Вопросы кадрового делопроизводства всегда вызывают много споров‚ особенно когда речь заходит о временных переводах сотрудников. Одним из самых частых запросов у работодателей и самих работников является вопрос: отражается ли временная должность в трудовой книжке? Чтобы дать на него исчерпывающий ответ‚ необходимо обратиться к действующему трудовому законодательству и правилам ведения трудовых книжек‚ актуальным на 2026 год.

Что говорит закон о временных переводах?

Согласно трудовому законодательству Российской Федерации‚ в частности статье 66 ТК РФ и пункту 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержденного Приказом Минтруда РФ от № 320н)‚ в трудовую книжку вносятся сведения о работнике‚ выполняемой им работе‚ переводах на другую постоянную работу и об увольнении. Ключевое слово в этой формулировке — «постоянную».

Таким образом‚ если перевод оформлен на ограниченный срок (то есть является временным)‚ он не отражается ни в бумажной‚ ни в электронной трудовой книжке. Это правило является строгим и не подлежит альтернативному толкованию.

Правила заполнения бумажной трудовой книжки в 2026 году

При заполнении бумажной трудовой книжки кадровикам и руководителям важно соблюдать следующие актуальные нормы:

• Формат дат: Все записи о датах заключения трудового договора‚ прекращения его действия или постоянного перевода производятся арабскими цифрами. При этом число и месяц указываются двузначными цифрами‚ а год — полностью (например‚ ).
• Сроки внесения записей: Запись о постоянном переводе в трудовую книжку вносят не позднее пяти рабочих дней со дня издания соответствующего приказа.
• Временный перевод: Записи о временных переводах делать категорически запрещено‚ так как это противоречит требованиям ст. 66 ТК РФ и п. 9 Порядка.

Пример из практики

Если работница‚ занимающая должность менеджера‚ была временно переведена на должность бухгалтера (например‚ на время декретного отпуска основной сотрудницы)‚ запись о работе бухгалтером в трудовую книжку не вносится. Когда срок временного перевода истечет‚ она вернется к своим обязанностям менеджера. И если в этот момент она решит уволиться‚ в трудовой книжке будет указано‚ что она уволена с должности менеджера‚ несмотря на то‚ что последние месяцы выполняла функции бухгалтера.

Как отражается временная должность в электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России функционирует система электронных трудовых книжек. Информация о трудовой деятельности с этой даты зафиксирована в ЭТК подробно‚ а до этой даты — в сокращенном виде (с учетом наличия сведений в бумажных книжках и базах СФР).

Многие ошибочно полагают‚ что в электронном формате можно зафиксировать любые кадровые перемещения‚ включая временные. Однако это не так:

1. Временный перевод не вносится в электронную трудовую книжку по тем же причинам‚ что и в бумажную, это не постоянное изменение трудовой функции.
2. В ЭТК отражаются только постоянные переводы. При этом в графе «Дата» указывается дата фактического начала исполнения обязанностей в связи с постоянным переводом‚ а в графе «Сведения о приеме‚ переводе‚ увольнении» — кадровое мероприятие «Перевод».
3. Сведения о других кадровых изменениях (включая постоянные переводы) передаются работодателем не позднее 15-го числа месяца‚ следующего за отчетным.

Особенности примечаний в ЭТК

При работе с электронной трудовой книжкой у работодателей есть возможность добавлять разъяснения в примечании. Например‚ если работа носила сезонный или временный характер‚ это можно указать в примечании. Однако это касается именно характера самого трудового договора (например‚ заключение срочного трудового договора на временную работу)‚ а не временного перевода внутри бессрочного договора.

Где тогда фиксируется временный перевод?

Поскольку временная должность не вписывается ни в бумажную‚ ни в электронную трудовую книжку‚ возникает закономерный вопрос: как подтвердить факт работы на этой должности?

Вся информация о временном переводе фиксируется исключительно во внутренних документах организации:

• В личной карточке работника (если компания ведет их в бумажном виде по форме Т-2 или в электронике);
• В приказе о временном переводе (издается в свободной форме или по форме Т-5);
• В дополнительном соглашении к трудовому договору.

Справка СТД-Р и временная работа

Для подтверждения своего стажа и текущей должности работник может запросить у работодателя Справку СТД-Р. Это официальный документ‚ в котором отражается трудовая деятельность человека у одного конкретного работодателя. В ней содержатся данные из электронной трудовой книжки. Поскольку временный перевод в ЭТК не попадает‚ в справке СТД-Р информация о временной должности также будет отсутствовать. Работник будет числиться в ней на своей постоянной штатной позиции.

Исключения из правил (международный опыт)

Стоит отметить‚ что правила ведения трудовых книжек могут отличаться в зависимости от юрисдикции. Например‚ в Республике Беларусь действуют иные нормы: Инструкцией Министерства труда и социальной защиты РБ предусмотрены случаи (п. 34‚ 60‚ 61 Инструкции)‚ когда запись о временном переводе на другую работу все же может быть внесена в трудовую книжку. Однако на территории РФ такие исключения действующим законодательством не предусмотрены.

Резюме

• Временный перевод на другую должность никогда не вносится в бумажную трудовую книжку.
• Временный перевод не отражается в электронной трудовой книжке (ЭТК).
• Записи подлежат внесению только в случае постоянного перевода сотрудника.
• Факт временного исполнения иных обязанностей подтверждается приказом работодателя и дополнительным соглашением к договору‚ но не трудовой книжкой или справкой СТД-Р.

Соблюдение этих правил позволяет работодателю избежать штрафов за неправильное ведение трудовых книжек‚ а работнику — сохранить чистоту и законность своего стажа в документах.