Вопрос о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку сотрудника, временно исполняющего обязанности (ВИО) на должность, часто вызывает недоразумения. В статье разберёмся, какие нормы права регулируют этот вопрос, в каких случаях запись обязательна, а в каких – нет, и как правильно оформить все документы.

Правовое регулирование

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной источник правового регулирования трудовых отношений. В частности, важны статьи 66, 67, 68, 70.
• Постановление Правительства РФ № 454 от «Об утверждении Правил оформления трудовой книжки» – устанавливает порядок внесения записей.
• Приказ Минтруда РФ от № 1151 «Об утверждении форм и образцов приказов о назначении и переводе работников» – содержит образцы приказов, которые используются при ВИО.
• Система «Кадры» (практические рекомендации работодателей) – разъясняет, как вести кадровую документацию при временном исполнении обязанностей.

Статья 66 ТК РФ

В статье 66 говорится о том, что запись о приёме на работу в трудовую книжку вносится в общем порядке, но с изменением формулировки основания. При этом, если работник временно назначается на должность руководителя на срок до 30 дней, запись в трудовую книжку не требуется.

Статья 67 ТК РФ

Устанавливает, что при переводе работника на другую должность запись в трудовую книжку вносится, если перевод осуществляется на постоянной основе. В случае временного перевода – запись в личный файл, но не в трудовую книжку.

Статья 68 ТК РФ

Определяет, что при совмещении должностей запись в трудовую книжку вносится только при постоянном совмещении. Временное совмещение – не требуется.

Когда запись в трудовой книжке обязательна?

1. Постоянное назначение на должность – если работник назначается на должность руководителя или иной должности с постоянным характером, запись обязательно.
2. Временное исполнение обязанностей более 30 дней – если срок превышает 30 календарных дней, запись в трудовую книжку требуется.
3. Временное исполнение обязанностей с сохранением прежних должностей – если работник продолжает исполнять свои прежние обязанности, но одновременно временно исполняет обязанности другого должника, запись в трудовую книжку может быть необходима, если это оформляется как совмещение должностей.
4. Случаи, предусмотренные коллективным договором – если в коллективном договоре указано, что временные назначения фиксируются в трудовой книжке, то следует следовать договору.

Когда запись в трудовой книжке не требуется?

• Временное исполнение обязанностей на срок до 30 дней, при котором работник отстраняется от прежних обязанностей и не совмещает их.
• Временное исполнение обязанностей, оформленное приказом о переводе без изменения постоянной должности.
• Временное исполнение обязанностей, при котором работник не получает дополнительной заработной платы за этот период (только временное изменение обязанностей).
• Временное исполнение обязанностей, оформленное в рамках «временного замещения» (например, при отпуске по беременности и родам).

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Ниже приведён образец записи, который можно использовать в трудовой книжке при необходимости фиксировать ВИО:

Внесено: 
Вид записи: назначение на должность
Основание: временное исполнение обязанностей
Должность: (указать должность) – временно исполняющий обязанности
Срок исполнения: – 
Пояснение: Временно исполняет обязанности директора на период декретного отпуска сотрудника

Важные моменты:

• Указывайте точную дату начала и окончания ВИО.
• В тексте основания обязательно указывайте фразу «временно исполняющий обязанности».
• Если ВИО совмещает с прежней должностью, добавьте пояснение «совмещение должностей».
• Запись должна быть подписана руководителем организации и печатейю.

Как оформить приказ о временном исполнении обязанностей?

Приказ должен содержать следующие элементы:

1. Наименование организации и реквизиты.
2. Указание наименование должности, на которую назначается работник.
3. ФИО работника.
4. Срок исполнения обязанностей.
5. Основание (статья ТК РФ, коллективный договор, внутренний регламент).
6. Указание, что при исполнении обязанностей работник не получает дополнительной заработной платы за этот период (если применимо).
7. Подпись руководителя и печать организации.

Образец приказа:

ПРИКАЗ
№ 123/2026
О назначении на должность
Временно исполняющего обязанности директора
от до 

В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ и внутренним регламентом организации
на основании приказа директора № 45/2026 от 
называю
Иванова И.И. назначить на должность
Временно исполняющего обязанности директора
с по 

Когда запись в трудовой книжке обязательна, но в личном деле сохраняется приказ о ВИО?

В случае, если ВИО длится более 30 дней, но работник не меняет постоянной должности, запись в трудовой книжке обязана, а приказ о ВИО сохраняется в личном деле. Это обеспечивает двойную фиксацию факта исполнения обязанностей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли не вносить запись в трудовую книжку, если ВИО длится 20 дней? – Да, в соответствии со статьей 66 ТК РФ запись не требуется, если срок не превышает 30 дней.
2. Нужно ли вносить запись, если работник временно исполняет обязанности секретаря, но при этом продолжает работать на прежней должности? – В таком случае требуется запись о совмещении должностей, если это предусмотрено коллективным договором.
3. Что делать, если работник отказывается от записи в трудовой книжке? – В соответствии с ТК РФ работодатель обязан вести трудовую книжку. Отказ работника не освобождает работодателя от обязанности вести запись.
4. Можно ли использовать электронный формат трудовой книжки для ВИО? – Да, в рамках электронного документооборота можно вести запись в электронном виде, но при этом необходимо сохранять бумажный экземпляр для официального подтверждения.

Практические рекомендации работодателю

• Проверьте коллективный договор и внутренние регламенты на наличие требований к фиксации ВИО.
• Соберите все документы: приказ о назначении, справку о декретном отпуске (если применимо), справку о заработной плате.
• Внесите запись в трудовую книжку только в тех случаях, когда это требуется по закону.
• Сохраняйте копии всех документов в личном деле работника.
• При необходимости – консультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Ссылки и полезные ресурсы

• Трудовой кодекс РФ
• Правила оформления трудовой книжки (Постановление Правительства РФ № 454)
• Общие приказы о назначении и переводе работников (Приказ Минтруда РФ № 1151)
• Система «Кадры» – практические рекомендации

Запись в трудовой книжке временно исполняющего обязанности не всегда обязательна. Основные критерии – срок исполнения (до 30 дней – запись не требуется), характер изменения должности (постоянное назначение – запись обязательна), а также наличие требований в коллективном договоре. При оформлении ВИО важно соблюдать порядок: приказ о назначении, при необходимости запись в трудовой книжке и сохранение всех документов в личном деле. Следуя этим рекомендациям, вы избежите конфликтов с работниками и соблюдёте требования законодательства.