Вопрос выдачи оригинала трудовой книжки (ТК) на руки работнику часто возникает в практике кадровых служб․ Раньше такой документ выдавался только при увольнении, однако с 2021‑го года законодательство допускает временную выдачу ТК работнику, который продолжает работать в организации․ В статье рассмотрим:

• правовые основания;
• когда и при каких условиях можно выдать ТК на руки;
• пошаговый порядок оформления;
• образец заявления работника и расписки работодателя;
• особенности выдачи в период перехода к электронным трудовым книжкам․

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие выдачу трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, пункт 3, а также пункты 67‑68, где говорится о сроках выдачи ТК при увольнении и о праве работника требовать её в течение трех рабочих дней после подачи заявления․
2. Постановление Правительства РФ от  № 2085 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек» – фиксирует возможность временной выдачи ТК на руки при необходимости (например, для оформления пенсии, получения социальных выплат)․
3. Приказ Минтруда России от  № 62н – вводит порядок выдачи ТК в электронном виде и определяет, что при выдаче оригинала на руки работник обязуется вернуть его в установленный срок․
4. Судебная практика (решения Трудовых судов, 2022‑2025 гг․) подтверждает, что отказ работодателя в выдаче ТК при законном требовании работника может привести к взысканию среднего заработка за период задержки․

Когда можно выдать трудовую книжку временно на руки?

Согласно современным трактовкам ТК РФ и рекомендациям КонсультантПлюс, временная выдача ТК на руки допускается в следующих ситуациях:

• Для оформления пенсии, социальных выплат, медицинского страхования – работник подаёт заявление, и работодатель обязан выдать ТК не позднее трех рабочих дней․
• При необходимости предоставить ТК в Пенсионный фонд (ПФР) – в этом случае работник может взять документ «на руки», а работодатель фиксирует передачу в журнале выдач․
• По просьбе работника в период трудового договора – если работник объясняет необходимость (например, поездка за границу, участие в судебном процессе), работодатель может выдать ТК временно, но только после подписания расписки․
• В случае невозможности выдачи в день увольнения – если работник отсутствует или отказывается принимать ТК, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за документом или согласие на отправку по почте․

Порядок оформления временной выдачи ТК

Шаг 1․ Подача заявления работником

Работник подаёт письменное заявление, в котором указывает:

• ФИО, должность, подразделение;
• Причину необходимости получения ТК на руки (оформление пенсии, ПФР, и т․д․);
• Срок, на который требуется документ;
• Контактные данные для связи․

Шаг 2․ Рассмотрение заявления кадровой службой

Кадровик проверяет:

• Отсутствие ограничений (например, запрет на выдачу из‑за дисциплинарных взысканий);
• Наличие записей в журнале выдач трудовых книжек;
• Необходимость согласования с руководителем подразделения․

Шаг 3․ Подготовка расписки

Перед выдачей оригинала работник подписывает расписку о получении трудовой книжки на руки․ В распишке фиксируются:

• Дата выдачи;
• Состояние ТК (отсутствие повреждений, полное наличие страниц);
• Срок, на который документ передаётся (обычно не более 30 дней, если не указано иное);
• Обязательство вернуть ТК в срок и в том же состоянии;
• Ответственность за утрату или порчу (возможность удержания из заработной платы)․

Шаг 4․ Внесение записи в журнал выдач

В журнале фиксируются:

• ФИО работника;
• Дата выдачи и срок возврата;
• Подпись работника и кадровика;
• Примечания (цель выдачи, особые условия)․

Шаг 5․ Возврат трудовой книжки

После выполнения цели работник обязан вернуть ТК в отдел кадров․ При возврате составляется акт приема‑передачи, где подтверждается сохранность документа․

Образцы документов

Заявление работника

Заявление


«_____» «_____» 2026 г․



Я, Ф․И․О․, должность, прошу выдать мне оригинал трудовой книжки на руки для подачи в Пенсионный фонд России (или указать другую цель) сроком до _____․



Причина: _______________________________________________



Согласен(а) вернуть трудовую книжку в срок, указанный в расписке, и нести ответственность за её сохранность․



Подпись ______________________ Дата __________________

Расписка о получении ТК

Расписка


Я, Ф․И․О․, получаю оригинал трудовой книжки № _____ от _____ г․ в целях ______________________________________․



Состояние документа на момент получения: без повреждений, все страницы присутствуют․



Срок возврата: до _____ (не более 30 дней, если иное не согласовано)․



Обязуюсь вернуть трудовую книжку в указанный срок, а в случае утраты или порчи возместить причиненный ущерб в полном объёме․



Подпись работника ______________________ Дата __________________



Подпись кадровика ______________________ Дата __________________

Журнал выдач трудовых книжек (пример записи)

Ответственность за не возврат или порчу трудовой книжки

Если работник не вернул ТК в установленный срок, работодатель имеет право:

• взыскать с работника стоимость замены документа (примерно 500 руб․ + почтовые расходы);
• удержать сумму из заработной платы в соответствии с пунктом 115 ТК РФ;
• обратиться в суд за возмещением ущерба․

В случае утраты ТК в период временной выдачи работник обязан немедленно сообщить об этом в отдел кадров и оформить заявление о потере, после чего будет выдана новая книжка․

Временная выдача ТК в эпоху электронных трудовых книжек

С 1 января 2026 года завершён переходный период к электронной трудовой книжке (ЭТК)․ Тем не менее, оригинал бумажной ТК может быть выдан временно в следующих случаях:

• для предъявления в органы, где пока не принимают электронный документ (некоторые региональные ПФР, суды);
• при необходимости оформить международный документ (например, виза, где требуется подтверждение стажа в бумажном виде);
• по требованию работника, если он отказывается от ЭТК и желает вести бумажный учёт․

При этом рекомендуется:

1. Сразу после выдачи оригинала занести запись в журнал ЭТК, указав, что документ находится у работника․
2. При возврате оригинала обновить электронную запись о стаже․
3. Если работник отказывается от ЭТК, оформить отдельное согласие, где фиксируется его право хранить бумажную ТК․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдать ТК на руки без заявления работника?

Нет․ Выдача возможна только по письменному заявлению работника или в случае, когда работник отказывается принимать документ, а работодатель обязан уведомить его о необходимости получения ТК․

Сколько времени работодатель может удерживать ТК на руках?

По закону – не более 3 рабочих дней с момента получения заявления, если цель – оформление пенсии или ПФР․ При временной выдаче по другим причинам срок определяется в расписке (обычно до 30 дней)․

Что делать, если работник не вернул ТК в срок?

Сначала направить письменное напоминание, затем – требовать возврат в установленный срок․ При отсутствии возврата оформить акт утраты и потребовать возмещение стоимости замены․

Можно ли заменить бумажную ТК на электронную без согласия работника?

Нет․ Перевод в ЭТК осуществляется только с согласия работника, подтверждённого подписью в заявлении․

Временная выдача трудовой книжки на руки – законный и часто необходимый процесс․ Главное условие – наличие письменного заявления работника и подписанной расписки, фиксирующей срок и ответственность за документ․ При соблюдении порядка и документального оформления риск конфликтов и штрафов минимален, а работник получает возможность своевременно оформить социальные выплаты, пенсионные права или решить иные личные задачи․

Помните, что с 2026 года активно внедряется электронная трудовая книжка, поэтому по возможности рекомендуется переводить учёт в электронный формат, а бумажный оригинал использовать только в исключительных случаях․