. Документ, подтверждающий работу по совместительству (копию приказа, справку), чтобы основной работодатель мог внести соответствующую запись.

Порядок внесения записи о работе по совместительству

Если работник хочет, чтобы период работы по совместительству был отражен в его трудовой книжке, он должен действовать следующим образом:

Шаг 1. Получение документа о работе

Работник берет у работодателя по совместительству документ, подтверждающий факт работы (заверенную копию приказа о приеме или справку о работе).

Шаг 2. Обращение к основному работодателю

Работник предоставляет этот документ своему основному работодателю с заявлением о внесении записи в трудовую книжку.

Шаг 3. Внесение записи

Основной работодатель вносит запись в трудовую книжку (бумажную или электронную).
Важно: Запись вносится со слов работника на основании предоставленных документов. Основанием для записи служит документ от работодателя по совместительству.

Пример формулировки записи:
«Принят в отдел маркетинга маркетологом на 0,5 ставки (совместительство).»
В графе «Основание» указывается приказ по организации-совместителю (дата и номер).

Может ли работодатель по совместительству сам внести запись?

Да, такая возможность существует, но она реализуется реже. Если работник принесет свою бумажную трудовую книжку работодателю по совместительству, тот вправе (но не обязан) внести запись о приеме и увольнении. Однако, учитывая, что оригинал книжки должен храниться у основного работодателя, этот вариант возможен только если работник временно забрал книжку или если основной работодатель делегировал это право (что встречается редко).

В условиях электронного документооборота (2026 год) основной механизм — передача сведений через систему СФР основным работодателем на основании документов от совместителя.

Частые ошибки работодателей

• Требование оригинала трудовой книжки при приеме. Это незаконно. Можно принять только копию или выписку, если это необходимо для внесения записи основным работодателем.
• Отказ в приеме на работу из-за отсутствия трудовой книжки. Для внешнего совместителя наличие оригинала книжки не является обязательным условием приема.
• Внесение записи без документов. Запись вносится только на основании заверенных документов (приказов, справок).

При приеме внешнего совместителя в 2026 году работодателю следует помнить главное: оригинал трудовой книжки не требуется. Ведение записей о совместительстве — это право работника, а не обязанность работодателя. Если работник изъявил желание внести такую запись, он должен предоставить подтверждающие документы своему основному работодателю, который и внесет соответствующие сведения в его трудовой стаж.

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит корректный учет стажа сотрудников.