Вопросы ведения трудовых книжек остаются одними из самых актуальных в кадровом делопроизводстве. Особое внимание следует уделить процедуре внесения записей о работе по внешнему совместительству. Многие работники и работодатели ошибочно полагают, что запись вносит организация, где человек работает неполный день. Однако законодательство РФ устанавливает четкие правила, которые важно соблюдать во избежание ошибок и юридических проблем.
Кто вносит запись: основной или дополнительный работодатель?
Самое главное правило, которое нужно запомнить: запись о внешнем совместительстве в трудовую книжку вносит только основной работодатель.
Работодатель, у которого сотрудник трудится по совместительству (внешний работодатель), не имеет права делать какие-либо записи в трудовой книжке работника. Это прямое требование Трудового кодекса РФ. Даже если работник принесет свою трудовую книжку в организацию, где он работает по совместительству, ему должны отказать в внесении записей.
Условия внесения записи
Важно помнить, что внесение записи о совместительстве — это право, а не обязанность работника. Запись вносится только при соблюдении двух условий:
- Сотрудник изъявил такое желание и написал соответствующее заявление.
- Сотрудник предоставил документы, подтверждающие работу по совместительству.
Если работник не обращался с просьбой внести запись, основной работодатель не должен делать это по собственной инициативе.
Какие документы нужны для внесения записи
Для того чтобы основной работодатель мог легально внести запись о внешнем совместительстве, работник должен предоставить один из следующих документов (оригинал или заверенную копию):
- Копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- Копию трудового договора, заключенного с внешним работодателем.
- Справку от внешнего работодателя, подтверждающую период работы (обычно используется при увольнении или для подтверждения стажа).
Без этих документов основной работодатель не вправе вносить данные в трудовую книжку.
Инструкция: как правильно сделать запись
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» основной трудовой книжки. Важно соблюдать хронологию и нумерацию записей.
Запись о приеме на работу
Если работник решил внести запись о приеме на работу по внешнему совместительству, в графах трудовой книжки делается следующая запись:
- Графа 1 (№ записи): Проставляется следующий порядковый номер записи.
- Графа 2 (Дата): Указывается дата приема на работу по совместительству (дата начала действия трудового договора).
- Графа 3 (Сведения о приеме): Вносится запись с указанием наименования организации-совместителя, должности и факта работы по совместительству.
Пример формулировки: «Принят в общество с ограниченной ответственностью «Вектор» в отдел продаж менеджером по продажам на условиях внешнего совместительства». - Графа 4 (Документ-основание): Указываются реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу у внешнего работодателя (номер и дата). Основанием для внесения самой записи в трудовую книжку служит заявление работника и копия приказа/договора.
Запись об увольнении
При прекращении трудового договора с внешним работодателем, работник также может обратиться к основному работодателю для внесения записи об увольнении. Для этого потребуется копия приказа об увольнении или справка с места работы по совместительству;
- Графа 1: Следующий порядковый номер.
- Графа 2: Дата увольнения.
- Графа 3: «Уволен из общества с ограниченной ответственностью «Вектор» (должность) в связи с расторжением трудового договора…».
- Графа 4: Реквизиты приказа об увольнении от внешнего работодателя.
Особый случай: переход с совместительства на основную работу
Часто возникает ситуация, когда работник сначала трудился у работодателя как внешний совместитель, а затем был переведен или принят на основную работу в эту же компанию. В этом случае алгоритм действий зависит от способа оформления перехода:
- Если оформлено увольнение: Сначала вносится запись об увольнении со статуса совместителя (на основании документов от работодателя), затем, через некоторое время или на следующий день, вносится запись о приеме на основную работу уже как основного сотрудника.
- Если оформлено изменение условий договора: Если переход оформлен дополнительным соглашением без увольнения, то в трудовую книжку вносится запись о переименовании должности или изменении условий труда, где указывается, что работа стала основной.
В графе 4 при переходе статуса важно указать номер и дату приказа о признании работы основной или реквизиты дополнительного соглашения.
Частые ошибки при заполнении
Чтобы трудовая книжка считалась действительной, избегайте следующих ошибок:
- Внесение записи внешним работодателем. Это грубое нарушение, делающее запись недействительной.
- Отсутствие подтверждающих документов. Запись без копии приказа или договора не имеет юридической силы.
- Неуказание названия компании. В графе 3 обязательно должно быть указано полное или сокращенное наименование организации, где трудился совместитель.
- Нарушение хронологии. Записи должны вноситься строго по датам документов.
Правильное оформление записей о внешнем совместительстве важно для подтверждения стажа работника, что влияет на расчет пенсии и социальных выплат. Помните: инициатива исходит от работника, документы предоставляет работник (от имени совместителя), а вносит запись исключительно основной работодатель. Соблюдение этих простых правил гарантирует корректность ведения кадрового документооборота в 2026 году.