С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) у работодателей и сотрудников возникает множество вопросов. Что делать, если работник выбрал электронный формат? Как правильно сделать запись в трудовой книжке? Какие действия должен предпринять работодатель? В этой статье мы подробно разберём все аспекты, связанные с выбором электронной трудовой книжки сотрудником.

Что говорит законодательство о выборе формата трудовой книжки

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ и Федеральному закону от № 439-ФЗ, с 2020 года работники имеют право выбрать формат своей трудовой книжки:

• Бумажный формат — традиционная трудовая книжка;
• Электронный формат — сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде в СФР (Социальный фонд России).

Как должен поступить работодатель при выборе электронной трудовой книжки

При приёме на работу нового сотрудника

Если новый сотрудник при трудоустройстве выбирает электронную трудовую книжку, работодатель должен:

1. Получить от него письменное заявление о выборе электронного формата;
2. Внести соответствующую запись в трудовую книжку (если она бумажная);
3. Передать сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном виде;
4. Не вести бумажную трудовую книжку для этого сотрудника (если она не была ранее оформлена).

При переходе с бумажной на электронную трудовую книжку

Если сотрудник, ранее имевший бумажную трудовую книжку, решает перейти на электронный формат, необходимо:

• Получить от него письменное заявление о выборе электронной трудовой книжки;
• Сделать запись в бумажной трудовой книжке о прекращении её ведения;
• Направить сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном виде;
• Хранить бумажную трудовую книжку у работодателя до востребования сотрудником.

Что делать, если сотрудник не выбрал формат трудовой книжки

Если сотрудник не подал ни одного заявления (ни о бумажном, ни об электронном формате), работодатель должен:

• Продолжать вести его бумажную трудовую книжку;
• Передавать сведения о его трудовой деятельности в СФР в рамках отчёта ЕФС-1;
• Не делать запись об отказе от бумажной трудовой книжки.

В этом случае сотрудник сохраняет право в будущем подать заявление о выборе электронного формата.

Ошибки, которые допускают работодатели при переходе на ЭТК

Работодатели часто совершают следующие ошибки:

1. Отсутствие письменного заявления от сотрудника — устное желание перейти на электронный формат не имеет юридической силы;
2. Неправильная запись в трудовой книжке — отсутствие или неверная формулировка записи;
3. Непередача сведений в СФР — работодатель обязан передавать данные о трудовой деятельности в электронном виде;
4. Ведение обеих книжек (бумажной и электронной) — если сотрудник выбрал электронный формат, бумажную вести не нужно.

Как правильно оформить заявление сотрудника о выборе электронной трудовой книжки

Заявление должно содержать следующие обязательные элементы:

• ФИО сотрудника;
• Должность;
• Дата подачи заявления;
• Подпись сотрудника;
• Явное указание на выбор электронного формата трудовой книжки.

Что делать с бумажной трудовой книжкой при выборе электронного формата

Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, при выборе электронного формата необходимо:

• Сделать запись в бумажной трудовой книжке о прекращении её ведения;
• Хранить бумажную трудовую книжку у работодателя до востребования сотрудником;
• Не вносить новые записи в бумажную трудовую книжку (кроме записи о прекращении ведения).

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Сотрудник может получить выписку из электронной трудовой книжки:

• Через портал Госуслуги;
• Через личный кабинет на сайте СФР;
• Обратившись лично в отделение СФР.

Работодатель не обязан предоставлять выписку из ЭТК — это личное дело сотрудника.

• Обязательно письменное заявление — устное желание не имеет юридической силы;
• Правильная запись в трудовой книжке, если она бумажная;
• Передача сведений в СФР, обязанность работодателя;
• Хранение бумажной книжки — если она была ранее оформлена;
• Отсутствие двойного ведения — если выбран электронный формат, бумажную вести не нужно.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли перейти на электронную трудовую книжку задним числом?

Нет, переход на электронный формат возможен только с момента подачи письменного заявления. Ранее внесённые записи в бумажную трудовую книжку остаются действительными.

Что делать, если сотрудник не помнит, какое заявление он подавал?

Работодатель должен хранить все заявления сотрудников. Если заявление не найдено, считается, что сотрудник выбрал бумажный формат.

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?

Да, сотрудник может в любой момент подать новое заявление о возврате к бумажному формату. Работодатель обязан выполнить это требование.

Кто отвечает за ведение электронной трудовой книжки?

Ведение электронной трудовой книжки осуществляет Социальный фонд России (СФР). Работодатель только передаёт сведения о трудовой деятельности.

Нужно ли делать запись в трудовой книжке, если сотрудник выбрал электронный формат с самого начала работы?

Да, если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, в его первую запись можно внести пометку о выборе электронного формата.

Переход на электронные трудовые книжки, это важный этап в развитии трудовых отношений. Работодатели должны чётко соблюдать законодательные требования, чтобы избежать ошибок и штрафов. Основные правила:

• Обязательное письменное заявление от сотрудника;
• Правильная запись в трудовой книжке (если она бумажная);
• Передача сведений в СФР;
• Хранение бумажной трудовой книжки (если она была ранее оформлена).

Следуя этим правилам, работодатель сможет корректно оформить переход на электронные трудовые книжки и избежать возможных проблем с проверяющими органами.