Утеря трудовой книжки — это неприятное событие, которое может вызвать панику у работника, ведь этот документ подтверждает его стаж и профессиональный путь. Однако законодательство предусматривает четкий порядок восстановления данного документа. Важно понимать, что просто пойти в магазин и купить новую чистую трудовую книжку категорически нельзя. Восстановить утерянный документ можно только путем оформления дубликата.
Нормативная база: что нужно знать
Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек с регламентируются приказом Минтруда от № 320н. Согласно этому документу, трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе обязательно ставится запись «Дубликат».
Также стоит помнить: если у прежнего работодателя работник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК), впоследствии при новом трудоустройстве он не может рассчитывать на то, что ему будет оформлена новая бумажная трудовая книжка;
Когда требуется замена трудовой книжки?
Основанием для оформления дубликата служит не только полная утеря документа. Замена и получение нового бланка требуются и при частичном повреждении трудовой книжки, например:
- Обгорание документа;
- Нехватка листов (вырванные страницы);
- Несмываемая грязь или пятна, делающие текст нечитаемым;
- Другие повреждения, не позволяющие использовать документ по назначению.
Кто виноват в утере и кто должен восстанавливать?
Порядок действий зависит от того, по чьей вине произошла утера:
Утеря по вине работника
Если документ был утерян самим сотрудником (например, потерян дома или при переезде), ему следует обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата. Именно последний работодатель обязан помочь в восстановлении стажа, даже если сотрудник там уже не работает.
Утеря по вине работодателя
Если трудовую книжку потерял работодатель (она сгорела в офисе, была утеряна кадровиком и т.д.), обязанности по восстановлению полностью ложатся на компанию. В этом случае работодатель обязан:
- Оформить акт утраты;
- Сделать запись в трудовой книжке о её замене (при наличии бланка);
- Самостоятельно запросить все необходимые сведения о стаже работника в других организациях и государственных органах.
Важный нюанс: несмотря на то, что виноват работодатель, с работника все равно необходимо попросить написать заявление на выдачу дубликата (п. 31 Правил ведения трудовых книжек). Это заявление будет служить юридическим основанием для оформления дубликата. Унифицированной формы заявления нет, но работник может прямо в нем указать, что книжка была утеряна работодателем;
Пошаговая инструкция по восстановлению
Если вы потеряли трудовую книжку, следуйте данному алгоритму:
- Обращение в полицию. Подайте заявление о пропаже, чтобы оформили протокол с указанием всех известных деталей (дата, место, обстоятельства). Этот протокол может понадобиться при дальнейшем восстановлении в качестве доказательства утери.
- Написание заявления работодателю. Обратитесь к руководителю компании по последнему месту работы (или к начальнику отдела кадров, если это предусмотрено локальной политикой организации) с письменным заявлением об оформлении дубликата.
- Сбор подтверждающих документов. Работодатель внесет в дубликат только те записи, которые будут подтверждены документально. Вам необходимо собрать справки, выписки, приказы о приеме/увольнении со всех предыдущих мест работы.
- Получение дубликата. Работодатель заполняет дубликат и выдает его вам.
Сроки оформления дубликата
Законодательство строго регламентирует время, отведенное на восстановление документа. Заполнить дубликат трудовой книжки и выдать его работнику необходимо не позднее 15 рабочих дней со дня, когда работодатель получил от работника заявление об утрате трудовой книжки или о том, что она пришла в негодность.
Особенности заполнения дубликата
При оформлении дубликата кадровик вносит записи об общем или непрерывном стаже работы сотрудника до поступления к данному работодателю на основании подтверждающих документов. Если такие документы не предоставлены, стаж в дубликате не записываеться.
На первой странице дубликата (в правом верхнем углу) обязательно делается надпись «Дубликат», а в строке «Серия, номер» указываются новые реквизиты бланка.
Что делать новому работодателю?
Если к вам устраивается новый сотрудник и заявляет об утере трудовой книжки, вы не можете просто завести для него новый чистый бланк. Оформить можно только дубликат и только при наличии подтверждающих документов о предыдущем стаже. По действующим правилам (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ), при трудоустройстве сотрудник обязан предъявить трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Исключение — случаи, когда трудовой договор заключается впервые.
Восстановление трудовой книжки — процесс, требующий времени и сбора документов, но он вполне осуществим. Главное правило: не пытаться скрыть утерю и не покупать фальшивые бланки. Честное обращение к работодателю по последнему месту работы и сбор официальных справок со всех предыдущих мест работы — единственный законный и надежный способ восстановить свой трудовой стаж.