Заполнение трудовой книжки руководителя – одна из самых ответственных процедур, поскольку в ней фиксируются основные сведения о его трудовом статусе, основаниях назначения и дате начала работы. Правильно оформленная запись защищает компанию от юридических рисков и упрощает дальнейшее взаимодействие с налоговыми и контролирующими органами.
Какие сведения необходимо внести в трудовую книжку
В графе 3 трудовой книжки указывается назначение на должность, а в графе 4 – дата и номер документа, на основании которого произошло назначение. Для генерального директора это обычно:
- наименование документа (приказ, протокол, решение);
- номер документа;
- дата принятия документа;
- сведения о том, что документ подписан (кто является подписью работодателя).
Если генеральный директор избирается на общем собрании участников ООО, в графе 4 указывается:
- дата протокола общего собрания;
- номер протокола;
- решение (или протокол) об избрании;
- ссылка на статью ТК РФ (ст. 16, ст. 68).
Кто подписывает приказ о приёме на работу
Приём генерального директора оформляется приказом руководителя организации. Подписью может быть:
- основатель (если он единственный учредитель);
- член правления или ;
- уполномоченный руководитель, указанный в уставе.
В случае, когда в компании работает только один сотрудник – генеральный директор, подпись производится им самим, но документ всё равно должен быть оформлен в соответствии с требованиями Трудового кодекса.
Особенности записи при совместительстве
Если директор принимается одновременно с другой позицией (например, руководителем нескольких организаций), в трудовой книжке указываются оба места работы, но каждая запись оформляется отдельно.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России переходит на электронные формы трудовой документации. Поэтому:
- приём на работу впервые оформляется в электронном виде;
- необходимо обеспечить доступ к ЭТК для проверок контролирующими органами;
- при переходе с бумажной формы в электронную необходимо сохранить все первоначальные записи.
Как оформить запись в трудовой книжке – пошаговый пример
Ниже представлен типовой образец заполнения:
Графа 3: «Назначен(а) на должность» – Генеральный директор. Графа 4: «Дата и номер документа, на основании которого произведена запись» – № 12/2025. Примечание: Приказ о приёме на работу подписан Уполномоченным директором ООО «Пример».
Важно дополнительно указать реквизиты протокола (или решения) об избрании, если он был принят на общем собрании.
Обязанности работодателя после приёма
После внесения записи в трудовую книжку работодатель обязан:
- сообщить о назначении генерального директора в налоговый орган (в течение 30 дней);
- внести сведения о начале работы в кадровую документацию;
- обновить данные в системе электронного отчёта (если используется ЭТК).
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Кто подписывает трудовую книжку от имени работодателя, если в компании только генеральный директор?
Ответ: Подпись может ставится самим генеральным директором, но документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями ТК. - Вопрос: Как оформить запись, если директор был избран на собрании?
Ответ: В графе 4 указываются дата и номер протокола собрания, а также ссылка на ст. 16 и ст. 68 ТК РФ. - Вопрос: Можно ли в графе 4 указать только номер приказа?
Ответ: Да, но рекомендуется также указать дату приказа и, при необходимости, номер протокола собрания.
Правильное оформление записи в трудовой книжке генерального директора – это не просто формальность, а важный юридический акт, который:
- фиксирует основания назначения;
- обеспечивает соответствие Трудовому кодексу;
- упрощает взаимодействие с налоговыми и контролирующими органами;
- позволяет в дальнейшем без проблем проводить кадровые и бухгалтерские аудиты.
Соблюдая описанные выше правила, вы сможете без проблем оформить приём генерального директора и избежать возможных юридических проблем в будущем.