Важно! Вопрос о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку при временном исполнении обязанностей, вызывает множество споров как среди работников, так и у специалистов по кадрам. Однако Трудовой кодекс РФ и нормативные акты дают на этот счёт чёткие разъяснения. Давайте разберёмся, что говорит закон, когда и как оформлять такие записи.

—

Когда запись в трудовую книжку об исполнении обязанностей НЕ нужна

Согласно статье 72.2 Трудового кодекса РФ и разъяснениям Роструда, временное исполнение обязанностей не требует внесения записи в трудовую книжку. Это касается следующих ситуаций:

• Исполнение обязанностей начальника отдела на время отпуска или командировки — запись не вносится;
• Временное замещение должности главного бухгалтера — если это не оформлено как постоянный перевод;
• Совмещение профессий или должностей — даже если работник выполняет обязанности другого сотрудника длительное время;
• Исполнение обязанностей руководителя организации заместителем — запись не вносится;
• Назначение временно исполняющим обязанности (ВРИО) на срок менее 5 рабочих дней — в этом случае трудовая книжка вообще не оформляеться.

Пример: Если менеджер Иванов временно исполняет обязанности начальника отдела на время отпуска последнего, то в его трудовую книжку запись не вносится. Все изменения фиксируются только в приказе и личной карточке.

—

Когда запись в трудовую книжку об исполнении обязанностей ОБЯЗАТЕЛЬНА

Запись в трудовую книжку вносится только в случае, если временное исполнение обязанностей становится постоянным. Это происходит, когда:

• Работник переводится на новую должность на постоянной основе;
• Приказом оформляется постоянный перевод, а не временное замещение;
• Срок временного исполнения превышает установленный законом (например, более 5 дней).

В этом случае в трудовую книжку вносится запись следующего вида:

1. Графа 1: порядковый номер записи;
2. Графа 2: дата фактического начала исполнения обязанностей;
3. Графа 3: наименование должности с указанием «временно исполняющий обязанности» или «назначен временно исполняющим обязанности»;
4. Графа 4: реквизиты приказа о переводе.

Пример записи:

№ | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
---|------------|-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1 | | Назначен временно исполняющим обязанности начальника отдела маркетинга с на основании приказа № 45 от 

—

Как правильно оформить временное исполнение обязанностей

Чтобы избежать ошибок и споров, оформление временного исполнения обязанностей должно быть документально закреплено:

1. Приказ о временном исполнении обязанностей, издаётся руководителем организации;
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору (при необходимости) — если меняются условия оплаты или сроки;
3. Запись в личной карточке (Т-2) — обязательно;
4. Запись в табеле учёта рабочего времени, для учёта фактически отработанного времени.

Важно: Если работник исполняет обязанности более 5 дней, рекомендуется оформить временный перевод по статье 72.2 ТК РФ, а не совмещение.

—

Частые ошибки при оформлении записей

Некоторые работодатели допускают следующие ошибки:

• Вносят запись об исполнении обязанностей, хотя оно временное — это нарушает требования закона;
• Не указывают в приказе сроки временного исполнения — это может быть расценено как постоянный перевод;
• Не оформляют приказ или соглашение, всё должно быть задокументировано;
• Пишут «исполняющий обязанности» вместо «временно исполняющий» — это может вызвать вопросы при проверке;
• Не аннулируют запись при возвращении основного сотрудника — если запись уже была сделана.

Совет: Если вы уже внесли запись, а потом решили, что обязанности были временными, аннулируйте запись с пометкой «аннулировано» и укажите причину.

—

Ответственность работодателя за неправильное ведение трудовой книжки

За неправильное ведение трудовой книжки или отсутствие необходимых записей работодатель может быть привлечён к ответственности:

• Административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей;
• Гражданско-правовая ответственность — возмещение ущерба работнику;
• Проблемы при проверке пенсионного фонда — отсутствие записи может повлиять на стаж;
• Риск судебных споров — если работник решит оспорить неправильное оформление.

Рекомендация: Всегда храните копии приказов и соглашений, связанных с исполнением обязанностей.

—

—

Вопросы и ответы

❓ Вносится ли запись в трудовую книжку о временном исполнении обязанностей главного бухгалтера?

Ответ: Нет, если это временное исполнение. Запись вносится только при постоянном переводе.

❓ Можно ли в трудовой книжке написать «Исполняющий обязанности начальника отдела»?

Ответ: Нет. Правильная формулировка — «временно исполняющий обязанности».

❓ Что делать, если запись уже внесена, но обязанности были временными?

Ответ: Аннулировать запись с пометкой «аннулировано» и указать причину (например, «в связи с временным характером исполнения обязанностей»).

❓ Нужно ли вносить запись в трудовую книжку при совмещении?

Ответ: Нет, если совмещение оформлено как временное. Запись вносится только при постоянном переводе.

—

Полезные ссылки и нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ (статья 72.2)
• Официальный сайт Роструда
• Пенсионный фонд РФ
• ФНС России

—

Итак, запись в трудовую книжку о временном исполнении обязанностей не вносится. Это правило действует как для рядовых сотрудников, так и для руководителей. Однако если временное исполнение становится постоянным, запись обязательна. Чтобы избежать ошибок:

• Всегда оформляйте приказ;
• Указывайте сроки временного исполнения;
• Не вносите запись, если обязанности временные;
• Следите за изменениями в законодательстве;
• Храните все документы, связанные с исполнением обязанностей.

Если у вас остались вопросы — обратитесь к юристу или специалисту по кадрам. Правильное оформление — залог спокойствия как для работника, так и для работодателя.

Дата публикации: 21 мая 2026 года