Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ По закону, на протяжении всего периода работы она хранится у работодателя․ Однако в практике кадровых служб нередко возникают ситуации, когда работник отдает свою трудовую книжку не в связи с трудоустройством, либо забирает ее на время, а затем не возвращает․ Что делать в таких случаях работодателю, какие сроки возврата установлены законом и кто несет ответственность — разберем в этой статье․
Основные правила выдачи трудовой книжки
В соответствии с законодательством, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора (увольнения)․ Если в этот день выдать документ невозможно (например, работник отсутствует или отказывается его забирать), работодатель обязан направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте․
Важно помнить: если работник отказывается забрать книжку, она остается у работодателя․ Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа․
Временная выдача оригинала (для социальных целей)
Может ли работник получить оригинал бумажной трудовой книжки на руки, не увольняясь? Да․ Согласно статье 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать оригинал трудовой книжки в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), например, для назначения пенсии или получения социальных выплат․
Сроки возврата
Закон четко регламентирует срок, в течение которого работник обязан вернуть документ․ Согласно ст․ 62 ТК РФ, работник должен вернуть трудовую книжку работодателю не позднее трех рабочих дней со дня получения ее в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение)․
Что делать, если работник не вернул трудовую книжку?
Ситуация, когда сотрудник получил оригинал документа для предоставления в соцорганы, но не вернул его в установленный трехдневный срок,, не редкость․ У работодателя часто возникает соблазн применить к такому работнику дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения․ Однако здесь кроется важный юридический нюанс․
Можно ли наказать работника за невозврат?
Судебная практика и разъяснения контролирующих органов сходяться в одном: своевременный возврат трудовой книжки работодателю не входит в трудовые обязанности работника в силу закона․ В части 2 статьи 21 ТК РФ, регламентирующей основные обязанности сотрудника, нет упоминания о необходимости возврата в срок бумажной трудовой книжки․ Следовательно, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за задержку возврата документа нельзя․
Тем не менее, работодатель обязан проследить за тем, чтобы трудовая книжка была возвращена в отдел кадров․ Если работник игнорирует просьбы, работодателю следует:
- Направить работнику письменное уведомление (заказным письмом с описью вложения) с требованием вернуть трудовую книжку․
- Составить акт о невозврате трудовой книжки․
- Продолжать хранить невостребованный документ в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек․
Ответственность работодателя за задержку выдачи
Совершенно иная ситуация складывается, если работник отдал трудовую книжку работодателю при увольнении (то есть написал заявление, но документ ему на руки так и не выдали), или если работодатель потерял документ․ В этом случае ответственность несет именно работодатель․
Согласно ст․ 234 ТК РФ, при задержке выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок․ Это означает, что работодатель обязан выплатить работнику средний заработок за весь период до момента, когда работник получает документ на руки․
Чтобы избежать таких серьезных финансовых потерь, работодателю необходимо:
- Всегда фиксировать факт выдачи трудовой книжки подписью работника в книге учета движения трудовых книжек․
- При увольнении — в случае неявки работника — незамедлительно отправлять уведомление о необходимости забрать документ․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): можно ли вернуться к бумажной?
Отдельно стоит затронуть тему электронных трудовых книжек․ С 2020 года работники сделали выбор в пользу ЭТК или сохранения бумажного формата․ Тех, кто перешел на электронный формат, часто волнует вопрос: можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Ответ однозначен: перейти с электронной трудовой книжки на бумажную нельзя․ Данное положение подтверждено Письмом Минтруда от N 14-6/ООГ-5261․ Решение о сохранении бумажной трудовой книжки принималось единовременно, и отказ от нее в пользу ЭТК является окончательным․
Если работник отдал трудовую книжку работодателю при увольнении, работодатель несет строгую ответственность за ее своевременный возврат․ Задержка документа грозит выплатой среднего заработка за каждый день просрочки․ Если же работник забрал оригинал для предоставления в органы социального страхования и не возвращает его, работодатель не может применить дисциплинарные санкции, так как возврат документа не является трудовой обязанностью сотрудника․ В таком случае остается лишь фиксировать факт невозврата и хранить документ до момента, пока сотрудник за ним не обратится (или до передачи в архив)․ Помните об этих нюансах, чтобы грамотно выстраивать кадровый документооборот и избегать необоснованных штрафов․