Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж работы, право на пенсионные и социальные выплаты. При её утере возникает вопрос: кто обязан оформить дубликат? Ниже подробно рассмотрены законодательные нормы, порядок действий и роли всех участников процесса.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, пункт 2: работодатель обязан вести трудовую книжку и вносить в неё записи о приёме, переводе, увольнении.
- Постановление Правительства РФ от № 1472 (Электронные трудовые книжки) – при переходе на электронный формат обязанность по выдаче дубликата сохраняется за работодателем.
- Письмо Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑3682 – даже если работник переходит на электронный формат, бумажный дубликат обязан выдать последний работодатель.
- Постановление Правительства РФ от № 1599 – порядок восстановления утраченной или испорченной трудовой книжки через МФЦ, портал Госуслуги или напрямую у работодателя.
Кто именно обязан восстановить книжку?
2.1 Последний работодатель (по месту последней записи)
Согласно пункту 27 Порядка ведения трудовых книжек, дубликат выдаёт работодатель, у которого была внесена последняя запись. Это основной принцип, который применяется в большинстве практических ситуаций.
2.2 Предыдущие работодатели
Если в дубликате необходимо отразить сведения о работе в нескольких организациях, то:
- Последний работодатель оформляет дубликат и вносит в него все известные сведения о предыдущих местах работы, полученные от работника (справки, выписки из ПФР и т.д.).
- При отсутствии полной информации работник может обратиться к каждому из прежних работодателей за подтверждающими документами (справка о работе, копии записей). Эти документы прилагаются к заявлению у последнего работодателя.
2.3 Работодатель, у которого произошла утрата по вине организации
Если книжка была утеряна, украдена или повреждена по вине работодателя (пожар, кража из архива), обязанность по выдаче дубликата полностью лежит на этом работодателе, независимо от того, где работник находится в данный момент.
2.4 Электронный формат трудовой книжки (ЭТК)
С 2021 года в России вводится обязательный переход на электронные трудовые книжки. Тем не менее, при утере бумажного оригинала работник имеет право потребовать дубликат у последнего работодателя, а сведения о стаже сохраняются в системе ПФР и в личном кабинете «Госуслуги».
Пошаговый порядок восстановления
3.1 Что делает работник?
- Собирает документы: паспорт, заявление о потере (можно оформить в свободной форме), справки о работе (если есть), выписку из ПФР (для подтверждения стажа).
- Обращается к последнему работодателю (по месту последней записи) с заявлением о выдаче дубликата.
- Если последний работодатель отказывается или невозможно установить контакт, работник может подать заявление через портал Госуслуги или в МФЦ.
3.2 Что делает работодатель?
- Получает заявление и проверяет личность работника (паспорт).
- В течение 15 рабочих дней (по ТК РФ) оформляет дубликат и вносит в него все известные записи.
- Если сведения о предыдущих местах работы неполные, просит работника предоставить подтверждающие документы.
- Выдаёт дубликат работнику и фиксирует факт выдачи в журнале учёта кадров.
3.3 Как оформить заявление через Госуслуги?
Для подачи онлайн‑заявления необходимо:
- Войти в личный кабинет на gosuslugi.ru.
- Выбрать услугу «Восстановление трудовой книжки».
- Заполнить форму (ФИО, СНИЛС, место последней работы, причина утери).
- Прикрепить скан паспорта и, если есть, справку о работе.
- Отправить заявку – в течение 15‑20 дней будет подготовлен дубликат, который можно получить в МФЦ или в отделении работодателя.
Особые случаи
4.1 Утеря книжки в период безработицы
Если работник потерял книжку после увольнения и до поступления на новое место, дубликат выдаёт работодатель, у которого была последняя запись. При отсутствии возможности связаться с ним работник может обратиться в ПФР за выпиской о трудовом стаже и затем в МФЦ.
4.2 Множественные места работы одновременно
При одновременной работе в нескольких организациях (например, совместительство) каждый из работодателей вносит запись в свою часть книжки. При утере дубликат оформляется последним работодателем, а остальные подтверждающие справки прилагаются к заявлению.
4.3 Переход на электронный формат
Если у работника уже есть электронная трудовая книжка, но он желает получить бумажный дубликат, он также обращается к последнему работодателю. Электронные записи автоматически синхронны с ПФР, поэтому в дубликате будет отражён весь стаж.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать дубликат?
- Письменный запрос с указанием ссылки на ТК РФ и письмо Минтруда от .
- Обращение в Государственную инспекцию труда (подача жалобы в течение 30 дней);
- Если ситуация не решается, можно подать исковое заявление в суд о принудительном восстановлении трудовой книжки.
Практические рекомендации
- Не откладывайте – сразу после обнаружения утери оформляйте заявление.
- Сохраняйте копии всех документов (справки, выписки из ПФР), они ускорят процесс.
- При возможности переходите на электронный формат – он хранится в государственном реестре и не может быть утерян.
- Если вы меняете работу, попросите работодателя выдать дубликат до подписания трудового договора.
- Регулярно проверяйте свои данные в личном кабинете ПФР (https://pfr.gov.ru) – там отражён весь ваш трудовой стаж.
Восстановление утерянной трудовой книжки – обязанность последнего работодателя, у которого была внесена последняя запись. Работник обязан предоставить заявление и подтверждающие документы, а работодатель в течение 15 рабочих дней выдает дубликат. При отказе работодателя существуют административные и судебные механизмы защиты прав работника. Переход на электронный формат значительно упрощает процесс, но даже в этом случае дубликат бумажного варианта может быть выдан по требованию.
Дата актуализации информации: 21 мая 2026 г.