С 2020 года в России начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а к 2025–2026 годам этот процесс был полностью завершён․ Согласно Трудовому кодексу РФ, все новые сотрудники, устраивающиеся на работу с 1 января 2021 года, получают только электронную трудовую книжку․ Однако для тех, кто уже имел бумажную трудовую книжку до этого срока, выбор остался за ними, можно оставить бумажный вариант или перейти на электронный․

Важно понимать: переход с электронной трудовой книжки обратно на бумажную, это не просто формальность․ Это юридически значимое действие, требующее строгого соблюдения процедур, установленных Минтрудом России и Трудовым кодексом РФ․

Можно ли вернуться с электронной трудовой книжки на бумажную?

Да, вернуться на бумажную трудовую книжку можно — но только один раз․

Согласно официальному письму Минтруда России от № 14-6/ООГ-5261, работник имеет право подать заявление о возобновлении ведения трудовой книжки в бумажной форме․ При этом:

• Это право предоставляется только один раз;
• Переход возможен только после того, как сотрудник уже выбрал электронный формат;
• Работодатель обязан выполнить все действия по оформлению бумажной трудовой книжки в течение трёх рабочих дней после получения заявления․

Важно: после перехода на бумажную трудовую книжку повторный возврат на электронный формат уже невозможен․

Почему нельзя вести обе книжки одновременно?

Согласно статье 66․1 Трудового кодекса РФ, единый формат ведения сведений о трудовой деятельности — это принцип, на котором построена система ЭТК․ То есть:

• Если работник выбрал ЭТК — бумажная книжка выдается ему на руки и больше не заполняется работодателем;
• Если работник решил вернуться к бумажной книжке — электронная форма перестаёт быть основным носителем данных, и все новые записи вносятся только в бумажный документ․

Одновременное ведение двух форм — запрещено․ Это исключает дублирование информации, противоречия и риски ошибок при расчёте стажа, пенсий и других социальных выплат․

Пошаговая инструкция: как перейти с ЭТК на бумажную трудовую книжку

Шаг 1: Подготовьте заявление

Сотрудник должен лично написать и подать работодателю заявление о возобновлении ведения трудовой книжки в бумажной форме․ Форма заявления не установлена законом, но рекомендуется использовать следующий шаблон:

ЗАЯВЛЕНИЕ
Я, [ФИО полностью], [дата рождения], паспорт: [серия, номер, кем и когда выдан], работаю в [наименование организации] с [дата трудоустройства] на должности [должность]․
Ранее я подавал(а) заявление о выборе электронной трудовой книжки (дата подачи: [дата])․ Прошу возобновить ведение трудовой книжки в бумажной форме в соответствии с пунктом 3 статьи 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации․
Приложение: копия паспорта․
Шаг 2: Работодатель регистрирует заявление
Работодатель обязан:

Зарегистрировать заявление в журнале учёта входящей документации (номер, дата поступления);
Выдать сотруднику расписку о получении заявления;
В течение трёх рабочих дней — оформить бумажную трудовую книжку․

Шаг 3: Оформление бумажной трудовой книжки
Работодатель должен:

Выдать сотруднику новую бумажную трудовую книжку (не использовать старую, если она была выдана ранее и содержит запись о переходе на ЭТК)․
Внести в новую книжку запись о трудовой деятельности на основании сведений из Единой информационной системы трудовых книжек (ЕИС ТК), полученных через СФР или портал Госуслуг․
В графе 4 («Документ, на основании которого сделана запись») указать: «Заявление работника о возобновлении ведения трудовой книжки в бумажной форме от [дата]»․
В графе 1 («Порядковый номер записи») поставить номер 1, в графе 2, дату оформления․
В графе 3 — указать сведения о первом месте работы (если оно не было учтено ранее в ЭТК)․

Важно! Все сведения о трудовой деятельности, внесённые в ЭТК до перехода, должны быть полностью скопированы в новую бумажную книжку․ Это делает работодатель на основании выписки из ЕИС ТК, которую сотрудник может запросить через:

Портал Госуслуги;
Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России;
Отделение ПФР или МФЦ․

Шаг 4: Закрытие электронной трудовой книжки
После оформления бумажной трудовой книжки работодатель обязан:

