Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий трудовую историю работника. В большинстве случаев она хранится у работодателя на протяжении всего периода трудовых отношений. Однако в ряде ситуаций сотруднику необходимо получить книжку «на руки» временно (для оформления загранпаспорта‚ получения пенсии‚ подачи заявления в органы соцзащиты и т.п.). В статье подробно рассматривается законодательно установленный порядок такой выдачи‚ сроки‚ обязательные документы и типичные ошибки‚ которых следует избегать.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Ст. 66 — порядок ведения трудовой книжки; ст. 66.1 — введение электронных трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 354н от  г. (с изменениями) – регламентирует выдачу и возврат бумажных и электронных трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ № 1085 от  г. – порядок выдачи дубликатов и временных копий.

Согласно ТК РФ‚ работодатель обязан хранить трудовую книжку сотрудника до момента её возврата работнику (при увольнении‚ переходе на электронный вариант или при выдаче на время). Выдача на время допускается только по письменному заявлению работника и при наличии обоснования.

Когда возможна временная выдача трудовой книжки?

1. Для оформления заграничного паспорта (требуется подтверждение стажа).
2. Для получения пенсии (проверка страхового стажа).
3. Для подачи документов в социальные фонды (СФР‚ ПФР‚ ФСС) при оформлении пособий.
4. Для участия в государственных программах (например‚ льготное жильё‚ субсидии).
5. В иных законных случаях‚ когда документ требуется в органах‚ не связанных с работодателем.

Важно: временная выдача не допускается без веской причины и без оформления соответствующей расписки о получении книги.

Порядок выдачи трудовой книжки «на время»

Подача заявления работником

Работник обязан направить письменное заявление (можно в электронном виде) в отдел кадров с указанием:

• ФИО‚ должность‚ подразделение.
• Причины‚ по которым требуется временный доступ к трудовой книжке.
• Срок‚ на который требуется выдать книжку (обычно не более 10 рабочих дней).
• Контактные данные для обратной связи.

Образец заявления (2026 г.) можно скачать по ссылке.

Подготовка расписки о получении

После согласования заявления работодатель оформляет расписку о получении трудовой книжки. В ней фиксируются:

• Дата выдачи.
• Полные данные работника (ФИО‚ паспортные данные‚ ИНН).
• Цель выдачи (например‚ «для оформления загранпаспорта»).
• Срок возврата книги.
• Подпись работника и подпись ответственного лица от работодателя.

Скачать готовый образец расписки можно здесь.

Выдача книги

1. Отдел кадров проверяет подлинность заявления и наличие свободного экземпляра (если у работника уже есть электронная версия‚ выдача может быть не нужна).
2. Сотруднику вручают книгу‚ одновременно подписывая расписку.
3. Сотруднику выдаётся копия расписки и‚ при необходимости‚ копия последней записи из книги (для подтверждения стажа).

Возврат книги

Работник обязан вернуть трудовую книжку в срок‚ указанный в расписке. При просрочке возврата работодатель имеет право:

• Направить письменное напоминание.
• В случае невозможности возврата (утрата‚ повреждение) оформить дубликат в течение 15 рабочих дней с момента получения заявления от работника (ст. 66 ТК РФ).

Сроки и ограничения

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2026 года в России активно внедряется электронный вариант трудовой книжки (ЭТК). При желании работника вести ЭТК необходимо:

• Подать заявление о переходе на электронный формат.
• Получить согласие работодателя (в случае отказа – работник сохраняет право на бумажный вариант).
• Подтвердить личность через портал Госуслуги и согласовать доступ к личному кабинету.

Если работник уже имеет ЭТК‚ временная выдача бумажной книги обычно не требуется – достаточно предоставить доступ к электронному реестру (выдача пароля/кода доступа).

Примеры типовых документов

Образец заявления работника

Заявление
«___» __________ 2026 г.

Я‚ __________________________ (ФИО)‚ 
должность _______________________‚ 
подразделение __________________‚
прошу выдать мне трудовую книжку на руки для оформления загранпаспорта.

Срок выдачи: ___ календарных дней с даты получения.

Контактный телефон: _____________

Подпись _______________________

Образец расписки о получении

Расписка
«___» __________ 2026 г.

Я‚ __________________________ (ФИО работника)‚ паспорт ____________‚ 
получил(а) трудовую книжку № _______ от __________ г. в отделе кадров ООО «_________».

Цель получения: ______________________________________.
Срок возврата: «___» __________ 2026 г.
Обязуюсь вернуть книжку в указанный срок в полном и неповреждённом виде.

Подпись работника: ______________________
Подпись ответственного лица: ______________________
М.П.

Образец заявления о выдаче дубликата (при утрате)

Заявление
«___» __________ 2026 г.

Я‚ __________________________ (ФИО)‚ прошу выдать дубликат трудовой книжки в связи с утратой оригинала (или повреждением).

Дата утраты: «___» __________ 2026 г.
Место утраты: _______________________

Готов предоставить копию заявления в полицию (при необходимости).

Подпись: _______________________

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдать трудовую книжку без расписки?

Нет. По законодательству выдача книги «на время» обязана сопровождаться распиской‚ подтверждающей факт получения и срок возврата.

Что делать‚ если работник не вернул книгу в срок?

Работодатель вправе:

• Направить официальное требование о возврате.
• В случае невозможности возврата оформить дубликат (по заявлению работника).
• Применить внутренние дисциплинарные меры‚ предусмотренные локальными нормативными актами.

Можно ли выдать книгу сотруднику‚ который находится в отпуске?

Да‚ если отпуск не связан с командировкой‚ а работник лично запросил книгу. При этом необходимо оформить расписку и уточнить срок возврата (обычно – до окончания отпуска).

Как оформить выдачу книги для удалённого сотрудника?

Для дистанционных работников используют курьерскую доставку с обязательным подтверждением получения (подпись в расписке‚ фото‑отчет). При этом следует соблюдать сроки – не более 5 рабочих дней с момента получения заявления.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие письменного заявления. Считается‚ что выдача без заявления нарушает ТК РФ.
• Неуказание срока возврата. В расписке обязательно фиксировать конкретную дату.
• Выдача без подписи ответственного лица. Требуется подпись руководителя отдела кадров или уполномоченного лица.
• Отсутствие копии последней записи. При выдаче книги на время часто требуется подтверждение стажа – предоставьте копию последней записи.
• Нарушение сроков возврата. При просрочке работник может быть привлечён к ответственности согласно внутреннему регламенту.

Выдача трудовой книжки сотруднику «на время» – процесс‚ строго регламентированный Трудовым кодексом и нормативными актами Минтруда. Ключевые моменты‚ которые необходимо соблюдать работодателю:

1. Получить от работника письменное заявление с указанием причины и срока.
2. Оформить расписку о получении‚ подписанную обеими сторонами.
3. Выдать книгу в течение не более 3‑5 рабочих дней после получения заявления.
4. Контролировать своевременный возврат и при необходимости оформить дубликат.
5. При возможности предложить электронный вариант трудовой книжки‚ что упрощает процесс.

Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов‚ снизить административные риски и обеспечить законность всех действий с трудовыми документами.

Дата публикации:  г. | Автор: HR‑консультант «Трудовые решения»