Ведение трудовых книжек – это одна из ключевых обязанностей работодателя, закреплённая в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (постановление Правительства РФ от N 225). Важнейшим элементом этого процесса является назначение специально уполномоченного лица, которое несёт ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. В статье разберём, кто должен подписывать документы, какие требования к подписи, а также приведём образец приказа.
Кто обязан вести трудовые книжки?
Согласно общепринятой практике, обязанность ведения трудовых книжек возлагается на работодателя. Однако в реальной работе эта обязанность делегируется должностным лицам, осуществляющим кадровый учёт на предприятии. Наиболее часто это:
- директор по персоналу (HR‑менеджер);
- руководитель отдела кадров;
- специалист по кадрам.
Независимо от должности, лицо, назначенное на эту роль, должно быть уполномочено приказом работодателя (пункт 45 Правил).
Что именно подписывает ответственное лицо?
Ответственное лицо подписывает:
- Записи о приёме на работу, переводе и увольнении сотрудника;
- Выписки и вкладыши, которые выдаются сотруднику;
- Письменные подтверждения о выполнении обязанностей по учёту трудовых книжек.
Важно отметить, что само лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, не может ставить подпись в своей собственной трудовой книжке при поступлении на работу и увольнении. Это правило защищает от конфликтов интересов и обеспечивает независимость учёта.
Как правильно составить приказ о назначении ответственного за трудовые книжки?
Приказ должен содержать следующие элементы:
- Наименование организации;
- Номер и дата приказа;
- Формулировка назначения (с указанием должности и ФИО);
- Обязанности, которые возлагаются на назначенное лицо;
- Срок действия приказа (если он ограничен);
- Подпись руководителя и печать организации.
Ниже приведён образец приказа (согласно требованиям 2025 года).
Образец приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек
[Наименование организации] [Номер приказа] от [дата] ПРИКАЗ О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от N 225, приказываю: Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них должность [должность] – Ф.И.О. [ФИО], с должностным окладом [сумма] рублей. Ответственное лицо обязано: a) вести точный учёт всех изменений в трудовых книжках сотрудников; b) хранить трудовые книжки в соответствии с требованиями законодательства; c) выдавать трудовые книжки и вкладыши в срок и в надлежащем виде; d) обеспечивать своевременное обновление электронных копий (если применимо). Приказ вступает в силу с момента его подписания и действует до [дата] (если срок ограничен) либо бессрочно. Руководитель организации несёт ответственность за соблюдение данного приказа. [Подпись руководителя] [Печать организации]
Требования к подписи ответственного лица
Подпись должна быть чёткой и читаемой, выполнена ручным почерком (не сканированным или печатным). В случае электронного документооборота допускается использование электронной подписи, но она должна быть соответствующей требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
При подписании приказа о назначении ответственного за трудовые книжки руководитель организации ставит подпись внизу документа, а ответственный за учёт трудовых книжек подписывает только в тех документах, которые он лично оформляет (например, выписки, вкладыши).
Ответственность работодателя за ошибки в трудовых книжках
Нарушения в учёте трудовых книжек могут повлечь за собой:
- штрафы в размере до 5 % от годового дохода сотрудника;
- обязательство работодателя восстановить правильный учёт;
- возможность привлечения к уголовной ответственности за умышленное нарушение законодательства о труде.
Поэтому крайне важно, чтобы назначенное лицо строго соблюдало правила и регулярно проходило обучение.
Как проверить правильность подписей?
- Проверка первого и последнего подписи в каждой трудовой книжке – они должны совпадать с подписью ответственного лица;
- Сравнение подписи с записью в журнале учёта (если ведётся);
- Периодический аудит – проверка случайных экземпляров на соответствие требованиям.
Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, играет ключевую роль в обеспечении законности и надёжности кадрового учёта. Правильное назначение, чёткие инструкции и строгий контроль подписи позволяют избежать штрафов и юридических рисков.
Если вы хотите получить готовый образец приказа или уточнить детали оформления, обратитесь к профессиональным консультантам в области кадрового учёта или воспользуйтесь сервисами КонсультантПлюс и Кадровик‑практик.