В современных условиях труда многие сотрудники совмещают основную работу с дополнительной занятостью. Вопрос о том, как и когда вносить запись о работе по совместительству в трудовую книжку, остаётся актуальным для работников, кадровых специалистов и бухгалтеров. Ниже представлен подробный разбор нормативных требований, практических рекомендаций и образцов оформления таких записей.

Что такое совместительство?

Совместительство – это выполнение работы по одному или нескольким трудовым договорам одновременно с основной занятостью. Законодательство различает два вида:

• Внутреннее совместительство – работа у того же работодателя, но по другой должности или в другом структурном подразделении.
• Внешнее совместительство – работа у другого работодателя (внешней организации).

Важно помнить, что запись о совместительстве в трудовой книжке не является обязательной (см. Письмо Минтруда России от № 14‑6/10/2‑10853). Однако по желанию работника такая запись может быть внесена.

Нормативная база, регулирующая внесение записей

Основные документы, на которые следует ориентироваться:

1. Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69).
2. Письма и разъяснения государственных органов (Роструд, КонсультантПлюс, Гоструда).
3. Местные нормативные акты организаций (положения о ведении трудовых книжек).

Согласно пункту 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек:

В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи;
В графе 2 указывается дата приёма на работу (или дата увольнения);
В графе 3 – наименование организации, структурного подразделения и должность (или профессия);
В графе 4 – основание для внесения записи (приказ, договор и т.д.).

Кто и когда вносит запись о совместительстве?

Кто делает запись?

• Основной работодатель – только он вправе вносить запись о работе по совместительству в трудовую книжку сотрудника (по заявлению работника).
• Кадровик (специалист по кадровому учету) выполняет фактическое оформление записи по поручению руководителя.
• Внешний работодатель не имеет права делать запись в трудовой книжке своего совместителя; он лишь предоставляет необходимые документы.

Когда вносить запись?

По общему правилу, запись о работе по совместительству вносится после прекращения такого трудового договора (увольнения или окончания срока действия договора). Это связано с тем, что в трудовой книжке фиксируются завершённые периоды работы.

Однако, если работник expressly просит внести запись в průběгу действия договора (например, для подтверждения стажа при получении социальных выплат), основной работодатель может сделать это по заявлению, приложив к записи копию договора о совместительстве и приказ о приёме.

Какие документы необходимы для внесения записи?

Для оформления записи о работе по совместительству требуется:

• Заявление работника о внесении записи (в свободной форме, но с указанием желаемого вида совместительства и периода).
• Трудовой договор (или соглашение) о совместительстве, заключённый с внешним работодателем (для внешнего совместительства) или внутренний приказ о приёме на совмещение (для внутреннего совместительства).
• Приказ об увольнении (или о прекращении договора) по совместительству – основание для внесения записи о завершении периода работы.
• Копия трудовой книжки (для сверки данных).

Все документы должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации (если печать используется).

Как правильно оформить запись? (Образец)

Ниже приведён типовой пример записи о внешнем совместительстве, оформленной после увольнения с совмещающей работы.

2025/09/15
ООО «Альфа-Тех», отдел разработки, инженер-программист
Приказ № 123 от «Об увольнении сотрудника Иванова И.И. по совместительству»

Для внутреннего совместительства запись выглядит аналогично, но в графе 3 указывается то же самое предприятие, а в графе 4 – внутренний приказ о приёме на совмещение.

Важно: Если запись вносится во время действия договора, в графе 2 указывается дата приёма на совмещение, а в графе 4 – основание (приказ о приёме на совмещение). Дата увольнения не ставится, так как трудовые отношения продолжаются.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли вносить запись о совместительстве в хронологическом порядке?
   Да, запись вносится в порядке наступления событий. Если работа по совместительству завершилась позже основной работы, запись будет размещена после записи об основном месте работы.
2. Нужно ли делать запись, если работник не хочет?
   Нет. Запись делается только по заявлению сотрудника. При отсутствии заявления запись не вносится.
3. Кто отвечает за достоверность сведений в записи?
   Ответственность лежит на основном работодателе, который вносит запись на основании представленных документов.
4. Можно ли использовать электронную трудовую книжку для записи о совместительстве?
   Да; С 2021 года электронные трудовые книжки имеют равную юридическую силу с бумажными. Запись вносится в электронный формат через личный кабинет на портале «Работа в России» или аналогичные системы, согласно инструкции по работе с ЭТК.
5. Что делать, если внешний работодатель отказался предоставить документы?
   Работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав. Основной работодатель не обязан вносить запись без подтверждающих документов.

Практические рекомендации для кадровых служб

• Создать внутренний регламент «О порядке внесения записей о совместительстве в трудовые книжки», утвердить его приказом руководителя.
• Вести журнал учета заявлений о внесении записей (номер заявления, дата, ФИО сотрудника, вид совместительства, приложенные документы).
• Обучать кадровиков работе с электронными трудовыми книжками, если организация перешла на ЭТК.
• Периодически проверять актуальность нормативных актов (изменения в Инструкции по заполнению трудовых книжек, новые разъяснения Роструда).
• При сомнении в правомерности внесения записи запрашивать разъяснения у юридического отдела или привлекать внешних консультантов.

Запись о работе по совместительству в трудовой книжке – это право, а не обязанность сотрудника. Основной работодатель вправе вносить такую запись только по заявлению работника и на основании подтверждающих документов (договор, приказ, заявление). Запись оформляется в соответствии с пунктами 3.1‑3.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, после завершения периода совместительства (или по желанию – во время его действия при наличии всех необходимых бумаг).

Соблюдение указанных правил обеспечивает корректность трудовой книжки, защищает права работника при подтверждении стажа и социальных гарантий, а также минимизирует риски трудовых споров для работодателя.

Помните: главное – чёткое документирование, своевременное получение согласия сотрудника и точное следование нормативным актам.