Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовой стаж, должности и достижения работника.
Когда она утеряна, её восстановление становится обязанностью работодателя. Ниже приведён подробный разбор всех этапов, необходимых документов и сроков, с учётом действующего законодательства и практики 2026 года.

Что такое трудовая книжка и почему важно её восстановить

Трудовая книжка фиксирует:

• даты начала и окончания трудовых отношений;
• должности, на которых работал сотрудник;
• премии, поощрения, награды;
• причины увольнения.

Без актуальной записи работник не может подтвердить свой стаж, а работодателю — проверить законность трудовых договоров. Поэтому восстановление документа критически важно для обеих сторон.

Законодательная база

Восстановление трудовой книжки регулируется:

• Порядком выдачи дубликатов трудовых книжек (Порядок № 27);
• Трудовым кодексом РФ (ст. 122–125);
• Федеральным законом «О государственной службе» (если работник был госслужащим).

Согласно пункту 27 Порядка, работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней со дня подачи заявления работника.

Кто отвечает за восстановление

В соответствии с законодательством, работодатель несёт ответственность за:

• сбор и проверку всех данных о стаже;
• внесение записей в дубликат трудовой книжки;
• выдачу документа в установленный срок.

Работник обязан предоставить сведения о предыдущих местах работы и документы, подтверждающие стаж.

Порядок действий работодателя

Сбор информации от работника

Работник должен предоставить:

1. Справку о стаже (СТД‑ПФ РФ) от ФСС;
2. Копии трудовых договоров, приказов о приёме на работу;
3. Сведения о наградах и поощрениях (если есть).

Запросы к предыдущим работодателям

Если работник работал в нескольких компаниях, работодатель направляет письменные запросы каждому из них:

• Запрос о подтверждении даты начала и окончания трудовых отношений;
• Сведения о должностях и обязанностях;
• Информация о премиях, наградах.

Запросы оформляются в виде официального письма с копией трудовой книжки (если она есть) и копией договора.

Запросы к архивам

Если прежний работодатель ликвидирован или прекратил деятельность, работодатель обращается в:

• Государственный архив (для компаний, закрывшихся более 10 лет);
• Муниципальный архив (для муниципальных предприятий).

Запросы оформляются в соответствии с требованиями архива, обычно в виде письма с указанием периода работы и ФИО сотрудника.

Подготовка дубликата трудовой книжки

После получения всех подтверждений работодатель:

1. Оформляет дубликат на официальном бланке организации;
2. Вносит в него все записи о стаже, должностях и наградах;
3. Подписывает и заверяет каждую запись (если требуется).

Внесение записей о стаже

Записи оформляются в соответствии с шаблоном, установленным Порядком. Важно:

• Указать точные даты начала и окончания работы;
• Указать должность и подразделение;
• Указать сведения о премиях, наградах и поощрениях.

Сроки выдачи дубликата

В соответствии с пунктом 27 Порядка, работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней со дня получения заявления. Если срок не соблюдён, работник имеет право обратиться в контролирующие органы (например, в ПФР или в инспекцию труда);

Что нужно предоставить работнику

Для ускорения процесса работник должен подготовить:

• Справку о стаже (СТД‑ПФ РФ) от ФСС;
• Копии всех трудовых договоров и приказов о приёме;
• Сведения о наградах, премиях;
• Список предыдущих работодателей с датами работы.

Все документы желательно иметь в оригинале и в заверенных копиях.

Что делать, если информация отсутствует

Если какие‑то данные недоступны (например, прежний работодатель не существует), работодатель может:

• Обратиться в архивы для получения сведений;
• Попросить работника предоставить справки из ФСС, пенсионного фонда, налоговой службы;
• Использовать справки о стаже, выданные работодателем в момент увольнения (если они есть).

В случае невозможности подтвердить часть данных, в дубликате указывается «неизвестно» с указанием причины.

Важные нюансы и советы

• Соблюдайте сроки. 15 рабочих дней – обязательный срок. Нарушение может привести к штрафам.
• Проверяйте точность дат. Ошибки в датах могут привести к конфликтам при проверке стажа.
• Сохраняйте копии всех запросов. Они могут понадобиться в случае споров.
• Используйте официальные бланки. Дубликат должен быть оформлен на бланке организации;
• Обратитесь к юристу. При сложных случаях (много работодателей, разрозненные данные) лучше проконсультироваться.

Как проверить правильность дубликата

После получения дубликата работник должен:

1. Сравнить даты начала и окончания работы с собственными записями;
2. Проверить наличие записей о должностях и премиях;
3. Убедиться, что все записи подписаны и заверены.

Если обнаружены ошибки, необходимо незамедлительно обратиться к работодателю для их исправления.

Восстановление трудовой книжки – это совместный процесс, в котором работодатель играет ключевую роль. Соблюдение законных требований, своевременное предоставление документов и точность записей позволяют избежать конфликтов и сохранить права работника. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете быстро и корректно восстановить трудовую книжку, даже если она была утеряна работодателем.