Потеря важных документов всегда вызывает стресс, однако потеря вкладыша в трудовую книжку — это не повод для паники. Согласно действующему трудовому законодательству, вкладыш ведется в том же порядке, что и сама трудовая книжка. Это означает, что процедура его восстановления практически идентична восстановлению основного документа. В этой статье мы подробно разберем, как правильно действовать в подобной ситуации, к кому обращаться и какие документы потребуются.
Чем грозит утеря вкладыша?
Самое главное помнить, что сам факт утери вкладыша не означает потерю всего вашего стажа. Вся информация о трудовой деятельности сохраняется в архивах организаций, где вы работали, а также в базах Социального фонда. Единственное, что грозит человеку в случае утери бумажной трудовой и вкладыша к ней, это хлопоты по ее восстановлению, если в этом есть необходимость.
Без вкладыша трудовая книжка не может считаться полностью действительной, если в ней есть отметка о его выдаче, а самого вкладыша нет. Продолжать делать записи в такой трудовой книжке нельзя, сначала нужно оформить дубликат.
Куда обращаться за восстановлением?
Строго говоря, по закону восстановление трудовой книжки и вкладыша при утере — это обязанность последнего работодателя. Если вы уже уволились, обращаться за дубликатом вам нужно именно по последнему месту работы; Если же вы потеряли документ в период работы у текущего работодателя, он и должен заниматься восстановлением.
Пошаговая инструкция для работника
- Обратитесь к работодателю по последнему месту работы. Вам необходимо написать заявление о выдаче дубликата вкладыша в трудовую книжку.
- Предоставьте подтверждающие документы. Записи в трудовой книжке и вкладыше восстанавливаются по документам, имеющимся у работника. Это могут быть трудовые договоры, справки от прежних работодателей, выписки из архивов, приказы о приеме и увольнении.
- Ожидайте оформления дубликата. Работодатель обязан оформить дубликат вкладыша в течение 15 календарных дней со дня подачи вами заявления (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Какие документы нужны для подтверждения стажа?
Для того чтобы дубликат вкладыша был заполнен корректно, вам необходимо собрать доказательства вашего стажа у предыдущих работодателей, записи о которых содержались в утерянном вкладыше. Вам могут потребоваться:
- Трудовые договоры;
- Справки от предыдущих работодателей;
- Справки из государственных архивов (если организация была ликвидирована);
- Выписки из приказов о приеме на работу, переводе или увольнении;
- Сведения о трудовой деятельности из Социального фонда (выписка из электронной трудовой книжки).
Если вы не можете самостоятельно найти документы, работодатель обязан оказать вам содействие в их получении, отправив соответствующие запросы.
Особенности заполнения дубликата вкладыша
При оформлении дубликата вкладыша действуют следующие правила:
- На первом листе дубликата вкладыша в правом верхнем углу делается надпись «Дубликат».
- В дубликат вносятся только те записи, которые были подтверждены документально. Если предоставлены документы не обо всем стаже, вносится только подтвержденная часть.
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись об общем или непрерывном трудовом стаже работы до поступления к данному работодателю на основании подтверждающих документов.
Что делать с самой трудовой книжкой?
Поскольку вкладыш был вшит в трудовую книжку, при его утере в самой трудовой книжке на развороте обложки остается штамп «Выдан вкладыш» с серией и номером утерянного документа. Как быть в этой ситуации?
В таком случае рядом с прежней записью о выдаче утерянного вкладыша делается новая отметка: «Выдан вкладыш в трудовую взамен утерянного», и указываются серия и номер нового дубликата вкладыша. Зачеркивать или исправлять старую запись нельзя! Новый дубликат вкладыша необходимо аккуратно вшить в трудовую книжку (обычно в конец или середину, между незаполненными страницами).
Что делать, если работодатель отказывается выдать дубликат?
Иногда работодатели (особенно бывшие) отказываются заниматься восстановлением, ссылаясь на отсутствие времени или архивных данных. В этом случае ваши действия должны быть следующими:
- Напишите заявление в двух экземплярах. Один вы передаете работодателю (в отдел кадров или канцелярию), а на втором экземпляре принимающая сторона должна поставить отметку о принятии, дату и подпись.
- Обратитесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Если работодатель нарушает 15-дневный срок или отказывает в приеме заявления, жалоба в ГИТ быстро решит проблему — работодателя обяжут выдать дубликат и могут привлечь к административной ответственности.
- Обращение в суд — крайняя мера, если ни переговоры, ни инспекция труда не помогли.
Массовая утера документов
Отдельно стоит рассмотреть ситуацию, когда вкладыш (и сама трудовая) был утерян по вине работодателя в результате чрезвычайной ситуации (пожар, наводнение и т.д.) или массовой утери документов в организации. В таком случае оформление дубликата производится бесплатно для работника, и НДС на стоимость бланка работодателем не начисляется. Трудовой стаж в таких случаях восстанавливается специально созданной комиссией, которая работает с архивными данными организации.
Утеря вкладыша в трудовую книжку — это неприятное, но решаемое затруднение. Главное правило: не пытайтесь восстановить документ самостоятельно или через покупку пустого бланка. Это незаконно и может привести к серьезным проблемам при оформлении пенсии. Обращайтесь к последнему работодателю с заявлением, собирайте подтверждающие документы и помните, что закон полностью на вашей стороне, обязывая работодателя оформить дубликат вкладыша в установленный 15-дневный срок.