Временное трудоустройство работника на период отпуска основного сотрудника — распространенная практика в российских организациях. Однако оформление такой записи в трудовой книжке имеет свои особенности и требует соблюдения установленных законодательством правил.

Правовые основы

Согласно статье 59 Трудового кодекса РФ, срочный трудовой договор может заключаться для замены временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы. К таким случаям относятся:

• отпуск по беременности и родам;
• отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
• другие случаи временного отсутствия основного работника (например, длительная командировка, учебный отпуск и т.д.).

Когда необходимо вносить запись

Согласно пункту 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225), запись о приеме на работу вносится:

1. При поступлении на работу на срок более 5 рабочих дней;
2. Если это основное место работы для сотрудника;
3. При условии, что трудовая книжка ведется работодателем.

Как правильно оформить запись

Структура записи

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» и должна содержать следующие графы:

Что указывать в записи

• Дата приема — дата начала работы по срочному трудовому договору;
• Должность, указывается полное наименование должности, на которую принимается сотрудник;
• Основание, реквизиты приказа о приеме на работу;
• Условие временности, не указывается в самой записи. Достаточно того, что договор является срочным по своей природе (это следует из приказа).

Образец заполнения

Особенности оформления

Штамп организации

При заполнении трудовой книжки можно использовать штамп с наименованием организации. Это допускается Письмом Роструда от № 1922-6-1.

Электронные трудовые книжки

Если у работника электронная трудовая книжка, запись о временном приеме вносится в государственную информационную систему в порядке, установленном законодательством. Запись в бумажную трудовую книжку в этом случае вносится только по просьбе работника (ч. 6 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ).

Совместительство

Если временная работа является внутренним совместительством, запись в трудовую книжку вносит работодатель по основному месту работы по просьбе работника (ст. 66 ТК РФ).

Что делать, если основной работник уволился?

Если временный работник продолжает трудиться после возвращения основного сотрудника, необходимо:

1. Заключить с ним постоянный трудовой договор;
2. Внести соответствующую запись в трудовую книжку об изменении условий трудового договора;
3. Указать в записи, что прежний срочный договор прекращен в связи с истечением срока его действия (со ссылкой на приказ).

Типичные ошибки

При оформлении записи часто допускаются следующие ошибки:

• Указание причины временности в самой записи (например, «на время отпуска по уходу за ребенком»);
• Отсутствие записи при основном характере работы;
• Неправильное оформление основания (отсутствие номера и даты приказа);
• Использование неверных формулировок (например, «принят по совместительству» при основном характере работы).

Ответственность за нарушения

Несоблюдение правил ведения трудовых книжек может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 руб. для должностных лиц);
• Возможные трудовые споры;
• Проблемы при оформлении пенсии и других социальных выплат.

Рекомендации работодателю

1. Проверьте, является ли работа основной для временного сотрудника;
2. Соблюдайте сроки — запись вносится не позднее недельного срока со дня приема;
3. Используйте правильные формулировки — избегайте избыточных уточнений;
4. Сверяйте записи с приказами и трудовыми договорами;
5. Обучите ответственных сотрудников правилам ведения трудовых книжек;
6. Используйте образцы из официальных источников (КонсультантПлюс, ГИТ и др.).

Оформление записи в трудовую книжку при приеме на работу временного сотрудника на период отпуска основного работника требует внимательного подхода. Главные правила:

• Запись вносится только при основном характере работы;
• Указывать причину временности в самой записи не нужно;
• Следует соблюдать установленные формы и сроки;
• Важно избегать типичных ошибок в формулировках.

Соблюдение этих правил позволит избежать споров с работниками и проверяющими органами, а также обеспечит правильное ведение кадрового учета.