Внести в электронную трудовую книжку закрывающую запись: «Сведения о трудовой деятельности работника переданы в бумажную трудовую книжку на основании заявления от [дата]»․
Указать в ЭТК дату и номер записи, а также ссылку на бумажную книжку (серия, номер, дата выдачи)․

Это делается в системе ЕИС ТК через личный кабинет работодателя на сайте ПФР․ Без этой записи переход считается неоформленным, и сведения могут продолжать дублироваться, что нарушает закон․
Что делать с бумажной трудовой книжкой, которая была выдана при переходе на ЭТК?
Если ранее вы уже получили бумажную трудовую книжку при переходе на ЭТК, то:

Эта книжка не подлежит повторному использованию;
В ней должна быть запись: «Работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку․ Дата: [дата]․ Запись внесена [дата]»․
После перехода обратно на бумажную форму — выдаётся новая книжка, а старая остаётся у работника как архивный документ․

Старая книжка с записью о переходе на ЭТК — это важный исторический документ․ Её нужно сохранить, так как она подтверждает периоды работы, зафиксированные в ЭТК․
Что будет, если не оформить переход официально?
Если сотрудник просто начал использовать старую бумажную книжку, не подав заявление и не уведомив работодателя, это нарушение закона․ В этом случае:

Работодатель не имеет права вносить в неё новые записи — они будут считаться недействительными;
Сведения о трудовом стаже не будут передаваться в ПФР, что может привести к снижению размера пенсии;
При увольнении возникнут сложности с подтверждением стажа;
Работодатель может быть привлечён к административной ответственности (ст․ 5․27 КоАП РФ, нарушение трудового законодательства)․

Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли выбрать бумажную трудовую книжку, если я уже устроился на работу по ЭТК?
Да, можно․ Даже если вы устроились на работу после 2021 года и получили ЭТК, вы вправе подать заявление о переходе на бумажную книжку — и работодатель обязан это выполнить․
Вопрос 2: Сколько времени занимает переход?
Работодатель обязан оформить новую бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления․ Выдача книжки — не позднее этого срока․
Вопрос 3: Нужно ли платить за новую бумажную трудовую книжку?
Нет․ Бумажная трудовая книжка выдаётся работнику бесплатно․ Работодатель обязан обеспечить её за счёт средств организации․
Вопрос 4: Что делать, если я потерял бумажную книжку, которая была выдана при переходе на ЭТК?
Если вы потеряли бумажную книжку, которую получили при переходе на ЭТК — она не восстанавливается․ Всё, что вам нужно, это запросить выписку из ЭТК через Госуслуги или ПФР․ Эта выписка будет служить подтверждением стажа при оформлении новой бумажной книжки․
Вопрос 5: Можно ли вернуться на ЭТК после перехода на бумажную?
Нет․ Законом предусмотрено только однократное право на переход․ После того как вы выбрали бумажную форму — электронная книжка перестаёт быть основным документом, и повторный переход невозможен․

Переход с ЭТК на бумажную трудовую книжку — возможен, но только один раз․
Обязательно подайте письменное заявление․ Устная просьба не имеет юридической силы․
Новая бумажная книжка — это новый документ․ Старая, выданная при переходе на ЭТК, остаётся у вас как архив․
Все сведения из ЭТК должны быть полностью перенесены․ Не полагайтесь на память — требуйте выписку из ЕИС ТК․
Работодатель обязан выполнить все действия в течение 3 рабочих дней․ Если он отказывается — обращайтесь в трудовую инспекцию или прокуратуру․
Электронная трудовая книжка — это не «отменённая» форма․ Она остаётся актуальной для тех, кто не подал заявление о переходе на бумажную․

Самое главное помнить: выбор формата трудовой книжки — это не просто формальность, а важное решение, влияющее на ваш будущий трудовой стаж, пенсию и права как работника․ Действуйте осознанно, официально и в срок, и ваши права будут защищены законом․
Если вы сомневаетесь — обратитесь в ближайшее отделение Пенсионного фонда России или к юристу по трудовому праву․ Лучше перестраховаться, чем потом бороться за подтверждение стажа․