В России введение электронных трудовых книжек (ЭТК) стало одним из ключевых шагов в цифровизации кадровой документации․ С 1 января 2020 г․ в Трудовом кодексе (ТК РФ) внесены поправки, которые предусматривают хранение сведений о трудовой деятельности в электронном виде и их передачу в Пенсионный фонд России (ПФР)․ Ниже разберём, как именно учитываются ЭТК, какие обязательства возлагаются на работодателей и работников, а также как оформлять и получать электронные выписки․
Правовая база
- Федеральный закон от 1 января 2020 г․ «О введении электронных трудовых книжек»
- Поправки к Трудовому кодексу РФ (статья 66․1, 66․2)
- Постановление Правительства РФ о порядке формирования и передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР
Согласно статье 66․1 ТК РФ, сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде формируются работодателем и передаются в ПФР․ При этом работник имеет право на бумажную трудовую книжку, если он подал соответствующее заявление․
Переход на электронный формат
Переход на ЭТК возможен только после письменного заявления работника․ Важные сроки:
- После получения заявления о переходе на электронный формат необходимо выдать бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней․
- В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 (Расписка работника) фиксируется выдача на руки: «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․
- В ПФР сведения о переходе передаются в течение дня после регистрации в системе․
Для тех, кто не подал заявление до 31 декабря 2020 г․, предусмотрена возможность сохранения бумажной трудовой книжки․
Учет в системе работодателя
Работодатель обязан вести электронный журнал учета трудовой деятельности каждого сотрудника․ Важные моменты:
- После оформления заявления работника в системе необходимо пригласить его в кадровый отдел и передать бумажную трудовую книжку․
- Внутри системы кадрового учёта (например, Контур․Экстерн) можно автоматически сформировать электронный ЕФС‑1 и отправить его в ПФР․
- Если работник уже имеет ЭТК, то в журнале учета движения трудовых книжек он не обязан вносить отдельные записи (по пункту 66․2 ТК РФ);
Пример оформления записи в журнале
В графе 13 «Расписка работника» пишем:
«Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 ТК РФ»
Обязанности работодателя перед ПФР
С 2025 г․ сроки отчётов стали более короткими:
- При приёме сотрудника необходимо сообщать о приёме в ПФР не позднее следующего дня․
- При увольнении – аналогично, в течение дня после увольнения․
- Отчёты подаются через Система Фонда социального страхования (СФР)․
Нарушение сроков может привести к штрафам и административным взысканиям․
Как получить электронную выписку
Для получения выписки из ЭТК работник может воспользоваться сайтом СФР:
- Зайти на www․pfr․ru․
- Войти в личный кабинет с подтверждённой учётной записью․
- Выбрать раздел «Электронные выписки» и оформить запрос;
- Получить выписку в формате PDF с цифровой подписью․
Выписка может быть использована при устройстве на работу, при оформлении кредитов и др․
Как предъявлять ЭТК при устройстве на работу
При приёме на работу работодатель может запросить:
- Распечатанную копию выписки с цифровой подписью․
- Электронный файл, переданный напрямую в систему кадрового учёта работодателя․
В обоих случаях данные автоматически попадают в систему кадрового учёта работодателя․
Практические рекомендации
- Для работодателя: своевременно обновлять данные в системе, соблюдать сроки отчётов, хранить бумажные копии в течение 10 лет․
- Для работника: подавать заявление о переходе на ЭТК в письменной форме до 31 декабря 2020 г․ (если ещё не сделано), хранить электронную выписку в личном кабинете ПФР․
- Проверять актуальность данных в ПФР каждые 6 месяцев․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки? Да, если вы подали заявление о переходе на ЭТК и работодатель оформил переход․
- Что делать, если данные в ЭТК не совпадают с бумажной? Обратиться в кадровый отдел работодателя и в ПФР для корректировки․
- Как быстро получить выписку? Через сайт ПФР в течение 1–2 рабочих дней после оформления запроса․
Электронные трудовые книжки значительно упрощают процесс ведения кадровой документации, ускоряют обмен информацией с ПФР и повышают прозрачность трудовых отношений․ Соблюдение установленных сроков и правильный учет в системе работодателя позволяют избежать штрафов и обеспечивают надёжное хранение сведений о трудовой деятельности․