Запись о поощрении в трудовой книжке – обязательный документ, фиксирующий благодарность, премию, медаль или иное вознаграждение сотрудника. Правильное оформление позволяет избежать споров при переходе на новую работу, при проверке контролирующих органов и при оформлении пенсионных прав.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ и нормативным актам Министерства труда, сведения о награждении вносятся в раздел «Сведения о награждении» трудовых книжек. В 2026 году такие записи могут быть сделаны как в бумажном, так и в электронном виде, однако:

• Если трудовая книжка ведётся в бумажном виде, запись обязана быть выполнена в соответствии с установленным порядком.
• При переходе сотрудника на электронный формат в книжке должна быть специальная закрывающая запись, после которой в неё нельзя вносить новые записи.
• Если раздел «Сведения о награждении» полностью заполнен, допускается добавить вкладыш, который имеет полную юридическую силу.

Нормативные документы 2026 года

В 2026 году основными источниками являются:

1. Положения о порядке заполнения трудовых книжек (КонсультантПлюс, 2026).
2. Примеры актов и образцов внесения поощрений (образцы 2022‑2025 годов).
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2026 году (публикация «Современный предприниматель»).

Когда требуется запись о поощрении?

Запись вносится, если:

• Работодатель официально принял решение о поощрении (грамота, медаль, благодарность, премия).
• Поощрение оформлено в виде официального документа (приказ, указ, сертификат).
• Сотрудник находится в бумажной форме трудовой книжки.

Если поощрение не оформлено официально (например, простое слово благодарности без документа), запись в книжку не требуется.

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке

Общие требования к оформлению

Запись должна содержать следующие элементы:

• Графа 3 – полное и сокращённое наименование организации‑работодателя.
• Графа 4 – дата награждения.
• Графа 5 – вид поощрения (грамота, медаль, премия и т.д.).
• Графа 6 – основание (приказ, указ, решение и т.д.).
• Графа 7 – подпись руководителя и печать (при наличии).

Пошаговая инструкция

1. Убедитесь, что в разделе «Сведения о награждении» есть свободное место.
2. Если места нет, подготовьте вкладыш одинакового формата.
3. Заполните все графы согласно образцу (см. ниже).
4. Подпишите запись руководителя и поставьте печать.
5. Сохраните копию документа о поощрении рядом с записью.

Пример заполнения

Сведения о награждении
Графа 3: ООО «ТехноСервис» (ООО «ТС»)
Графа 4: 
Графа 5: Благодарность
Графа 6: Приказ № 123 от 
Графа 7: Подпись: И.И. Иванов

Как внести запись в электронную трудовую книжку

Электронный формат допускается, если:

• Работник уже перешёл на электронный документооборот.
• В бумажной книжке присутствует закрывающая запись, подтверждающая окончание бумажного ведения.

В электронной книжке запись о поощрении оформляется так же, как и в бумажном документе, но в системе обычно предусмотрены готовые шаблоны. Пример заполнения в системе «КонсультантПлюс»:

1. Выберите раздел «Сведения о награждении».
2. Нажмите «Добавить запись».
3. Заполните поля: дата, вид поощрения, основание, комментарий.
4. Прикрепите скан приказа или иного документа.
5. Подтвердите запись подписью (ЭЦП) руководителя.

Примеры разных ситуаций

При наградении медалью

Запись:

• Графа 5 – «Медаль «За выдающиеся результаты»
• Графа 6 – «Приказ № 45 от »
• Графа 7 – подпись и печать

При выдаче премии

Запись:

• Графа 5 – «Премия»
• Графа 6 – «Решение Совета директоров от »
• Графа 7 – подпись и печать

При объявлении благодарности

Запись:

• Графа 5 – «Благодарность»
• Графа 6 – «Постановление администрации от »
• Графа 7 – подпись и печать

Частые ошибки и как их избежать

• Омиссивное заполнение графа 3 – необходимо указывать полное наименование организации.
• Отсутствие даты – без даты запись считается недействительной.
• Неучёт вкладыша – если основной раздел заполнен, вкладыш должен быть оформлен так же, как и основной документ.
• Несоответствие формы – используйте актуальные образцы 2026 года.
• Отсутствие подписи – без подписи руководителя запись не имеет юридической силы.

Правильная запись о поощрении в трудовой книжке – важный элемент трудовой документации. Соблюдая требования 2026 года, используя актуальные образцы и следуя пошаговой инструкции, вы гарантируете:

• Полноту и достоверность сведений.
• Соответствие законодательству РФ.
• Отсутствие проблем при переходе сотрудника на новую работу или при проверке.

Помните, что в случае сомнений рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому делу или воспользоваться сервисом «КонсультантПлюс», где доступны готовые шаблоны и консультации.

Автор статьи: кадровый эксперт, 2026 год.