Одной из частых кадровых ситуаций в организациях является временный перевод сотрудника на должность коллеги‚ находящейся в декретном отпуске. При этом работодатели часто задаются вопросом: нужно ли делать запись в трудовую книжку о временном переводе на декретное место? Ответ на этот вопрос не только важен с точки зрения соблюдения трудового законодательства‚ но и влияет на правовую защиту сотрудника и корректность ведения кадровой документации.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации‚ трудовая книжка — это основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность работника. В неё вносятся записи о:

• приёме на работу;
• переводе на постоянную работу;
• увольнении;
• наградах и поощрениях;
• смене фамилии‚ имени‚ отчества.

При этом временные переводы‚ включая перевод на время декретного отпуска другого сотрудника‚ не являются основанием для внесения записи в трудовую книжку. Это подтверждается также Приказом Минтруда России от № 320н — «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

Почему запись в трудовую книжку при переводе на декретное место не делается?

Временный перевод на должность декретницы, это не постоянное изменение трудовых функций‚ а временное исполнение обязанностей в отсутствие основного сотрудника. Такой перевод оформляется на основании:

• заявления работника (по желанию);
• дополнительного соглашения к трудовому договору;
• приказа работодателя.

При этом:

• Основная должность сотрудника сохраняется — он продолжает числиться в штате на своём основном месте работы;
• Рабочие обязанности временно расширяются, сотрудник выполняет функции декретницы;
• Оплата труда может быть увеличена за счёт совмещения должностей (по соглашению сторон).

Так как трудовой договор и штатное расписание не меняются‚ а сам перевод носит временный характер‚ в трудовую книжку запись не вносится. Это не нарушение закона — это его точное соблюдение.

Пример из практики

Сотрудник Иванов А.С. работает в отделе маркетинга в должности «ведущий специалист». Его коллега‚ Петрова Е.В.‚ уходит в декретный отпуск. Руководитель издаёт приказ № 15/2026 от о временном переводе Иванова А.С. на должность «ведущий специалист отдела маркетинга» (вместо Петровой Е.В.) с сохранением его основной должности и с доплатой за совмещение. В трудовую книжку Иванова А.С. запись не вносится. В личной карточке (форма Т-2) делается отметка о временном исполнении обязанностей‚ а в приказе и допсоглашении фиксируются все условия.

Что делать с трудовой книжкой при возвращении декретницы?

Когда декретница возвращается на работу‚ временный перевод прекращается. Сотрудник‚ который временно выполнял её обязанности‚ возвращается к своим основным функциям. В этот момент:

• издаётся приказ об окончании временного перевода;
• дополнительное соглашение к трудовому договору прекращает действие;
• в трудовую книжку никаких записей не вносится, ни о начале‚ ни об окончании временного перевода.

Это правило действует независимо от того‚ сколько времени длился временный перевод — неделю‚ месяц или полгода.

Чем отличается временный перевод от постоянного?

Важно не путать временный перевод на декретное место с постоянным переводом на другую должность:

Как правильно оформить временный перевод на декретное место?

Даже если запись в трудовую книжку не требуется‚ оформление временного перевода должно быть юридически грамотным. Алгоритм действий работодателя:

1. Получить письменное согласие работника на временное исполнение обязанностей (желательно‚ но не обязательно — если это не смена профессии или квалификации).
2. Подписать дополнительное соглашение к трудовому договору‚ в котором указать:
   • должность‚ на которую временно переводится сотрудник;
   • срок действия перевода (например‚ «до выхода декретницы на работу»);
   • размер доплаты за совмещение (если предусмотрено).
3. Издать приказ (форма № Т-5 или произвольная) о временном переводе. В приказе обязательно указать:
   • ФИО сотрудника;
   • основную должность;
   • временную должность;
   • причину перевода («в связи с отпуском по беременности и родам Петровой Е.В.»);
   • срок действия;
   • размер доплаты (если есть).
4. Внести информацию в личную карточку сотрудника (форма Т-2) — в раздел «Переводы».
5. Не вносить запись в трудовую книжку, это законно и правильно.

Частые ошибки работодателей

• Ошибка 1: Вносят запись в трудовую книжку о временном переводе. → Это нарушение‚ так как вносится необоснованная информация‚ которая может создать трудности при последующем трудоустройстве.
• Ошибка 2: Не оформляют допсоглашение или приказ. → Риск споров с трудовой инспекцией‚ если сотрудник позже заявит‚ что «его заставили работать без доплаты».
• Ошибка 3: Считают‚ что временный перевод — это «приём на работу». → Нет! Это не приём‚ а временное расширение обязанностей. Приём на работу — это только при поступлении нового сотрудника.

Что делать‚ если сотрудник требует запись в трудовую книжку?

Если работник настаивает на внесении записи‚ необходимо вежливо‚ но твёрдо объяснить ему:

• что закон не требует такой записи;
• что внесение такой записи будет нарушением Приказа № 320н;
• что его основная должность сохраняется‚ и все условия временного перевода зафиксированы в приказе и допсоглашении — этого достаточно для защиты его прав.

Если сотрудник угрожает обращением в трудовую инспекцию — не паникуйте. Инспекторы знают‚ что временные переводы в трудовую книжку не вносятся‚ и поддержат работодателя‚ если документы оформлены правильно.

В 2026 году правила оформления временного перевода на декретное место остаются неизменными:

• Запись в трудовую книжку о временном переводе на декретное место НЕ делается — это законно и правильно.
• Обязательно оформляйте дополнительное соглашение и приказ.
• Фиксируйте изменения в личной карточке сотрудника (Т-2).
• Сохраняйте все документы на случай проверки.
• Не путайте временный перевод с постоянным — они регулируются разными правилами.

Правильное оформление временного перевода — это не только соблюдение закона‚ но и проявление уважения к сотрудникам‚ сохранение их прав и создание прозрачной кадровой среды в организации.

Важно помнить: трудовая книжка — это история профессиональной жизни человека. В неё вносятся только значимые‚ постоянные изменения. Временные перевода — это оперативные кадровые решения‚ которые фиксируются в других документах — и это абсолютно правильно.