Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Правовые основы
2. Обязанности работодателя и работника
3. Что делать, если утеряна трудовая книжка сотрудником
4. Что делать, если утеряна трудовая книжка работодателем
5. Восстановление книжки через Пенсионный фонд России (ПФР)
6. Получение сведений о стаже из государственных архивов
7. Особые случаи: вахтовый метод, ликвидация предприятия, работа за границей
8. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
9. Образец заявления о выдаче дубликата
10. Перечень документов, необходимых для восстановления
11. Сроки, штрафы и ответственность

Правовые основы

• Приказ Минтруда России № 320н от  г. – утверждает форму и порядок заполнения (бумажных) трудовых книжек, а также регламентирует выдачу дубликатов.
• Письмо Роструда от  г. № ПГ/30991‑6‑1 – разъясняет порядок приёма на работу лиц, у которых отсутствует трудовая книжка, и порядок оформления заявления о ведении сведений о трудовой деятельности в электронной форме.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), ст. 183‑185 – регулируют порядок ведения трудовых книжек, их замену и ответственность за утрату.
• Федеральный закон № 273‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (вступил в силу с 2022 г.) – определяет порядок перехода на электронный формат.

Все указанные нормативные акты действуют одновременно, поэтому при решении вопроса необходимо учитывать как бумажный, так и электронный порядок ведения трудовой книжки.

Обязанности работодателя и работника

Что делать, если утеряна трудовая книжка сотрудником

1. Получить от работника заявление. Формат заявления – два экземпляра (один остаётся у работодателя, второй выдается работнику). Пример заявления см. в разделе «Образец заявления».
2. Проверить наличие подтверждающих документов. Это могут быть:
   • Приказы о приёме и увольнении;
   • Справки о стаже от предыдущих работодателей;
   • Выписка из ПФР о страховом стаже;
   • Копии записей из электронных трудовых книжек (если они есть).
3. Если подтверждающих документов достаточно – оформить дубликат. Дубликат заполняется в соответствии с пунктом V Приказа 320н (все записи копируются в том же порядке, что и в оригинале).
4. Если документов недостаточно – запросить сведения. Направить запрос в ПФР (по форме № ПФР‑2) и/или в государственный архив (по форме «Запрос о выдаче выписки из трудового архива»).
5. Выдать дубликат (или выписку) работнику. Дубликат подписывается руководителем и заверяется печатью организации. Срок – не более 15 рабочих дней с момента получения полного пакета документов.
6. Внести запись в электронную трудовую книжку. Если организация использует ЭТК, необходимо загрузить сведения о стаже в систему «Госуслуги» через портал «Электронная трудовая книжка».

Что делать, если утеряна трудовая книжка работодателем

Ситуация, когда потеря произошла по вине работодателя (например, в результате утраты в архиве), регулируется ст. 183 ТК РФ. Работодатель обязан:

1. Составить акт об утрате (двух экземпляров) и подписать его вместе с работником.
2. Сразу же уведомить работника о необходимости восстановления документа.
3. В течение 15 рабочих дней оформить дубликат (при наличии подтверждающих документов) или направить запрос в ПФР/архив, как описано в пункте 3.
4. Если дубликат не может быть выдан (например, из‑за отсутствия подтверждающих бумаг), работодатель обязан выплатить штраф в размере 5 000 рублей за каждый случай нарушения порядка ведения трудовой книжки (см. ст. 192 ТК РФ).

Важно: в случае утраты работодателем, ответственность за своевременное восстановление документа лежит именно на нём, а не на работнике.

Восстановление книжки через Пенсионный фонд России (ПФР)

Обращение в ПФР – самый простой и бесплатный способ получить сведения о трудовом стаже, если оригинал книжки утерян.

Пошаговая инструкция

1. Собрать пакет документов (см. раздел «Перечень документов»).
2. Заполнить форму Заявление о выдаче выписки из ПФР о страховом стаже (форма № ПФР‑2). Можно сделать онлайн через портал ПФР или лично в отделении.
3. Подать заявление:
   • Лично в отделении ПФР (по месту жительства);
   • Заказным письмом с описью вложения;
   • Через портал Госуслуги (раздел «Пенсионные выплаты» → «Справка о страховом стаже»).
4. Ожидать готовности выписки (обычно 5‑10 рабочих дней).
5. Получив выписку, оформить дубликат трудовой книжки в соответствии с Приказом 320н, используя полученные сведения.

Выписка из ПФР считается официальным документом, подтверждающим стаж, и может быть использована при приёме на работу, расчёте пенсии и иных социальных выплат.

