Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж, зафиксированный в системе трудового законодательства Украины․ Потеря, уничтожение или повреждение книжки может возникнуть по разным причинам: кража, пожар, военные действия и т․д․ В такой ситуации важно знать, как быстро и правильно восстановить её, чтобы не потерять права на пенсию, отпуск и другие социальные гарантии․

Что такое восстановление трудовой книжки?

Восстановление (или выдача дубликата) трудовой книжки – это процедура, при которой работодатель или государственный орган выдает новый документ, содержащий все записи, которые были в оригинале․ Восстановление может быть:

• для работника, потерявшего книжку;
• для работника, у которого книжка была уничтожена работодателем;
• для работника, находящегося в зоне боевых действий, где собрать документы невозможно․

Ключевые нормативные акты

• Кодекс законов о труде Украины (КЗоТ), ст․ 24 – обязанность работодателя оформлять трудовую книжку;
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников (Приказ 58 от 29 июля 1993 г․);
• Порядок выдачи дубликатов трудовых книжек (Раздел 5 Инструкции);
• Постановления Кабинета Министров о цифровизации трудового учета (2021‑2025 г․)․

Когда можно восстановить трудовую книжку?

Восстановление возможно в следующих случаях:

1. Трудовая книжка потеряна работником․
2. Трудовая книжка уничтожена работодателем․
3. Трудовая книжка утрачена в зоне боевых действий, и собрать документы невозможно․

Важно помнить, что отсутствие трудовой книжки не являеться основанием для отказа в приёме на работу․ Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (ст․ 24 КЗоТ)․

Как правильно восстановить трудовую книжку?

Сбор документов

Для выдачи дубликата необходимо собрать следующие документы:

• Заявление о восстановлении трудовой книжки (шаблон можно скачать с сайта ПФУ)․
• Копия паспорта гражданина Украины․
• Справка о месте работы (если работник уже трудоустроен)․
• Справка о трудовом стаже (если работник не имеет трудовой книжки)․
• Свидетельство о рождении (для несовершеннолетних)․
• Документы, подтверждающие факт потери/уничтожения (полицейский протокол, акт о пожаре и т․д․)․
• Согласие работодателя (если работник находится в зоне боевых действий)․

Подача заявления

Существует два способа подачи заявления:

1. Через портал «ПФУ» (Пенсионный фонд Украины) – электронная подача․ Нужно зайти в личный кабинет, выбрать раздел «Восстановление трудовой книжки» и загрузить сканы документов․
2. Лично в Главном управлении Пенсионного фонда Украины (или в региональном управлении)․ Для этого необходимо подать оригиналы документов и заполнить форму․

Оформление дубликата

После проверки документов работодатель (или ПФУ) выдает дубликат трудовой книжки․ В случае, если в оригинале были записи об увольнении или переводе, которые признаны недействительными, дубликат выдаётся без этих записей․

Перенос записей в дубликат

Если работник уже имеет новую трудовую книжку после приёма на работу, то после получения дубликата можно перенести записи из новой книжки в дубликат․ Это делается по согласованию с работодателем․

Особенности восстановления во время войны (2025‑2026)

С 2021 г․ Украина постепенно переходит к электронному учёту трудовой деятельности․ В условиях военного времени появляется несколько особенностей:

• Если собрать документы невозможно, то при трудоустройстве на новое место работы руководствуйтесь пунктом 5․6 Порядка (восстановление без полного комплектования документов)․
• Возможность получения электронной копии всех записей через программу Дия или портал ПФУ․
• Для людей, находящихся в оккупированных территориях, предусмотрена процедура подтверждения трудового стажа онлайн․

Как получить электронную копию?

1. Зарегистрируйтесь на портале ПФУ․
2. Выберите раздел «Электронные документы»․
3. Запросите копию трудовой книжки․ При отсутствии оригинала будет выдана электронная версия․

Где обращаться за восстановлением?

Основные места, куда можно обратиться:

• Главное управление Пенсионного фонда Украины (ПФУ) – в Киеве или в региональном управлении․
• Портал ПФУ (https://www․pfu․gov․ua)․
• Программа Дия – доступна для мобильных устройств․
• Местный отдел по трудовым вопросам (если работник находится в зоне боевых действий)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить дубликат, если я не знаю точной даты потери? – Да, достаточно предоставить сведения о последнем месте работы и периоде трудового стажа․
• Сколько времени занимает выдача дубликата? – Обычно 10–15 рабочих дней, но в случае военных действий срок может увеличиться․
• Нужно ли платить за восстановление? – В большинстве случаев восстановление бесплатное, но возможны небольшие административные сборы․
• Можно ли восстановить только часть записей? – Да, если потеря произошла только в части книжки, можно восстановить недостающие записи․
• Как подтвердить трудовой стаж, если книжка в оккупации? – Через электронный портал ПФУ можно запросить подтверждение стажа, используя цифровую подпись․

Восстановление трудовой книжки в Украине – это прозрачный и регулируемый процесс, который позволяет сохранить права работника даже в сложных обстоятельствах․ Главное – собрать необходимые документы, воспользоваться электронными сервисами и, при необходимости, обратиться в ПФУ․ Помните, что отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу, а работодатель обязан оформить её в соответствии с законом․

Если вы столкнулись с потерей трудовой книжки во время войны, следуйте рекомендациям из пункта 4․2, а для получения электронных копий используйте программу Дия или портал ПФУ․ В случае сомнений – обратитесь к специалисту по трудовому праву или в местный отдел ПФУ․

Соблюдение всех шагов гарантирует, что ваш трудовой стаж будет учтен, а права на пенсию и социальные выплаты останутся защищёнными․