С 2026 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, который хранится в единой государственной базе данных и доступен работнику, работодателю и уполномоченным органам через защищённый личный кабинет на портале Госуслуги.

Основные нововведения, обсуждённые на консультации Елены Пономаревой

На последней консультации, проведённой Еленой Пономаревой 03:37:07 (по местному времени), были разобраны следующие ключевые изменения:

• Последние поправки Трудового кодекса – в статью 66 ТК РФ внесены положения о mandatory ведении ЭТК для всех newly hired сотрудников, начиная с 1 января 2026 года.
• Новые правила воинского учёта – данные о воинском учете (воинское звание, категория годности, дата постановки на учёт) теперь передаются в ЭТК автоматически из информационной системы Министерства обороны.
• Требования Роскомнадзора – оператор системы ЭТК обязан обеспечивать соответствие требованиям Федерального закона «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ) и проходить ежегодный аудит информационной безопасности.

Как формируются новые сведения для электронной трудовой книжки

Согласно разъяснениям, приведённым в источнике информации, новые сведения для ЭТК передаются:

1. При приёме на работу – включают данные о должности, дате начала трудовой деятельности, условиях труда (полный/неполный рабочий день, удалённый формат).
2. При переводе на другую должность – фиксируются изменения в должностном окладе, структурном подразделении, а также причина перевода (по инициативе работника, по инициативе работодателя, в связи с реорганизацией).
3. При увольнении – указываются дата и основание прекращения трудового договора, выплаченные компенсации, а также сведения о трудовом стаже за весь период работы в организации.

Все эти записи формируются в электронном виде и сразу же направляются в центральный реестр ЭТК, где становятся доступными для просмотра работником в его личном кабинете.

Что происходит с традиционными бумажными трудовыми книжками?

Как отмечено в источнике, традиционные бумажные трудовые книжки сохранятся, если они уже были выданы до вступления в силу новых правил. Это означает:

• Сотрудники, получившие бумажную книжку до , могут продолжать её использовать параллельно с ЭТК.
• При увольнении такого сотрудника работодатель обязан выдать ему как бумажную, так и электронную выписку из трудовой книжки.
• Для новых сотрудников (принятых после ) бумажная книжка не выдаётся – их трудовая история ведётся исключительно в электронном формате;

Преимущества электронных трудовых книжек

Переход на ЭТК даёт ряд ощутимых выгод для всех участников трудовых отношений:

• Сокращение бюрократии – нет необходимости хранить, передавать и архивировать бумажные документы.
• Повышение прозрачности – работник в любой момент может проверить актуальность своих данных, а работодатель – оперативно вносить изменения.
• Снижение рисков потери или повреждения – электронные записи защищены резервным копированием и криптографической подписью.
• Упрощение взаимодействия с государственными органами – данные автоматически передаются в ПФР, ФСС, налоговые органы и военкоматы.
• Экономия времени при трудоустройстве – новый работник может предоставить выписку из ЭТК за считанные минуты через портал Госуслуг.

Как пользоваться электронной трудовой книжкой

Регистрация и вход в личный кабинет

1. Перейти на портал Госуслуги и авторизоваться mediante логин и пароль (или через ЕСИА).
2. В разделе «Трудовая деятельность» выбрать пункт «Электронная трудовая книжка».
3. При первом входе система предложит привязать СНИЛС и паспортные данные – после подтверждения доступ к ЭТК открывается.

Просмотр и выгрузка данных

• В личном кабинете доступна хронологическая запись всех трудовых действий с возможностью фильтрации по периоду, типу события (приём, перевод, увольнение) и организации.
• Для предоставления сведения потенциальному работодателю можно сформировать выписку в формате PDF или XML и отправить её напрямую из личного кабинета.

Обновление данных работодателем

1. Работодатель, имеющий доступ к корпоративному личному кабинету на Госуслугах, вносит изменения в течение трёх рабочих дней после события (приём, перевод, увольнение).
2. Каждая запись сопровождается электронной цифровой подписью уполномоченного лица (кадровик или руководитель отдела кадров).
3. После подтверждения запись становится неизменяемой и доступна работнику для просмотра.

Безопасность и защита персональных данных

Согласно требованиям Роскомнадзора, оператор системы ЭТК обязан:

• Обеспечивать шифрование данных при передаче (TLS 1.3) и хранении (AES‑256).
• Проводить регулярные penetration‑tests и аудиты соответствия стандарту ISO/IEC 27001.
• Обеспечивать право субъекта персональных данных на доступ, исправление и удаление неактуальной информации в соответствии с Федеральным законом № 152‑ФЗ.
• Вести журнал всех операций с записями ЭТК (кто, когда и что изменил) для последующего контроля и расследования инцидентов.

Перспективы развития системы электронных трудовых книжек

На ближайшие годы планируется:

1. Интеграция ЭТК с системой профессиональных стандартов и квалификационных справочников для автоматического подбора вакансий под квалификацию работника.
2. Внедрение функции «трудовой портфель», где помимо трудовой деятельности будут отражаться сертификаты, повышение квалификации, публикации и патенты.
3. Расширение возможностей использования данных ЭТК в кредитных историях и при оформлении ипотеки – банки смогут получать подтверждённую информацию о стабильности дохода заёмщика.
4. Пилотные проекты по применению блокчейн‑технологий для обеспечения неизменяемости трудовых записей и упрощения межгосударственного признания трудового стажа.

Внедрение электронных трудовых книжек – важный шаг на пути цифровизации трудовых отношений в России. Новые правила, обсуждённые на консультации Елены Пономаревой, обеспечивают легальную основу для перехода, а требования Роскомнадзора гарантируют защиту персональных данных. Сохранение бумажных версий для уже выданных книжек смягчает переходный период, а для новых сотрудников ЭТК становится единственным и удобным способом подтверждения трудового стажа. В дальнейшем система будет только расширять свои функции, делая взаимодействие между работником, работодателем и государством более прозрачным, быстрым и безопасным.