Утеря трудовой книжки — ситуация неприятная, но в современных реалиях Республики Беларусь решаемая. С 1 июля 2021 года в стране запущена система персонифицированного учета, что кардинально изменило подход к восстановлению документов о стаже. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальном законодательстве и новых электронных сервисах.

Главное изменение: Цифровой аналог трудовой книжки

Самое важное, что нужно помнить: для периодов работы после 1 июля 2021 года бумажная трудовая книжка перестала быть единственным источником истины. Вся информация о вашей трудовой деятельности содержится в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица.

Эти данные являются практически полным цифровым аналогом трудовой книжки. Это позволяет восстановить дубликат с точностью до каждой записи, часто даже без необходимости обращаться к предыдущим работодателям за справками, если период работы отражен в системе персонифицированного учета.

Кто выдает дубликат трудовой книжки?

Порядок действий зависит от вашего текущего статуса:

• Если вы работаете: Обратитесь к нынешнему нанимателю с письменным заявлением о выдаче дубликата. Именно текущий работодатель несет ответственность за оформление дубликата.
• Если вы уволены: Обратиться следует к бывшему работодателю (последнему месту работы), где вам выдали трудовую книжку на руки.

В заявлении необходимо указать причину обращения (утрата, повреждение) и подтвердить, что оригинал утерян.

Алгоритм восстановления записей о стаже

Процесс восстановления зависит от того, когда происходила трудовая деятельность.

Периоды работы после 1 июля 2021 года

Записи восстанавливаются автоматически на основании данных индивидуального лицевого счета в Фонде социальной защиты населения (ФСЗН). Наниматель делает запрос через систему персонифицированного учета и вносит данные в дубликат.

Периоды работы до 1 июля 2021 года

Здесь ситуация сложнее, так как цифровых данных может быть недостаточно.

• Если сохранились копии: Записи в дубликат вносятся на основании имеющихся у вас копий трудовой книжки или других документов (справки, договоры, приказы).
• Если документов нет: Наниматель обязан оказывать содействие работнику. Он направляет письменные запросы в организации, где вы работали ранее, с просьбой предоставить справки о периодах работы.
• Важный нюанс: Если трудовая книжка была утеряна работником после того, как он получил ее на руки под расписку, наниматель вправе отказать в активном содействии по сбору справок с предыдущих мест работы. В этом случае работнику часто приходится самому обращаться в архивы и к бывшим работодателям.

Новые электронные услуги (2024–2026 гг.)

Для упрощения процедуры была внедрена новая электронная услуга. Наниматели могут использовать единый портал электронных услуг для быстрого получения сведений.

Как это работает:

1. Наниматель (или работник через нанимателя) обращается к порталу e-pasluga.by или platform.gov.by.
2. Выбирается услуга с кодом 3.25.12 — «Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица (для оформления дубликата трудовой книжки)».
3. Система формирует выписку из персонифицированного учета, которая служит основанием для внесения записей в дубликат.

Что делать, если трудовую потерял наниматель?

Если утрата произошла по вине работодателя (например, потеряна при хранении в отделе кадров или при передаче документов):

• Работодатель обязан самостоятельно принять все меры для восстановления стажа.
• Он делает запросы в архивы и предыдущие места работы без участия сотрудника.
• Дубликат выдаеться работнику бесплатно и в кратчайшие сроки.

Особые случаи выдачи дубликата

Согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, дубликат выдается не только при утере, но и в следующих случаях:

• При повреждении трудовой книжки, делающем записи нечитаемыми.
• При восстановлении работника на прежней работе, если запись об увольнении была признана недействительной.
• При изменении формулировки причины увольнения.

В таких случаях дубликат выдается без внесения ошибочных или признанных недействительными записей.

Резюме

Если вы потеряли трудовую книжку в Беларуси в 2026 году, не паникуйте. Благодаря системе персонифицированного учета, большая часть вашего стажа уже сохранена в электронном виде. Ваш главный шаг — написать заявление текущему (или последнему) работодателю. Для старых периодов работы может потребоваться сбор справок, но государство предоставляет инструменты для облегчения этого процесса через электронные сервисы ФСЗН.