С 2025 года в России активно продвигается система электронных трудовых книжек (ЭТК). Тем не менее, многие работники предпочитают традиционный бумажный вариант – он привычен, легко проверяется и не требует доступа к интернету. Если вы уже перешли на электронную форму, но решили вернуться к бумажной, эта статья расскажет, как сделать это правильно, не нарушив трудовое законодательство.

Правовые основы возврата к бумажной трудовой книжке

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 62.1: работник имеет право отказаться от ведения электронной трудовой книжки и потребовать бумажный вариант.
• Постановление Правительства РФ № 1085 от (утверждающее порядок ведения ЭТК) предусматривает возможность «обратного перехода» в течение 30 дней после подачи заявления.
• Инструкция Фонда социального страхования (ФСС) «Система Фонда социального страхования» (СФР) – порядок подачи заявления и оформления записи в бумажной трудовой книжке.

Важно помнить, что отказ от ЭТК – одностороннее действие работника. Работодатель обязан выполнить его в установленные сроки и оформить соответствующие записи.

Когда имеет смысл вернуться к бумажной форме?

1. Отсутствие стабильного доступа к интернету (например, работа в отдалённых регионах).
2. Неудобство работы с электронными сервисами (неудобный интерфейс, отсутствие навыков).
3. Необходимость предъявить трудовую книжку в государственных учреждениях, где пока не принимают ЭТК (некоторые органы соцзащиты, пенсионные фонды).
4. Личное предпочтение – привычка к бумажному документу, возможность хранить её в личных архивах.

Пошаговая инструкция по возврату к бумажной трудовой книжке

Шаг 1. Подготовьте заявление работника

Заявление должно быть оформлено в свободной форме, но обязательно должно содержать:

• ФИО работника;
• Трудовой номер (если есть);
• Наименование организации‑работодателя;
• Точное указание «Отказ от ведения электронной трудовой книжки и просьба оформить бумажный вариант»;
• Дата подачи заявления;
• Подпись работника.

Пример заявления:

 _______________________
 Иванов Иван Иванович
 № трудовой книжки: 12345678
 «ООО «Ромашка»,
 2026‑05‑23

 Заявление

 Прошу отказаться от ведения электронной трудовой книжки и оформить для меня бумажный вариант трудовой книжки.

 _______________________
 (подпись)

Шаг 2. Подача заявления работодателю

Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение трёх рабочих дней. Если заявление подано в электронном виде (через СФР), срок считается с даты получения в системе.

Шаг 3. Оформление записи в бумажной трудовой книжке

После получения заявления работодатель вносит в бумажную трудовую книжку запись о переходе на бумажный вариант. Запись делается в разделе «Сведения о работе» (стр. 3). Пример записи:

В графе 4 («Основание») указывается ссылка на заявление работника и дату его подачи.

Шаг 4. Выдача бумажной трудовой книжки сотруднику

Работодатель передаёт сотруднику бумажную трудовую книжку «на руки». При передаче рекомендуется оформить акт приема‑передачи, где фиксируются:

• ФИО сотрудника;
• Номер и серия трудовой книжки;
• Дата выдачи;
• Подписи сторон.

Шаг 5. Уведомление СФР о смене формы

Работодатель обязан в течение одного рабочего дня сообщить в СФР о том, что сотрудник отказался от ЭТК. Делается это через форму «Изменение сведений о трудовой книжке» в личном кабинете работодателя.

Шаг 6. Проверка корректности записей

После всех действий рекомендуется совместно с сотрудником проверить:

• Отсутствие пропусков в нумерации записей (по правилам Роструда пропуски допустимы, но лучше их избегать);
• Точность дат и названий организации;
• Наличие подписи и печати (если в организации их ставят).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуть бумажную книжку, если уже несколько лет пользуетесь ЭТК?

Да. Закон не ограничивает срок «отказа» от ЭТК. Главное – оформить заявление и выполнить обязательные процедуры.

Что делать, если работодатель отказывается выполнять переход?

Согласно ТК РФ, отказ работодателя является нарушением. Работник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с иском о принудительном выполнении требований закона.

Нужна ли подпись работодателя в бумажной трудовой книжке?

Да. В разделе «Сведения о работе» запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать, если в организации её используют.

Можно ли одновременно вести и электронную, и бумажную трудовую книжку?

Нет. По закону в организации ведётся только один вид трудовой книжки. При отказе от ЭТК бумажная книжка становится единственным официальным документом.

Типовые образцы документов

Образец заявления работника

 _______________________
 Петров Петр Петрович
 № трудовой книжки: 98765432
 «ЗАО «СтройИнвест»,
 2026‑05‑20

 Заявление

 Прошу отказаться от ведения электронной трудовой книжки и оформить для меня бумажный вариант трудовой книжки.

 _______________________
 (подпись)

Образец акта приема‑передачи

Пример записи в разделе «Сведения о работе»

2026‑05‑24  ЗАО «СтройИнвест»  Инженер‑строитель  Отказ от ведения электронной трудовой книжки; оформлена бумажная трудовая книжка № 98765432.

Ошибки, которых следует избегать

• Пропуск записи о переходе. Без этой записи трудовая книжка будет считаться «неполной», что может вызвать вопросы при проверке;
• Отсутствие подписи руководителя. Запись считаеться недействительной без подписи (и печати, если она используется).
• Неуведомление СФР. Невыполнение этого обязательства может привести к штрафам для организации.
• Сохранение старой ЭТК в системе без отметки об отказе. Это создаст двойной учет и усложнит последующую проверку.

Возврат к бумажной трудовой книжке – процесс, который регулируется чётким набором нормативных актов. Главное – своевременно подать заявление, правильно оформить запись в книжке, выдать её сотруднику и уведомить СФР. При соблюдении всех пунктов ваш переход будет законным и не вызовет проблем ни для работника, ни для работодателя.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, либо в местный отдел по труду.

Автор: Ваш помощник по трудовому праву
Дата публикации: 2026‑05‑23