Вопросы ведения трудовых книжек всегда требуют особого внимания от кадровых специалистов и бухгалтеров. Ситуация, когда внешний совместитель приносит трудовую книжку, может возникнуть в двух основных случаях: при желании работника внести запись о совместительстве в основной документ о стаже, а также при переходе работы по совместительству в статус основной. В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления, актуальные на 2025-2026 годы.
💡 Общие правила внесения записей о совместительстве
Согласно трудовому законодательству, работа по совместительству может быть двух видов:
- Внутреннее совместительство — когда сотрудник работает по двум трудовым договорам у одного и того же работодателя.
- Внешнее совместительство — когда у сотрудника разные работодатели по основному месту работы и по совместительству.
Важно помнить ключевое правило: трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы. Поэтому работодатель, у которого сотрудник трудится как внешний совместитель, не имеет права забирать себе трудовую книжку и хранить ее. Запись о внешнем совместительстве вносится исключительно по желанию самого работника.
📝 Ситуация 1: Внешний совместитель хочет внести запись о работе
Если работник, являясь внешним совместителем, хочет, чтобы в его трудовой книжке отразился этот период работы, он должен обратиться к своему основному работодателю. Как это происходит на практике?
- Сбор документов. Работник по основному месту работы должен предоставить документы, подтверждающие его трудоустройство по совместительству у другого работодателя. Этими документами могут быть:
- Копия приказа о приеме на работу по совместительству (заверенная надлежащим образом).
- Трудовой договор о работе по совместительству (или его копия).
- Справка от работодателя по совместительству.
- Написание заявления. Работник пишет заявление на имя руководителя по основному месту работы с просьбой внести запись о работе по внешнему совместительству.
- Внесение записи. Кадровый работник по основному месту работы вносит запись в трудовую книжку.
Как сформулировать запись?
Специалисты часто спорят о точной формулировке. Инструкция по заполнению трудовых книжек говорит о принятии на работу «в качестве совместителя». Однако на практике допустимы оба варианта:
- «Принят в ООО «Ромашка» на должность менеджера по совместительству».
- «Принят в ООО «Ромашка» на должность менеджера в качестве совместителя».
Оба варианта не противоречат законодательству и считаются верными. Главное — чтобы в трудовом договоре по совместительству было четко указано, что данная работа является именно совместительством.
🔄 Ситуация 2: Внешний совместитель становится основным работником
Гораздо более сложной с юридической точки зрения является ситуация, когда работа по внешнему совместительству становится для сотрудника основной. Именно в этот момент внешний совместитель приносит трудовую книжку в вашу организацию.
Здесь есть два основных пути оформления:
Вариант А: Через увольнение и прием
Это классический и самый безопасный с точки зрения кадрового делопроизводства вариант. Сотрудник увольняется с основного места работы (например, по собственному желанию), затем увольняется с работы по совместительству у вас, и затем вы принимаете его на работу заново, но уже как на основное место работы.
Минус этого способа: прерывается стаж, работнику положена компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении, а затем отпускной стаж начинает течь заново.
Вариант Б: Перевод совместителя на основную работу (без увольнения)
Если совместитель переходит на основное место работы в вашей организации без увольнения, вам необходимо запросить у него трудовую книжку (при ее ведении) и внести в нее соответствующие записи. Как это сделать правильно?
- Оформление приказа. В приказе должно быть указано, что работник, занимавший с такого-то числа такую-то должность на условиях совместительства, признается занимающим эту должность в качестве основного работника с такого-то числа.
- Внесение записи в трудовую книжку. Так как работа становится для работника основной, в трудовую книжку необходимо внести сведения о ней; Если ранее запись о совместительстве не была внесена (ни по старому основному месту работы, ни вами), то вносится запись о приеме на работу в обычном порядке с даты фактического начала работы в качестве основного работника.
- Если запись о совместительстве уже была. В этом случае после записи об увольнении с прошлого основного места работы, вносится запись о том, что работа в вашей организации стала основной. Например: «Работа в должности [название должности] стала основной с [дата]» или вносится запись о переводе/признании работы основной.
⚖️ Важные нюансы и рекомендации
- Отметка в трудовом договоре. Когда трудовая книжка будет заполнена, руководитель организации (или кадровик), которая сделала запись о совместительстве по основному месту работы сотрудника, обязан отметить в трудовом договоре данного сотрудника, что он является совместителем только в свободное от основной работы время.
- Хранение трудовой книжки. Как только работа по совместительству становится основной, работодатель обязан принять трудовую книжку сотрудника на хранение и нести за нее полную ответственность.
- Электронная трудовая (ЕФС-1). Не забывайте, что при любых кадровых изменениях необходимо своевременно подавать отчетность в Социальный фонд, отражая статус работника (основной или совместитель).
Ситуация, когда внешний совместитель приносит трудовую книжку, требует внимательного подхода. Если сотрудник просто хочет внести запись о совместительстве, действуйте через его основного работодателя на основании предоставленных копий приказов или договоров. Если же работа у вас становится для него основной, оформите перевод или признание работы основной приказом, заберите трудовую книжку на хранение и сделайте все необходимые записи, подтверждающие непрерывность его трудового стажа в вашей организации.