Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность человека. К сожалению, она может быть утеряна, повреждена или испорчена. В таких случаях необходимо оформить дубликат. Эта статья подробно расскажет, как выдать дубликат трудовой книжки бывшему сотруднику, какие документы понадобятся и какие шаги необходимо предпринять.

Что такое дубликат трудовой книжки?

Дубликат трудовой книжки – это официальный документ, выдаваемый бывшему работнику, который содержит сведения о его трудовой деятельности. Он оформляется в случае утери, повреждения или уничтожения оригинальной трудовой книжки.

Кто выдает дубликат?

Дубликат трудовой книжки выдает бывший работодатель по последнему месту работы сотрудника. Если организация ликвидирована или прекратила деятельность, дубликат выдает архив организации.

Основания для выдачи дубликата

Дубликат трудовой книжки выдается на основании письменного заявления сотрудника.

Необходимые документы

Для оформления дубликата трудовой книжки бывшему сотруднику потребуется:

• Заявление на выдачу дубликата (образец заявления можно найти в интернете или получить в бухгалтерии организации);
• Паспорт сотрудника (копия).
• Справка о трудовой деятельности (если есть).
• Документы, подтверждающие прошлый стаж (например, копии трудовых книжек с предыдущих мест работы, справки из архивов). Это необходимо, если в оригинальной трудовой книжке отсутствуют сведения о периодах работы.
• Свидетельство о смене фамилии (если фамилия сотрудника изменилась).

Порядок оформления дубликата

Получение заявления от сотрудника: Сотрудник заполняет заявление на выдачу дубликата трудовой книжки. В заявлении необходимо указать:

• ФИО
• Дата рождения
• Место работы (наименование организации, адрес)
• Период работы
• Причину запроса (утеря, повреждение, уничтожение)
• Контактные данные

Проверка документов: Бухгалтерия организации проверяет предоставленные документы и удостоверяется в их подлинности.
Заполнение дубликата: Бухгалтер заполняет дубликат трудовой книжки на основании предоставленных документов. Важно заполнять дубликат аккуратно и без ошибок.
Указание наименования организации: При оформлении дубликата необходимо указать наименование организации в том виде, в котором оно существовало на момент приема сотрудника на работу. Если организация меняла наименование, необходимо указать все изменения в хронологическом порядке.
Подпись и печать: Дубликат трудовой книжки подписывает руководитель организации (или уполномоченное им лицо) и ставит печать организации.
Выдача дубликата: Готовый дубликат трудовой книжки выдается сотруднику под роспись в акте приема-передачи.

Сроки выдачи дубликата

Срок выдачи дубликата трудовой книжки составляет не позднее 15 дней со дня получения заявления от сотрудника.

Особенности заполнения дубликата

• На первой странице дубликата необходимо указать фразу: «Взамен выдан дубликат с указанием его серии и номера».
• Все записи в дубликате должны соответствовать данным, указанным в документах, подтверждающих прошлый стаж сотрудника.
• При смене фамилии необходимо предоставить свидетельство о смене фамилии.

Что делать, если организация ликвидирована?

Если организация ликвидирована или прекратила деятельность, дубликат трудовой книжки выдает архив организации. Для этого необходимо обратиться в архив с письменным заявлением и предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника.

Важные моменты

• Сотрудник имеет право на получение дубликата трудовой книжки в любое время.
• Выдача дубликата трудовой книжки является бесплатной.
• В 2025 году сотрудники могут перейти на электронные трудовые книжки, но дубликат бумажной трудовой книжки все равно может быть оформлен.

Оформление дубликата трудовой книжки – это несложный процесс, который требует внимательности и аккуратности. Соблюдая порядок оформления и предоставив все необходимые документы, можно быстро получить дубликат трудовой книжки и подтвердить свою трудовую деятельность.

Важно помнить: При оформлении дубликата трудовой книжки бывшего сотрудника в графе 3 раздела Сведения о работе необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу, далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении, а затем внести запись о переименовании юридического лица.