Увольнение по собственному желанию — это одна из самых распространенных процедур прекращения трудовых отношений. И хотя инициатива исходит от работника, работодатель обязан соблюсти все формальности и правила документального оформления. Один из самых важных и ответственных этапов — это возврат трудовой книжки сотруднику. Нарушение сроков выдачи этого документа может повлечь за собой серьезные юридические и финансовые последствия для компании.

Что говорит закон: основные сроки

Согласно российскому трудовому законодательству, сроки возврата трудовой книжки строго регламентированы. Главным нормативным актом в этом вопросе выступает Трудовой кодекс РФ (ТК РФ).

В день увольнения (последний рабочий день)

Базовое правило закреплено в статье 84.1 ТК РФ: работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора. То есть документ должен быть на руках у увольняющегося именно в его последний рабочий день. В эту же дату в книжку должна быть внесена запись об увольнении.

Аналогичное требование содержится и в статье 80 ТК РФ, которая регламентирует расторжение трудового договора по инициативе работника: в последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (если на работника ведется электронная трудовая).

Срок три дня: когда он применяется?

В некоторых источниках можно встретить упоминание срока в три рабочих дня. Важно понимать, когда именно применяется это правило. Согласно законодательству, если в день увольнения работник отсутствовал на рабочем месте или отказался получить трудовую книжку, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника с соответствующим письменным заявлением.

Таким образом, 3 дня — это не срок для задержки документа по желанию работодателя, а срок для выдачи книжки после того, как бывший сотрудник, не получивший ее в свой последний рабочий день, официально обратился за ней.

Правила внесения записи об увольнении

Выдача трудовой книжки невозможна без корректного оформления записи об увольнении. Статья 84.1 ТК РФ устанавливает строгие требования к формулировкам:

• Запись об основании и причине прекращения трудового договора должна производиться в строгом соответствии с формулировками ТК РФ (или иного федерального закона).
• Запись должна содержать ссылку на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса.

При увольнении по собственному желанию делается ссылка на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ (расторжение трудового договора по инициативе работника) или на статью 80 ТК РФ. Все записи должны быть заверены подписями уполномоченного лица работодателя и самого работника, а также печатью организации (при наличии).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Не стоит забывать, что с 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. Если на работника не ведется бумажная трудовая книжка (он перешел на ЭТК или впервые устроился на работу после ), то в день увольнения работодатель обязан выдать ему не бумажный бланк, а сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р). Сроки выдачи этого документа абсолютно идентичны срокам выдачи классической бумажной трудовой — в день увольнения.

Что делать, если в день увольнения выдать книжку невозможно?

На практике часто возникают ситуации, когда сотрудник просто не приходит за документом в свой последний рабочий день (например, заболел или самовольно покинул рабочее место). Чтобы защитить себя от возможных претензий и штрафов, работодателю необходимо действовать по следующему алгоритму:

1. Направить уведомление. В день увольнения работодатель должен отправить работнику заказное письмо с уведомлением о вручении. В тексте необходимо указать, что работнику необходимо явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.

Ответственность работодателя за задержку выдачи

Трудовая книжка — это ключевой документ, подтверждающий стаж и опыт работника. Без нее человек не может официально трудоустроиться на новое место. Поэтому закон строго карает работодателей за несвоевременный возврат документа:

• Материальная ответственность. Согласно ст. 234 ТК РФ, работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться. На практике это означает, что за каждый день задержки трудовой книжки работодатель должен выплатить бывшему сотруднику средний заработок.
• Административная ответственность. По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства предусмотрены крупные штрафы: для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

При увольнении по собственному желанию работодатель обязан вернуть трудовую книжку сотруднику строго в день увольнения (в последний рабочий день). Задержка документа даже на один день без уважительных причин и надлежащего оформления (отказ работника, его отсутствие) является нарушением закона и влечет за собой материальную и административную ответственность. Если же сотрудник не забрал документ вовремя, работодатель должен выдать его по первому требованию — не позднее чем через три рабочих дня после обращения работника.