С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) у многих работников возникли вопросы о том, что происходит с их бумажными документами. Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку на руки? Как быть, если она утеряна? И возможно ли снова перейти на бумажный формат после выбора электронного?
В этой статье мы подробно разберем все нюансы, связанные с возвратом, восстановлением и ведением бумажной трудовой книжки, опираясь на актуальное законодательство (включая Приказ Минтруда № 320н и нормы Федерального закона).
Что значит «вернуть» бумажную трудовую книжку?
Понятие «возврат» может означать две совершенно разные процедуры:
- Получение документа на руки при переходе на электронную трудовую книжку (когда вы забираете бланк из отдела кадров).
- Возврат к бумажному формату (попытка отменить выбор ЭТК и снова заставить работодателя вести записи на бумаге).
- Восстановление документа при его утрате (оформление дубликата).
Рассмотрим каждый из этих случаев отдельно.
Как забрать бумажную трудовую на руки при переходе на ЭТК
Если вы подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель прекращает вести записи в бумажном бланке. Сам документ остается в отделе кадров до вашего увольнения, либо вы можете забрать его раньше.
Для получения документа на руки необходимо:
- Написать заявление на имя работодателя с просьбой выдать бумажную трудовую книжку.
- Получить документ. По закону работодатель обязан выдать трудовую книжку в день подачи заявления.
- Обратите внимание: в бумажную трудовую книжку после записи о приеме на работу должна быть внесена запись об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. Выдача документа производится под роспись работника в книге учета движения трудовых книжек.
С этого момента вы храните бумажный бланк у себя, а сведения о вашем стаже продолжают формироваться в электронном виде в Социальном фонде России (СФР).
Можно ли вернуться с ЭТК на бумажную трудовую?
Это один из самых частых и важных вопросов. Ответ на него однозначный: вернуться к ведению бумажной трудовой книжки после официального перехода на электронную нельзя.
Это не предусмотрено Федеральным законом. Если работник действительно подал заявление о переходе на ЭТК, и в бумажной книжке уже стоит соответствующая отметка, путь назад закрыт.
Что делать, если запись об ЭТК внесена ошибочно?
Бывают ситуации, когда работник не подавал заявление о переходе на электронную трудовую, но работодатель по ошибке внес такую запись и перестал вести бумажный бланк. В этом случае закон на стороне работника.
План действий при ошибочной записи:
- Требовать исправления у прежнего работодателя. Он обязан признать запись недействительной и продолжить ведение бумажной трудовой.
- Защищать свои права, если работодатель отказывается исправлять ошибку. Для этого следует обращаться:
- В Государственную инспекцию труда (ГИТ);
- В комиссию по трудовым спорам (КТС);
- В прокуратуру;
- В суд.
Важно: необходимо учитывать установленные сроки обращения в эти инстанции. Если работодатель ошибся, но вы уже перешли на ЭТК, придется не только добиваться исправления записи, но и изменять кадровые документы, а также подавать исправленные отчеты в СФР.
Как восстановить бумажную трудовую книжку при утере
Если вы забыли бумажную трудовую дома, потеряли или испортили, документ подлежит восстановлению. С 1 сентября 2021 года действуют новые правила заполнения, утвержденные Приказом Минтруда от № 320н (раздел V «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки»).
Если вы уже работаете где-то и потеряли документ
Вам необходимо обратиться к своему действующему работодателю. Для этого напишите заявление об утрате трудовой книжки. Работодатель обязан оформить и выдать вам дубликат.
Для оформления дубликата вам потребуется предоставить сведения о трудовом стаже (справки от предыдущих работодателей, выписки из архивов и т.д.). Сейчас, чтобы завести новую бумажную трудовую или оформить дубликат, предоставление таких сведений обязательно.
Если вы только устраиваетесь на работу и документа нет
Если сотрудник, который только устраивается на работу, сообщил работодателю о потере трудовой книжки, то новый работодатель не может просто отказать ему в приеме на работу. Он обязан оформить и выдать работнику новый документ (чистый бланк трудовой книжки) с внесением записи о текущем трудоустройстве.
Кто еще может помочь с восстановлением?
Многие задаются вопросом, можно ли восстановить трудовую книжку через Госуслуги, МФЦ или Социальный фонд (СФР).
Через Госуслуги или МФЦ напрямую оформить дубликат нельзя, однако вы можете заказать выписку о своем трудовом стаже из информационных ресурсов СФР. Эта выписка поможет вашему действующему работодателю внести все необходимые данные в дубликат трудовой книжки.
Краткая инструкция: что делать в разных ситуациях
- Хотите забрать бланк из отдела кадров (выбрали ЭТК): Пишете заявление → получаете книжку на руки в тот же день под роспись.
- Хотите снова вести бумажную книжку (выбрали ЭТК ранее): Это невозможно по закону.
- Запись об ЭТК внесена по ошибке: Требуйте исправления у работодателя → при отказе обращайтесь в ГИТ, прокуратуру или суд.
- Потеряли трудовую (работаете): Обращайтесь к текущему работодателю с заявлением об утрате → собирайте справки о стаже → получайте дубликат.
- Потеряли трудовую (устраиваетесь на новую работу): Сообщите новому работодателю об утрате → он оформит вам новый бланк.
Бумажная трудовая книжка остается важным документом, однако правила ее возврата и восстановления строго регламентированы. Помните, что возврат к бумажному формату после выбора электронной трудовой невозможен, а вот забрать сам бланк на руки — ваше законное право. В случае утери документа не паникуйте: закон обязывает работодателей помогать в оформлении дубликата, а данные о вашем стаже надежно хранятся в электронных базах Социального фонда.