В условиях продолжающегося военного положения в Украине вопрос сохранения и восстановления документов, подтверждающих трудовой стаж, остается критически важным. Трудовая книжка — это основной документ, необходимый для назначения пенсии, получения социальных выплат и подтверждения квалификации при трудоустройстве. Однако боевые действия, оккупация территорий и вынужденное перемещение часто приводят к утрате или уничтожению этих документов.
На дворе май 2026 года, и процедуры восстановления адаптировались к реалиям времени: цифровизация государственных реестров позволяет решить многие проблемы онлайн, но знание юридических нюансов по-прежнему необходимо.
Что делать, если трудовая книжка потеряна или уничтожена?
Первое, что нужно знать каждому гражданину: отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приеме на работу. Согласно статье 24 Кодекса законов о труде (КЗоТ), если человек принимается на работу впервые или у него нет документа о стаже, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по заявлению работника.
Если ваша трудовая книжка была утеряна во время боевых действий, алгоритм действий зависит от того, есть ли у вас возможность связаться с предыдущими работодателями.
Сценарий 1: Возможность связаться с работодателями
Если архивы предприятия сохранились или работодатель продолжает деятельность, процедура стандартная:
- Обратиться на последнее место работы с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.
- Работодатель запрашивает сведения о стаже с предыдущих мест работы.
- На основании полученных справок и приказов оформляется дубликат, в который вносятся все записи о стаже.
Сценарий 2: Невозможность восстановления из-за боевых действий
Это наиболее распространенная ситуация в 2026 году. Если предприятие находится в зоне активных боевых действий, на оккупированной территории или было уничтожено, собрать документы для восстановления записей физически невозможно.
В этом случае Государственная служба Украины по вопросам труда (Гоструд) рекомендует руководствоваться пунктом 5.6 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек. Логика следующая:
- Работник трудоится на новое место работы.
- Пишет заявление о том, что трудовая книжка утрачена вследствие военных действий, и предоставить имеющиеся копии документов (если есть) или указать свидетелей.
- Работодатель оформляет новую трудовую книжку.
- Запись о приеме на эту новую работу вносится как первая.
Важно: В новой трудовой книжке не восстанавливаются автоматически старые записи, если нет документального подтверждения. Однако, для назначения пенсии эти данные можно будет восстановить позже через Пенсионный фонд, используя электронные реестры.
Цифровизация и электронные реестры: ваш главный козырь
К 2026 году Украина значительно продвинулась в цифровизации учета трудовой деятельности. Даже если бумажный носитель утерян, информация о вашем стаже и отчислениях единого социального взноса (ЕСВ) сохраняется в реестрах Пенсионного фонда Украины (ПФУ).
Как получить данные о стаже онлайн?
Для подтверждения стажа при назначении пенсии или трудоустройстве можно использовать электронные сервисы, которые работают даже для внутренне перемещенных лиц (ВПО):
- Портал электронных услуг ПФУ: Через личный кабинет на сайте ПФУ можно заказать выписку из реестра застрахованных лиц. Этот документ содержит всю историю ваших отчислений и периодов работы, начиная с 2004 года (момента введения персонифицированного учета).
- Приложение «Дія»: В цифровом паспорте могут отображаться данные о трудоустройстве и стаже, интегрированные с государственными реестрами.
- Веб-портал «Единственное окно»: Позволяет формировать запросы в различные государственные инстанции для сбора архивных данных.
Электронная выписка из реестра ПФУ имеет такую же юридическую силу, как и записи в бумажной трудовой книжке, при условии, что работодатель своевременно уплачивал взносы.
Особенности для внутренне перемещенных лиц (ВПО)
Если ваша трудовая книжка осталась на оккупированной территории или в зоне боевых действий, и вы являетесь ВПО, процедура упрощена. Вам не нужно ждать окончания войны для того, чтобы работать.
При трудоустройстве вы пишете заявление работодателю с указанием причины отсутствия документа (военное положение, оккупация). Работодатель заводит новую трудовую книжку. После деоккупации территории или восстановления доступа к архивам вы сможете подать запрос на официальное восстановление записей и внесение их в дубликат, но на текущий момент вашей «трудовой книжкой» фактически становится запись в реестре ПФУ и новая бумажная книжка с текущей работой.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли платить госпошлину за восстановление?
Выдача дубликата трудовой книжки работнику, утратившему ее, обычно осуществляется за счет средств работодателя или работника, в зависимости от ситуации. Однако, если утрата произошла по вине работодателя (пожар на предприятии, потеря архива), дубликат выдается бесплатно. В условиях войны многие услуги по выдаче справок из госархивов для ВПО предоставляються бесплатно.
Что делать, если работодатель не платил взносы и записей в реестре нет?
Это сложная ситуация. В таком случае факт работы придется доказывать в судебном порядке. Суд может принять во внимание показания свидетелей, копии приказов о приеме/увольнении, ведомости на выдачу зарплаты, дипломы об образовании с отметкой о прохождении практики и другие косвенные доказательства.
Актуальна ли бумажная трудовая в 2026 году?
Да, несмотря на активный переход на электронный учет (Реестр застрахованных лиц), бумажная трудовая книжка все еще требуется некоторыми работодателями и необходима для периодов работы до 2004 года, которые могли не попасть в электронную базу из-за ошибок архивирования. Поэтому стремление восстановить бумажный документ или получить его официальный дубликат остаеться важным.
Утеря трудовой книжки в условиях войны — проблема массовая, и государство разработало механизмы, позволяющие не оставаться без работы и социальной защиты. Главное правило: не оставайтесь без трудоустройства из-за отсутствия документа. Используйте право на оформление новой книжки, активно пользуйтесь электронными сервисами ПФУ для подтверждения стажа и храните любые сохранившиеся копии документов. Цифровой след в государственных реестрах сегодня является гарантом вашего трудового будущего.
Информация актуальна на май 2026 года. Рекомендуется следить за обновлениями законодательства на официальных ресурсах Министерства экономики и Пенсионного фонда Украины.