Потеря трудовой книжки сотрудника – ситуация‚ требующая быстрого и правильного реагирования со стороны работодателя. Независимо от того‚ ведётся ли документ в бумажном или электронном виде‚ работодатель обязан обеспечить восстановление сведений о трудовой деятельности и минимизировать риски для сотрудника и организации.

Определить формат трудовой книжки

С 1 января 2020 года в России действует двойная система ведения трудовых книжек:

• Бумажная трудовая книжка – традиционный документ на бумажном носителе.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – сведения о трудовой деятельности хранятся в базе Социального фонда России (СФР) и доступны через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Первым шагом работодателя является уточнение‚ в каком формате ведётся трудовая книжка у конкретного сотрудника. Эта информация фиксируется в кадровом учёте и в заявлении сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки (ст. 66‚ 66.1 ТК РФ).

Действия при утрате бумажной трудовой книжки

Фиксация факта утраты

Сотрудник обязан сообщить о потере трудовой книжки в письменном виде (заявление) и‚ при возможности‚ приложить копию заявления в отдел кадров. Работодатель фиксирует дату получения заявления и выдаёт сотруднику подтверждение о принятии заявления (можно оформить в виде приказа о регистрации утраты трудовой книжки).

Восстановление сведений

Восстановление производится на основании данных‚ хранящихся у работодателя:

1. Запросить из личного дела сотрудника копии всех приказов о приёме‚ переводах‚ повышениях‚ увольнениях‚ а также выписки из трудовой книжки‚ если они ранее были сделаны.
2. Сформировать восстановленную трудовую книжку на бланке установленной формы (Приложение № 1 к ТК РФ). В неё вносятся все сведения о трудовой деятельности‚ подтверждённые документами.
3. Подписать восстановленную книжку руководителем организации и заверить её печатью (если печать используется).
4. Выдать восстановленную трудовую книжку сотруднику под расписку.

Уведомление органов

Согласно ст. 66 ТК РФ‚ работодатель обязан в течение трёх рабочих дней уведомить органы Социального фонда России о факте утраты и восстановлении трудовой книжки. Уведомление направляется в электронном виде через личный кабинет работодателя на портале СФР или посредством заполнения формы ЕФС-1 с указанием причины «утрата трудовой книжки».

Ответственность

Если утрата произошла по вине работодателя (например‚ хранение в ненадлежащих условиях)‚ сотрудник может потребовать компенсацию ущерба (ст. 237 ТК РФ). В таких случаях рекомендуется оформить внутренний акт о нарушении и‚ при необходимости‚ возместить расходы на восстановление документа.

Действия при утрате доступа к электронной трудовой книжке

Электронная трудовая книжка хранится в базе СФР‚ поэтому физическая утрата документа невозможна. Однако сотрудник может потерять доступ к своему личному кабинету (например‚ забыл пароль‚ потерял доступ к телефону или электронной почте). В этом случае работодатель помогает восстановить доступ:

• Направить запрос в СФР о предоставлении выписки из ЭТК (форма ЕФС-1) с указанием периода трудовой деятельности.
• Полученную выписку распечатать и передать сотруднику под расписку как подтверждение трудового стажа.
• При необходимости помочь сотруднику восстановить доступ к личному кабинету на портале «Госуслуги» (сброс пароля‚ привязка нового номера телефона).

Важно: работодатель не вправе вносить изменения в электронную трудовую книжку самостоятельно; все корректировки осуществляются только через СФР на основании представленных документов (приказы‚ соглашения и т.д;).

Профилактика потери трудовой книжки

Чтобы минимизировать риски утраты‚ работодатель может принять следующие меры:

• Хранить бумажные трудовые книжки в огнеупорном шкафу или сейфе с ограниченным доступом.
• Вести электронный дубликат всех записей (сканы или фотографии страниц) в защищённой корпоративной системе.
• Регулярно информировать сотрудников о порядке хранения и восстановления трудовой книжки.
• При переходе на электронную форму трудовой книжки оформлять письменное согласие сотрудника и фиксировать его в личном деле.

Краткий чек‑лист для работодателя

1. Получить письменное заявление сотрудника о утрате трудовой книжки.
2. Оформить приказ о регистрации утраты.
3. Определить формат (бумажный/электронный).
4. Собрать подтверждающие документы (приказы‚ выписки).
5. Восстановить трудовую книжку (бумажную) или запросить выписку из ЭТК.
6. Выдать документ сотруднику под расписку.
7. Уведомить СФР в течение трёх рабочих дней.
8. При необходимости оформить внутренний акт и рассмотреть вопрос о компенсации ущерба;

Потеря трудовой книжки – не редкость‚ но при правильном и своевременном реагировании работодатель может минимизировать негативные последствия для сотрудника и избежать возможных штрафов. Главное – чётко следовать требованиям ТК РФ‚ сохранять всю документацию о трудовой деятельности и взаимодействовать с Социальным фондом России в установленном порядке.