Ситуация, когда работник приходит устраиваться на работу, а его трудовая книжка утеряна, — не редкость․ Также иногда документ может быть потерян и по вине самого работодателя (например, при переезде офиса, затоплении или по причине халатности кадровика); В любом случае, законодательство четко регламентирует порядок действий․ В этой статье мы подробно разберем, как работодателю действовать в 2025-2026 годах, учитывая переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․
Кто виноват в утере и как это влияет на действия работодателя?
Алгоритм восстановления документа напрямую зависит от того, по чьей вине произошла утеря․ От этого зависит, кто будет собирать документы и оплачивать процедуру оформления дубликата․
Утеря по вине работника
Если сотрудник сам потерял трудовую книжку (например, после того, как отдел кадров выдал ее ему под роспись при увольнении, или она была утеряна дома), он должен сам позаботиться о ее восстановлении․ Однако работодатель обязан оказать ему в этом содействие․
По закону работнику следует обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей․ Тот, в свою очередь, обязан оформить дубликат в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления и предоставления подтверждающих документов․
Утеря по вине работодателя
Если книжка была утеряна в отделе кадров (пока сотрудник еще работал или после его увольнения, но документ не был выдан на руки), ответственность полностью лежит на работодателе․ Именно он должен проводить все соответствующие процедуры по восстановлению стажа․ Если работодатель откажется это сделать, гражданин имеет право подать жалобу в Трудовую инспекцию и потребовать компенсацию․
В этом случае алгоритм следующий:
- Работодатель самостоятельно запрашивает сведения о стаже работника у предыдущих работодателей или через государственные органы (Социальный фонд, Госуслуги, МФЦ)․
- Работника нужно попросить написать заявление на выдачу дубликата․
- На основании собранных данных работодатель оформляет и выдает дубликат․
Новый работник говорит, что потерял трудовую книжку: план действий
Самая частая ситуация: к вам устраивается новый сотрудник, и он заявляет, что бумажная трудовая книжка у него утеряна․ Как действовать работодателю в 2025-2026 годах?
Шаг 1․ Проверка статуса электронной трудовой книжки (ЭТК)
Прежде чем оформлять новые бумаги, обязательно уточните статус ЭТК сотрудника․ Иными словами, если у прежнего работодателя такой работник перешел на ЭТК, впоследствии при новом трудоустройстве он не может рассчитывать на то, что ему будет оформлена бумажная трудовая книжка․ Если в выписке из электронной трудовой указаны все места работы, восстанавливать утерянную или испорченную бумажную книжку нет никакого смысла — вы просто заводите на работника электронную трудовую․
Шаг 2․ Выбор варианта оформления бумажного документа
Если сотрудник не переходил на ЭТК или настаивает на бумажном носителе, у работодателя есть два варианта действий:
- Отправить сотрудника за дубликатом к предыдущему работодателю․ Это самый простой путь для вас․ Вы можете порекомендовать работнику обратиться по последнему месту работы для оформления дубликата, так как именно предыдущий работодатель обязан внести все записи о его стаже у других работодателей․
- Оформить новую книжку (или дубликат) по месту новой работы․ Если работник не хочет или не может идти к прежнему работодателю, вы обязаны принять его и оформить документы․ В этом случае работодатель должен оформить и выдать ему дубликат трудовой книжки․ Однако есть нюанс: если работник не предоставит подтверждающие документы о предыдущем стаже, вы оформите новую книжку без записей о работе у других работодателей (то есть чистый бланк, в котором первой записью будет запись о приеме на работу к вам)․
Как правильно оформить дубликат?
Взамен утерянной или пришедшей в негодность трудовой книжки всегда выдается дубликат․ Он выглядит так же, как и обычная трудовая книжка, но на первой странице (в правом верхнем углу) ставится штамп или делается надпись от руки: «Дубликат»․
Что указывать в дубликате?
- Общий стаж, вносится суммарно (общее количество лет, месяцев, дней работы) без указания конкретных компаний, должностей и приказов․
- Конкретные периоды и должности — вносятся только на основании предоставленных работником официальных документов (справок, выписок, копий приказов от предыдущих работодателей, архивных справок, выписок из Социального фонда или Госуслуг)․
Закон не регламентирует детально процесс восстановления утерянной трудовой книжки по вине работодателя, но судебная практика и правила ведения трудовых книжек однозначно говорят о том, что если книжка утеряна по вине работодателя, он все равно выдает дубликат и несет все сопутствующие расходы на сбор справок и покупку нового бланка․
Краткая инструкция для работодателя
- Получить от работника письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки взамен утерянной․
- Запросить у работника подтверждающие стаж документы (справки, договоры, выписки из ПФР/СФР, Госуслуг)․ Если утеря произошла по вашей вине — работодатель собирает эти данные самостоятельно․
- Купить чистый бланк трудовой книжки (за счет работодателя, если утеря произошла по его вине, или за счет работника, если он потерял документ сам)․
- Оформить дубликат в течение 15 рабочих дней․
- Внести запись о выдаче дубликата в книгу учета движения трудовых книжек․
Если трудоустройство неизбежно, а трудовой книжки нет, наниматель заводит новую книжку или оформляет её дубликат․ Главное для работодателя — не отказывать в приеме на работу из-за отсутствия документа․ В эпоху электронного кадрового документооборота обязательно проверяйте наличие электронной трудовой книжки у кандидата — это значительно упростит жизнь и работнику, и отделу кадров․ Помните, что грамотное и своевременное оформление дубликата защитит компанию от штрафов со стороны Трудовой инспекции и судебных исков от сотрудников․