При приеме нового сотрудника на работу кадровые специалисты часто сталкиваются с ситуацией‚ когда у соискателя отсутствует бумажная трудовая книжка. Причины могут быть разными: утеря‚ кража‚ порча документа или переход на электронную трудовую (ЭТК) с потерей бумажного оригинала. В 2026 году порядок восстановления этого важного документа имеет свои особенности‚ которые необходимо знать‚ чтобы избежать ошибок и штрафов.

В этой статье мы подробно разберем‚ кто обязан выдавать дубликат‚ какие документы потребуются от сотрудника‚ каковы сроки оформления и как правильно заполнить ьный лист и разделы о стаже.

В каких случаях оформляется дубликат?

Согласно действующему законодательству и разъяснениям Роструда‚ дубликат трудовой книжки заводится в следующих основных случаях:

• Утеря трудовой книжки работником. Сотрудник обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы.
• Порча документа. Если записи стали нечитаемыми или страницы вырваны.
• Отсутствие записей. Если в трудовой книжке отсутствуют необходимые сведения о стаже.

Важный нюанс 2026 года: Даже если сотрудник ранее подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (перешел на ЭТК)‚ но при этом потерял свой бумажный оригинал‚ работодатель обязан оформить ему дубликат бумажной трудовой по заявлению работника. Эксперты Роструда подтверждают‚ что переход на электронный формат не отменяет права сотрудника иметь бумажный дубликат.

Кто выдает дубликат: новый или старый работодатель?

Это один из самых частых вопросов. Порядок действий зависит от того‚ где произошла утрата:

1. Если трудовая потеряна во время работы у текущего работодателя (например‚ документ находился в отделе кадров и пропал)‚ то дубликат оформляет текущий работодатель. Он обязан восстановить все записи‚ имевшиеся на момент утери.
2. Если сотрудник приходит на новую работу уже без трудовой книжки (потерял дома или у предыдущего работодателя)‚ то дубликат оформляет новый работодатель. Однако делает он это только на основании документов‚ подтверждающих стаж‚ полученных от предыдущих мест работы или из архивов.

Предыдущий работодатель (где была внесена последняя запись) обязан выдать справку о периодах работы‚ службы и должности работника. Эта справка является основанием для заведения дубликата по новому месту работы.

Пошаговая инструкция по оформлению дубликата

Процесс восстановления документа строго регламентирован. Вот алгоритм действий для кадровика:

Шаг 1. Получение заявления от сотрудника

Работник должен написать заявление в свободной форме с просьбой выдать дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой (или порчей). В заявлении также можно указать просьбу внести сведения о стаже на основании имеющихся документов.

Шаг 2. Сбор подтверждающих документов

Для внесения записей о прошлом стаже в дубликат необходимы доказательства. Сотрудник должен предоставить:

• Справки с предыдущих мест работы (с указанием периодов‚ должностей и приказов о приеме/увольнении).
• Копии приказов о приеме и увольнении (заверенные надлежащим образом).
• Выписку из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма СЗИ-6 или аналог из СФР/ПФР)‚ которая содержит информацию о периодах работы и страховых взносах.
• Трудовые договоры.

Без подтверждающих документов в дубликат вносится только запись о приеме на работу к текущему работодателю.

Шаг 3. Соблюдение сроков

Работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления. Если для восстановления записей требуется запрос в архив или к предыдущему работодателю‚ срок может быть продлен‚ но об этом необходимо уведомить сотрудника.

Особенности заполнения дубликата в 2026 году

Дубликат фактически является новой трудовой книжкой‚ но имеет свои особенности заполнения:

ьный лист

Заполняется так же‚ как и в новой трудовой книжке: ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия.

Ключевое отличие: На ьном листе в верхнем правом углу делается надпись «Дубликат». Также на ьном листе ставится дата заполнения.

Раздел «Сведения о работе»

В этот раздел вносятся данные в следующей последовательности:

1. Общий стаж. В графе 3 первой строкой вносится запись об общем стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию. Указывается суммарно годы‚ месяцы и дни (например: «Общий стаж работы составляет 5 лет 3 месяца 10 дней»). Основанием служат предоставленные сотрудником документы.
2. Запись о приеме; Следующей строкой вносится запись о приеме на работу к текущему работодателю (дата‚ должность‚ приказ).

Важно: Не нужно вносить в дубликат все прошлые места работы отдельными строками с датами приема и увольнения‚ если нет точных копий приказов. Достаточно общей записи о стаже‚ если точные данные восстановить невозможно‚ но есть подтверждение из СФР.

Частые ошибки при оформлении

• Отказ в выдаче дубликата. Работодатель не имеет права отказать в выдаче дубликата‚ даже если сотрудник перешел на ЭТК‚ но потерял бумажную версию.
• Внесение записей без документов. Записывать информацию «со слов» сотрудника запрещено. Каждое слово должно быть подтверждено справкой‚ копией приказа или выпиской из лицевого счета.
• Нарушение сроков. Задержка выдачи дубликата более чем на 15 рабочих дней без уважительной причины может повлечь административную ответственность.

Оформление дубликата трудовой книжки новому сотруднику — процедура‚ требующая внимательности и знания законодательства. Главное помнить: дубликат выдается по заявлению работника‚ срок оформления составляет до 15 рабочих дней‚ а основой для записей служат только документально подтвержденные данные. Правильное восстановление трудовой книжки гарантирует сотруднику сохранение его пенсионных прав и стажа‚ а работодателю, отсутствие проблем с проверяющими органами.