Отсутствие трудовой книжки — ситуация, с которой может столкнуться каждый работник. Причины могут быть разными: утеря, порча документа, пожар, переезд из зоны боевых действий или просто первый выход на работу. В 2026 году, когда Россия окончательно завершила переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), алгоритм действий зависит от того, была ли у вас ранее бумажная книжка или это ваше первое место работы.

В этой статье мы подробно разберем, что делать, если трудовой книжки нет на руках, как восстановить стаж и правильно оформить документы при приеме на работу.

Ситуация 1: Трудовая книжка была, но утеряна или сгорела

Если вы ранее работали и у вас была бумажная трудовая книжка, которая пропала, ее не выдают заново. Вместо этого происходит процедура восстановления записей о стаже. Согласно актуальному законодательству, ответственность за хранение и ведение ЭТК лежит на работодателе, но сбор документов для восстановления стажа — это совместная задача работника и нового работодателя.

Пошаговый алгоритм действий:

1. Написание заявления. Работник должен написать заявление на имя нового работодателя с просьбой восстановить записи о стаже работы в связи с утратой (порчей) трудовой книжки.
2. Сбор документов. Работник обязан предоставить имеющиеся у него документы, подтверждающие стаж: копии приказов о приеме и увольнении, справки от предыдущих работодателей, выписки из лицевых счетов, архивные справки.
3. Запрос в Социальный фонд России (СФР). Новый работодатель направляет запрос в СФР (ранее ПФР) для получения сведений о стаже работника, имеющихся в базе фонда. Это основной источник информации в 2026 году.
4. Формирование записей. На основании полученных из СФР данных и предоставленных работником документов работодатель вносит соответствующие записи в электронную трудовую книжку.

Важно: Если документы предыдущих работодателей не сохранились и в базе СФР информации нет, стаж может быть установлен только через суд или комиссию по установлению стажа, создаваемую при местной администрации.

Ситуация 2: Граждане из новых регионов и беженцы

Особый случай, упомянутый в актуальных вопросах кадрового делопроизводства — прием на работу граждан, прибывших из Луганской и Донецкой областей, а также из Запорожской и Херсонской областей, или граждан других государств (например, Узбекистана), у которых нет российской трудовой книжки.

Если трудовая книжка образца СССР или Украины сгорела или утеряна при эвакуации:

• Работодатель не имеет права требовать ее физического наличия для приема на работу.
• Прием осуществляется на основании паспорта и документов об образовании/квалификации.
• Заводится новая электронная трудовая книжка (формируется первичная запись).
• Для учета предыдущего стажа (украинского или иного) работник может предоставить заверенные копии архивных справок. Если документов нет, стаж на территории РФ начинается с даты первого приема на работу в России, а предыдущий период может быть учтен позже при предоставлении документов или через суд.

Ситуация 3: Первое место работы (молодые специалисты)

Для граждан, которые устраиваются на работу впервые после 1 января 2020 года (а в 2026 году это уже все новички), бумажные трудовые книжки не заводятся вообще.

Процедура выглядит так:

1. Работник при приеме на работу подает заявление о выборе формы трудовой книжки (хотя выбор фактически сделан законодателем в пользу электронной).
2. Работодатель в течение месяца с даты приема направляет в СФР форму СЗВ-ТД (или ее аналог в актуальной системе отчетности 2026 года) с отметкой «ПРИЕМ».
3. С этого момента у работника формируется электронная трудовая книжка. Бумажный аналог ему не выдается.

Технические аспекты: Как отразить данные в программе?

Для кадровиков, работающих в специализированных программах (например, 1С:ЗУП), важно правильно отразить ситуацию отсутствия бумажной книжки.

Настройка в системе:

В карточке сотрудника при приеме на работу необходимо:

• Установить флаг «Электронная трудовая книжка».
• В разделе «Трудовой стаж» ввести данные о стаже на основании справки СФР или предоставленных документов, даже если бумажной книжки нет.
• При формировании отчетов выбрать событие «Восстановление записей» или «Первичная запись», чтобы данные корректно ушли в Социальный фонд.

Внимание: В некоторых конфигурациях программ нет отдельного флага «Отразить в трудовой книжке» для старых периодов, если они вносяться как справочная информация. В этом случае вносится запись о приеме на текущую работу, а предшествующий стаж вносится в раздел «Стаж для расчета пособий» на основании документов-оснований.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли завести новую бумажную трудовую, если старая потеряна?

Нет. С 2023 года бумажные трудовые книжки новым работникам не заводятся, а взамен утерянных выдаются только справки о стаже. Восстановлению подлежат именно записи в электронной базе.

Что делать, если работодатель отказывается восстанавливать стаж?

Это незаконно. Работодатель обязан направить запрос в СФР. В случае отказа работник может обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд.

Как подтвердить стаж для пенсии без трудовой книжки?

Основным подтверждением в 2026 году являются данные индивидуального лицевого счета в СФР. Если там записей нет, потребуются архивные справки, копии приказов, ведомости на выдачу зарплаты или решение суда об установлении факта трудовой деятельности.

Отсутствие физической трудовой книжки в 2026 году, не препятствие для трудоустройства. Главное — наличие паспортных данных и СНИЛС. Все сведения о стаже хранятся в цифровом виде в Социальном фонде России. При утере документа ключевым этапом становится сбор сохранившихся копий документов и взаимодействие работодателя с государственными базами данных для корректного внесения записей в электронную трудовую книжку.

Помните: своевременное обращение к работодателю с заявлением о восстановлении записей поможет избежать проблем с назначением пенсии и социальных выплат в будущем.