Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Часто встречаются ситуации, когда в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» заканчиваются свободные строки. В этом случае оформление нового бланка не допускается — необходимо использовать специальный вкладыш. В этой статье мы подробно разберем, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку в 2026 году, какие существуют правила и нюансы.
Нужно ли вшивать вкладыш в 2026 году?
С 1 сентября 2021 года в России вступил в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Согласно этим правилам, вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно. Работодатель может просто вложить бланк вкладыша в трудовую книжку, не прикрепляя его физически нитками.
Однако, как отмечают эксперты КонсультантПлюс и специалисты ГИТ, вшивание по-прежнему остается рекомендуемой практикой. Это позволяет исключить риск утери вкладыша, сохранить единство всех записей и обеспечить целостность документа. Кроме того, если сотрудник работает по совместительству у другого работодателя, вторая трудовая книжка не заводится, а сведения вносятся основным нанимателем, что также может потребовать дополнительного места и надежной фиксации вкладыша.
Главные правила оформления вкладыша
Прежде чем брать в руки иголку и нитку, необходимо соблюсти важный бюрократический порядок:
- Сначала заполняем, потом пришиваем. По мнению Роструда, сначала следует заполнить ьный лист вкладыша, внести необходимую запись (продолжить нумерацию записей о работе), и только после этого вшить вкладыш в конец трудовой книжки.
- Отметка на ьном листе. На ьном листе самой трудовой книжки (в том месте, где есть свободное пространство) необходимо сделать запись: «Выдан вкладыш», указать его серию и номер, а также дату выдачи.
- Количество вкладышей. Правилами предельное количество вкладышей не установлено. Их может быть несколько. Каждый новый бланк пришивается аналогичным образом после заполненного предыдущего вкладыша.
Пошаговый алгоритм: как вшить вкладыш
Если вы приняли решение надежно закрепить вкладыш в документе сотрудника, следуйте нашей подробной инструкции.
Что вам понадобится:
- Заполненный бланк вкладыша;
- Трудовая книжка работника;
- Обычная швейная иголка;
- Плотная нитка (белого или черного цвета);
- Шило (если иголкой трудно проколоть плотный картон обложки);
- Ножницы.
Шаг 1: Определите место для вшивания
Вкладыш необходимо вшивать в конец трудовой книжки. Это логично и позволяет сохранить хронологический порядок записей. Вшивание в середину документа является нарушением сложившейся практики и создаст путаницу при чтении.
Шаг 2: Разместите вкладыш
Приложите вкладыш к последнему развороту трудовой книжки. На форумах кадровиков часто задают вопрос: за какую часть вкладыша его пришивать? Вкладыш пришивается за середину (по линии сгиба). Таким образом, он будет прикреплен к последнему развороту трудовой книжки (на корке или у самого края обложки) ровно по центру.
Шаг 3: Сделайте проколы
Картонная обложка трудовой книжки довольно плотная, поэтому для проколов лучше использовать шило или толстую иглу. Сделайте 3-4 прокола на равном расстоянии вдоль линии сгиба вкладыша и на соответствующем месте последнего разворота трудовой книжки. Отступите от края сгиба около 5-7 миллиметров, чтобы нитки не порвали бумагу при натяжении.
Шаг 4: Пришейте вкладыш
С помощью иголки и плотной нитки белого или черного цвета прошейте документ через сделанные отверстия. Старайтесь делать стежки аккуратными и не слишком тугими, чтобы не деформировать обложку, но при этом достаточно крепкими, чтобы вкладыш не выпадал. Концы нитки надежно завяжите на узел с внутренней стороны (между обложкой и вкладышем), излишки ниток обрежьте.
Частые ошибки и важные нюансы
- Приклеивание вкладыша. Ни в коем случае не приклеивайте вкладыш скотчем, клеем или степлером. Степлер оставляет металлические скобы, которые могут порвать другие страницы, а клей со временем потеряет свои свойства. Только сшивание нитками!
- Вшивание незаполненного бланка. Всегда сначала вносите записи. Если вы пришьете чистый бланк, а потом допустите ошибку при заполнении, испорченный вкладыш придется выдирать из книжки, что испортит ее внешний вид.
- Отсутствие отметки на ьном листе. Если вы вшили вкладыш, но забыли сделать отметку на ьном листе основной книжки, вкладыш считается недействительным, так как нет подтверждения его принадлежности к конкретному документу.
Хотя действующее законодательство 2026 года и не обязывает работодателей физически пришивать вкладыши к трудовым книжкам, эта процедура остается золотым стандартом кадрового делопроизводства. Использование плотной нитки, иголки и соблюдение простого алгоритма (вшивание в конец, за середину вкладыша, после заполнения ьных данных) гарантирует сохранность и юридическую чистоту важнейшего документа работника.