Получение сведений о стаже из государственных архивов

Если работник ранее трудился в организации, которая была ликвидирована, или если ПФР не имеет полной информации, необходимо обратиться в Государственный архив РФ (или региональный архив).

Алгоритм обращения

1. Сформировать запрос в свободной форме, указав ФИО, даты работы, название организации, ИНН/КПП организации.
2. Приложить копию заявления работника, копию паспорта и, если есть, копию приказов о приёме/увольнении.
3. Отправить запрос заказным письмом в архив или подать лично.
4. Ожидать ответа (сроки – от 10 до 30 дней, в зависимости от загруженности архива).
5. Получив копию записи из архива, оформить дубликат трудовой книжки.

За выдачу копий из архива может взиматься государственная пошлина (примерно 300 рублей за лист).

Особые случаи

7.1 Вахтовый метод работы

• Вахтовый сотрудник часто получает выписку из ПФР вместо полной трудовой книжки.
• При приёме на новое место работы работодатель может запросить у вахтовой организации «Справку о вахтовом стаже», а также выписку из ПФР.

7.2 Ликвидация предприятия

• Последний работодатель (ликвидированная компания) обязан передать все трудовые книжки в архив или в ПФР.
• Если книжка утеряна, работнику следует обратиться в архив, где хранятся документы ликвидированных организаций.

7.3 Работа за границей

• Для граждан, работавших за пределами РФ, трудовая книжка может быть заменена справкой о стаже от иностранного работодателя и выпиской из ПФР о страховом стаже в РФ.
• Приём на работу в РФ – запросить у работника копию международного трудового договора и перевод справки на русский язык.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2022 года в России активно вводится электронный формат трудовой книжки. Приём на работу без бумажной книжки возможен, если:

• Работодатель имеет доступ к системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) через портал Госуслуги;
• Работник предоставил заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронной форме (см. письмо Роструда от  г.).

В этом случае:

1. Работник заполняет заявление в личном кабинете «Госуслуги».
2. Работодатель подтверждает запись в ЭТК, указав даты начала и окончания работы, должность, тарифную ставку.
3. Все данные сохраняются в единой базе, доступной как работодателю, так и работнику.

ЭТК избавляет от необходимости оформления дубликатов, однако в случае утраты доступа к системе (например, из‑за технических сбоев) рекомендуется иметь бумажный дубликат, оформленный в течение 15 дней.

Образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки

Заявление
о выдаче дубликата трудовой книжки

Я, ФИО полностью, паспорт: серия ___ номер ___, выдан кем и когда, проживающий(ая) по адресу: адрес, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с утерей оригинального документа.
Основание: утрата трудовой книжки по вине работодателя/по своей вине (указать причину).

Приложения:
Копия паспорта;
Приказы о приёме и увольнении (если имеются);
Справка из ПФР о страховом стаже;
Иные подтверждающие документы (перечислить).

Подпись: ____________

Заявление подаётся в два экземпляра: один остаётся у работодателя, второй выдаётся работнику вместе с дубликатом.

Перечень документов, необходимых для восстановления

Сроки, штрафы и ответственность

• Срок выдачи дубликата – не более 15 рабочих дней со дня получения полного пакета документов (пункт V Приказа 320н).
• Если работодатель не выдал дубликат в установленный срок, он может быть привлечён к административной ответственности:
  • Штраф для юридических лиц – от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 192 ТК РФ).
  • Для индивидуального предпринимателя – от 2 000 до 10 000 рублей.
• Работник, скрывающий факт утери трудовой книжки, может быть привлечён к дисциплинарной ответственности (выговор) по ст. 192 ТК РФ.
• В случае, когда работник отказывается предоставить сведения о стаже, работодатель имеет право отказать в приёме на работу (письмо Роструда от  г.).

Потеря трудовой книжки – ситуация, требующая быстрых и чётких действий как со стороны работника, так и работодателя. Ключевые моменты:

• Сразу оформить письменное заявление и собрать подтверждающие документы.
• Воспользоваться бесплатным сервисом ПФР для получения выписки о страховом стаже.
• При отсутствии полной информации – обращаться в государственный архив.
• Соблюдать срок в 15 рабочих дней для выдачи дубликата, иначе наступает административная ответственность.
• При возможности переходить на электронную трудовую книжку – это упрощает процесс и снижает риск утери документа.

Следуя изложенному алгоритму, работодатель сможет без штрафов и задержек оформить дубликат трудовой книжки, а работник – подтвердить свой трудовой стаж и продолжить карьерный рост.

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов РФ, письма Роструда от  г., Приказа Минтруда № 320н от  г. и рекомендаций специалистов по трудовому праву.