Одной из ключевых обязанностей работодателя после увольнения сотрудника является возврат ему трудовой книжки. Несоблюдение этого требования влечёт административную ответственность. Данная статья подробно разбирает, как правильно уведомить бывшего работника, какие сроки действуют, и что учитывать в условиях перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Правовая основа и сроки

Основные нормы регулируются Трудовым кодексом РФ:

• Статья 84.1 ТК РФ — прямо устанавливает обязанность работодателя вернуть трудовую книжку в день увольнения.
• Статья 66 ТК РФ — определяет установленную форму трудовой книжки (бумажную или электронную).
• Статья 80 ТК РФ — общие сроки предоставления документов при увольнении.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России внедряется ЭТК. С 1 января 2026 года завершается переходный период, что означает:

• Для работников, принятых после 1 января 2026 года, ведение исключительно электронной трудовой книжки является обязательным (если они не выразили желание на бумажный носитель).
• Для работников, принятых до 2026 года, сохраняется право выбора: бумажная или электронная форма. Если ранее велась бумажная книжка, её продолжение возможно;

Важно: При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой работодатель обязан направить в СФР (ПФР) сведения о трудовой деятельности и проинформировать работника о способе получения доступа к его ЭТК (через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР).

Процедура уведомления и выдачи

Идеальный сценарий (день увольнения)

1. В день увольнения (при подписании приказа/трудовой договора об окончании работы) кадровик или руководитель передаёт работнику его трудовую книжку (бумажную) или разъясняет порядок доступа к ЭТК.
2. Работник расписывается в личной карточке Т-2 (или ином документе) о получении трудовой книжки. Для ЭТК — фиксируется факт информирования.
3. Если работник по каким-то причинам (болезнь, отпуск) не может получить документ в этот день, работодатель обязан направить ему письменное уведомление с требованием забрать книжку.

Как составить и направить уведомление (если выдача задержана)

Уведомление должно быть письменным и содержать:

• Наименование работодателя (ООО, ИП) и его реквизиты.
• ФИО бывшего работника, его паспортные данные (если известны) и последний занимаемый пост.
• Дату увольнения.
• Чёткое требование забрать трудовую книжку (указать, бумажную или разъяснить доступ к ЭТК).
• Адрес, где можно получить документ, и график приёма.
• Срок для получения (обычно 3-5 рабочих дней с даты уведомления).
• Предупреждение о последствиях неполучения (см. ниже).
• Дату составления уведомления, подпись ответственного лица (начальник отдела кадров, директор) и печать организации.

Примерная структура уведомления:

Способы направления уведомления

Для фиксации факта уведомления используйте:

1. Лично под роспись, самый надёжный способ. Бывший сотрудник ставит свою подпись на копии уведомления.
2. Заказное письмо с уведомлением о вручении, если сотрудник не является. Квитанция и уведомление о вручении (или почтовое извещение) — ваши доказательства.
3. Электронная почта (если такой способ согласован ранее или есть в договоре) — с отправкой с подтверждением прочтения. Сохраните скриншот.

Что делать, если работник не забирает книжку?

Если после всех уведомлений работник не появился:

1. Направьте трудовую книжку заказным письмом с уведомлением по последнему известному адресу (из паспорта или личной карточки).
2. Проведите процедуру «передачи на ответственное хранение». Это не предусмотрено ТК напрямую, но на практике работодатель:
   • Составляет акт о невозможности вручения документов.
   • Передаёт книжку на хранение в сейф/архив с отметкой «Документы [ФИО] на ответхранении с [дата]».
   • Уведомляет работника об этом письменно (повторно).
3. Удержание расходов: если вы отправили книжку заказным письмом, стоимость почтовой отправки может быть удержана из причитающихся работнику денежных средств (например, невыплаченной зарплаты), если иное не предусмотрено соглашением.

Важно: Работодатель не имеет права уничтожать или «списать» трудовую книжку. Даже при длительном неполучении, она должна храниться у работодателя.

Ответственность за нарушение

За невыдачу трудовой книжки в установленный срок работодатель несёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 руб.
• Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, работник вправе обратиться в суд с иском о взыскании компенсации за задержку выдачи (моральный вред) и восстановлении своих прав.

Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)

• Не требуется физической «выдачи». Работодатель обязан направить в СФР сведения о трудовой деятельности в течение 5 рабочих дней со дня увольнения.
• Обязанность по информированию: работодатель должен разъяснить работнику, как получить доступ к его ЭТК (через портал Госуслуг или сайт ПФР). Это можно сделать устно при увольнении или письменно (уведомлением).
• Работник вправе запросить выписку из ЭТК на бумажном носителе. Работодатель обязан её предоставить бесплатно в течение 3 рабочих дней.
• Если работник ранее имел бумажную книжку и перешёл на ЭТК, то после увольнения бумажная книжка не возвращается, так как её данные перенесены в электронный вид. Всё взаимодействие идёт через ЭТК.

Типичные ошибки работодателей

• Хранение трудовых книжек уволенных сотрудников годами. Это нарушение.
• Отсутствие документального подтверждения уведомления и попытки выдачи.
• Непонимание разницы между бумажной и электронной формой после 2026 года.
• Удержание книжки до погашения задолженности (например, по договору о компенсации обучения). Это незаконно.
• Выдача книжки с пометками (например, «книжка не возвращена»), которые могут быть истолкованы как предвзятое отношение.

Правильное и своевременное уведомление бывшего работника о необходимости забрать трудовую книжку — это не просто формальность, а прямое требование закона, защищающее права сотрудника и оберегающее работодателя от штрафов. В современных условиях необходимо чётко разделять процедуры для бумажных и электронных трудовых книжек. Ключевое правило — день увольнения = день выдачи/информирования. При любых задержках действуйте оперативно, фиксируйте все действия письменно и направляйте уведомления с подтверждением получения.

Статья подготовлена на основе анализа законодательства РФ и практики применения норм трудового права. Рекомендуется уточнять актуальность норм в конкретной ситуации, особенно с учётом вступления в силу изменений с 2026 года.