Временный перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение — частая практика в кадровом делопроизводстве. Однако когда дело доходит до оформления трудовой книжки, у многих специалистов возникают сомнения. Нужно ли вносить запись о временном переводе? Как ее аннулировать, если срок истек? И что делать, если была допущена ошибка?

В этой статье мы подробно разберем все аспекты оформления записей о временном переводе в трудовой книжке, опираясь на актуальные требования трудового законодательства.

Нужно ли вносить запись о временном переводе?

Самый главный вопрос, который волнует кадровиков: подлежит ли внесению в трудовую книжку запись о временном переводе? Ответ на него однозначный — нет, не подлежит.

Согласно правилам ведения и хранения трудовых книжек (утвержденным Постановлением Правительства РФ № 225), в трудовую книжку вносятся сведения только о постоянных переводах на другую постоянную работу. Временный перевод (по соглашению сторон или по инициативе работодателя в случаях чрезвычайного характера) не является постоянным изменением трудовой функции, следовательно, фиксировать его в трудовой книжке не нужно.

Исключение из правил

Единственное исключение касается ситуации, когда временный перевод по факту становится постоянным. Если работник был временно переведен на другую должность, но по истечении срока перевода не вернулся на прежнее место работы и продолжает трудиться на новой должности, а работодатель не возражает, такой перевод автоматически приобретает статус постоянного. В этом случае запись в трудовую книжку необходимо внести.

Как оформить запись, если временный перевод стал постоянным?

Если временный перевод трансформировался в постоянный, запись в трудовой книжке оформляется по общим правилам:

• В графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи.
• В графе 2 указывается дата, с которой перевод стал постоянным (как правило, это дата, следующая за днем окончания срока временного перевода, если работник продолжил работу).
• В графе 3 делается запись: «Переведен на должность [название должности] [название отдела] постоянно».
• В графе 4 указываеться реквизиты приказа (распоряжения) о переводе. Если изначально издавался приказ о временном переводе, указывается его дата и номер, так как именно он является основанием.

Что делать, если запись о временном переводе была внесена по ошибке?

Несмотря на то, что вносить запись о временном переводе не нужно, на практике такие ошибки случаются. В таком порядке признается недействительной запись об ошибочном временном переводе:

1. В графе 1 указывается следующий порядковый номер записи.
2. В графе 2 проставляется дата внесения исправительной записи.
3. В графе 3 делается отметка: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна». Сразу после этого (в этой же графе) вносится правильная информация, если работник остается на своей прежней должности, либо оставляется просто признание недействительности.
4. В графе 4 указывается дата и номер приказа работодателя, на основании которого вносится исправление (обычно это приказ о признании записи недействительной).

Важно: зачеркивать неверную запись в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено. Исправления вносятся исключительно через признание записи недействительной.

Особенности временного перевода по медицинским показаниям

Отдельного внимания заслуживает временный перевод работника в соответствии с медицинским заключением. Если сотрудник нуждается в переводе на другую работу на срок до 4 месяцев, а он отказывается от перевода или у работодателя нет подходящей вакансии, работник отстраняется от работы с сохранением места работы. Запись в трудовую книжку при этом не вносится.

Если же в соответствии с медицинским заключением работник нуждается во временном переводе на срок более 4 месяцев или в постоянном переводе, и при этом отказывается от перевода (или нет вакансий), трудовой договор с ним расторгается. В трудовую книжку вносится запись об увольнении по пункту 8 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Где фиксируется временный перевод, если не в трудовой книжке?

Поскольку временный перевод не отражается в трудовой книжке, это не значит, что он никак не документируется. Кадровику необходимо помнить о следующих документах:

• Дополнительное соглашение к трудовому договору: это обязательный документ, фиксирующий изменение условий труда на определенный срок.
• Приказ о временном переводе: издается на основании дополнительного соглашения (унифицированная форма Т-5 или самостоятельно разработанная форма).
• Личная карточка работника (форма Т-2): в разделе «Дополнительные сведения» или в разделе о переводах можно сделать отметку о временном переводе для внутреннего учета.
• Табель учета рабочего времени: в нем отражается фактическое нахождение работника на новом рабочем месте.

Ответственность за неверное ведение трудовой книжки

Внесение лишних записей (в т.ч. о временном переводе) или неправильное исправление ошибок может расцениваться как нарушение трудового законодательства; За нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, что влечет за собой штрафы:

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, неверная запись может привести к проблемам для работника при оформлении пенсии, что чревато судебными исками к работодателю.

Главное правило при работе с записями о временном переводе — не вносить их в трудовую книжку. Трудовая книжка предназначена для фиксации постоянных изменений в трудовой биографии сотрудника. Если же кадровик по ошибке внес такую запись, ее необходимо аннулировать через процедуру признания недействительной, не допуская зачеркиваний. Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов и обеспечить юридическую чистоту кадрового документооборота.