Вопрос о возможности оформления второй трудовой книжки возникает в различных ситуациях: при потере оригинала, наличии ошибок в записях или при переходе на электронный формат ведения трудовой деятельности. В 2026 году законодательство Российской Федерации предоставляет чёткие правила по этому вопросу. Рассмотрим все возможные сценарии подробно.

Основные положения законодательства

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Однако, закон не запрещает иметь несколько экземпляров трудовой книжки, если это обусловлено объективными причинами.

Когда допустимо завести вторую трудовую книжку

Утрата или повреждение оригинала

Если работник потерял трудовую книжку или она пришла в негодность (например, обгорела, порвалась), он имеет право обратиться к последнему работодателю с письменным заявлением о выдаче дубликата. Срок обращения — не более 3 месяцев со дня увольнения.

Наличие некорректных записей

Если в трудовой книжке имеются записи, признанные недействительными (например, по решению суда), работник вправе обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата без этих записей. Также дубликат заводится, если трудовая книжка испорчена и записи невозможно прочитать.

Переход на электронный формат (ЭТК)

С 2021 года для граждан, впервые вступающих в трудовые отношения, бумажная трудовая книжка не заводится. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся только в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ.

Если же у работника уже есть бумажная трудовая книжка, но он перешёл на электронный формат, в бумажной книжке должна быть закрывающая запись. В этом случае новый работодатель не вправе вносить записи в бумажную трудовую книжку. Если закрывающая запись отсутствует, работодатель обязан вести обе трудовые книжки: бумажную и электронную.

Приём на работу сотрудника без трудовой книжки

Если работник впервые устраивается на работу и не имеет трудовой книжки, работодатель не обязан заводить ему бумажную трудовую книжку. Сведения о трудовой деятельности такого сотрудника будут вестись только в электронном виде.

Однако, если работник утверждает, что потерял трудовую книжку, работодатель обязан завести ему новую трудовую книжку по письменному заявлению сотрудника.

Когда завести вторую трудовую книжку невозможно

Если у работника уже есть действующая трудовая книжка с записями о трудовой деятельности, работодатель не вправе заводить ему новую. В этом случае возможны следующие действия:

• Исправление ошибок в существующей трудовой книжке;
• Выдача дубликата при утрате или повреждении;
• Ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) параллельно с бумажной, если работник перешёл на электронный формат.

Алгоритм действий при утрате трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна или повреждена, работнику необходимо выполнить следующие шаги:

1. Обратиться к последнему работодателю с письменным заявлением о выдаче дубликата. Заявление должно содержать:
• ФИО работника;
• Серию и номер утерянной трудовой книжки (если известны);
• Причину утраты или повреждения;
• Просьбу о выдаче дубликата.
2. Предоставить подтверждающие документы (если есть):
• Справки с предыдущих мест работы;
• Копии приказов о приёме и увольнении;
• Иные документы, подтверждающие трудовой стаж.
3. Получить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней с момента подачи заявления.

Ответственность работодателя

Работодатель не вправе отказывать в выдаче дубликата трудовой книжки при наличии оснований. За отказ или нарушение сроков выдачи дубликата работодатель может быть привлечён к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

Штрафы за нарушение трудового законодательства:

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности ведения

С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК). Сведения о трудовой деятельности граждан ведутся в системе Пенсионного фонда РФ. Работодатель обязан:

• Ежемесячно предоставлять отчёт по форме ЕФС-1 (ранее, СЗВ-ТД);
• Вносить изменения в ЭТК в течение 1 рабочего дня после издания приказа;
• Не вносить записи в бумажную трудовую книжку, если в ней есть закрывающая запись о переходе на ЭТК.

Если работник не написал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан вести обе трудовые книжки, бумажную и электронную.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Можно ли завести вторую трудовую книжку, если первая испорчена?

Ответ: Да, если трудовая книжка пришла в негодность (например, порвана, обгорела), работник вправе обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата.

Вопрос 2. Что делать, если в трудовой книжке есть некорректные записи?

Ответ: Если записи признаны недействительными, работник вправе обратиться к работодателю с заявлением о выдаче дубликата без этих записей.

Вопрос 3. Нужно ли заводить бумажную трудовую книжку, если работник перешёл на ЭТК?

Ответ: Если в бумажной трудовой книжке есть закрывающая запись о переходе на ЭТК, работодатель не вправе вносить записи в бумажную книжку. Если закрывающая запись отсутствует, работодатель обязан вести обе трудовые книжки.

Вопрос 4. Можно ли завести вторую трудовую книжку при наличии действующей?

Ответ: Нет, завести вторую трудовую книжку при наличии действующей с записями о трудовой деятельности невозможно. В этом случае возможны исправление ошибок или выдача дубликата при утрате/повреждении.

Вопрос 5. Какие документы нужно предоставить для получения дубликата трудовой книжки?

Ответ: Для получения дубликата трудовой книжки необходимо предоставить:

• Заявление о выдаче дубликата;
• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Документы, подтверждающие трудовой стаж (если есть): справки с предыдущих мест работы, копии приказов и т.д.

Вопрос о возможности заведения второй трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ и иными нормативными актами. Во всех случаях, кроме утраты, повреждения или наличия некорректных записей, завести вторую трудовую книжку невозможно.

Работодатель обязан соблюдать установленные законом сроки и порядок выдачи дубликатов. В случае нарушения работодатель может быть привлечён к административной ответственности.

Если у вас остались вопросы по данной теме, рекомендуем обратиться к квалифицированному юристу или в органы Роструда для получения разъяснений.

Дата публикации: 22 мая 2026 года